كيفية كتابة تقرير Organizational Structure Report: دليل واضح
هل سبق لك أن انضممت إلى شركة جديدة وشعرت بالحيرة بشأن من يجب أن ترفع إليه التقارير؟ فهم التسلسل الهرمي داخل الشركة هو مفتاح التواصل الفعَال في مكان العمل. يعد Organizational Structure Report الوثيقة التي توضح ذلك. فهو يحدد الأدوار والمسؤوليات وعلاقات التقارير داخل الشركة. إتقان هذا النوع من تقارير الأعمال سيحسن مهاراتك في الكتابة المهنية ويساعدك على التنقل داخل أي بيئة مؤسساتية. سيرشدك هذا الدليل إلى كيفية كتابته بشكل فعّال، وهي مهارة مهمة لكل محترف.
جدول المحتويات
- ما هو تقرير Organizational Structure Report؟
- المكونات الرئيسية لتقرير Organizational Structure Report
- لغة ونماذج جمل للبدء
- المفردات الأساسية لتقرير Organizational Structure Report
- الخلاصة
Read more: كيفية كتابة تقرير Equity Report فعال للمهنيين
ما هو تقرير Organizational Structure Report؟
يُعد Organizational Structure Report وثيقة رسمية تشرح الهيكل الداخلي للشركة. يستخدم النص والرسم البياني المرئي (المسمى بالمخطط التنظيمي) لتوضيح كيفية تنظيم الشركة. الهدف الرئيسي منه هو توضيح من يرفع التقارير إلى من، وما يقوم به كل قسم، وكيف تُتخذ القرارات.
هذا النوع من كتابة التقارير شائع في العديد من البيئات المهنية. يستخدمه قسم الموارد البشرية (HR) لإدماج الموظفين الجدد. تستخدمه الإدارة في التخطيط الاستراتيجي ولتحديد مجالات التحسين. وهو ضروري أيضاً خلال فترات التغيير، مثل الاندماجات أو إعادة الهيكلة المؤسسية. يساعد فهم هذا التقرير الجميع على رؤية مكانهم داخل المنظمة.
Read more: كيفية كتابة تقرير Diversity Report قوي للمهنيين
المكونات الرئيسية لتقرير Organizational Structure Report
يجب أن يكون التقرير الجيد واضحًا ومنطقيًا وسهل المتابعة. يجب أن يكون هيكل التقرير مهنيًا ومتسقًا. الحفاظ على نبرة مهنية أمر أساسي. للحصول على مزيد من التوجيه بشأن الكتابة في مكان العمل، يُعد مختبر بوردو للكتابة عبر الإنترنت (OWL) مصدرًا ممتازًا.
فيما يلي الأقسام النموذجية:
- صفحة العنوان: تتضمن عنوان التقرير ("Organizational Structure Report")، واسم الشركة، وتاريخ النشر.
- الملخص التنفيذي: لمحة موجزة في فقرة واحدة عن النتائج الرئيسية للتقرير، ويجب أن يلخص الهيكل الحالي وأي نقاط هامة.
- المقدمة: توضح الغرض ونطاق التقرير. على سبيل المثال، قد توضح أن التقرير موجه للموظفين الجدد أو ليعكس التغييرات الأخيرة.
- المخطط التنظيمي (Organogram): وهو الجزء البصري الأساسي في التقرير. عبارة عن رسم بياني يُظهر التسلسل الهرمي، والأقسام، وخطوط التقارير.
- وصف الأقسام: يشرح بإيجاز وظيفة ومسؤوليات كل قسم (مثل التسويق، المالية، العمليات).
- الأدوار والمسؤوليات الرئيسية: يوضح هذا القسم بمزيد من التفصيل المسميات الوظيفية الهامة، خاصة المناصب القيادية، ومسؤولياتها الرئيسية.
- الخلاصة: ملخص وجيز عن هيكل الشركة، وقد يتضمن توصيات للمراجعة أو التغيير في المستقبل.
Read more: إتقان Sustainability Report دليل للمهنيين
لغة ونماذج جمل للبدء
استخدام اللغة الإنجليزية الرسمية والواضحة ضروري في الإنجليزية الخاصة بالأعمال. إليك بعض الجمل الافتتاحية لمساعدتك على كتابة تقريرك.
للمقدمة:
- "This report provides a detailed overview of the current organizational structure at [Company Name]."
- "The purpose of this document is to clarify reporting lines and departmental functions."
- "This report has been prepared to outline the company's framework as of [Date]."
لوصف الهيكل والأدوار:
- "The company operates under a hierarchical structure, led by the Chief Executive Officer (CEO)."
- "Reporting directly to the Director of Operations are the Production and Logistics managers."
- "The Sales Department is composed of three regional teams."
للخلاصة:
- "In summary, the current flat structure promotes efficient communication."
- "It is recommended that this structure be reviewed annually to ensure it continues to meet business needs."
- "This organizational model supports the company's strategic goals for the upcoming year."
المفردات الأساسية لتقرير Organizational Structure Report
معرفة المفردات الصحيحة ستجعل كتابتك المهنية أقوى. فيما يلي أهم المصطلحات لتقريرك.
| المصطلح | التعريف | مثال على جملة |
|---|---|---|
| Hierarchy | نظام يتم فيه تصنيف الأشخاص حسب السلطة. | The company has a clear hierarchy, with the CEO at the top. |
| Reporting Line | مسار السلطة؛ الشخص الذي يرفع إليه الموظف تقاريره مباشرة. | My direct reporting line is to the Marketing Manager. |
| Chain of Command | الخط الرسمي للسلطة الذي ينتقل من الأعلى إلى الأسفل. | Please follow the chain of command when raising an issue. |
| Span of Control | عدد الموظفين الذين يرفعون تقاريرهم إلى مدير واحد. | The new manager has a wide span of control with ten team members. |
| Department | قسم محدد في الشركة مثل المبيعات، الموارد البشرية، أو تقنية المعلومات. | The Human Resources department handles all employee onboarding. |
| Function | النشاط الرئيسي أو الهدف للقسم أو الشخص. | The primary function of the IT team is to maintain the company's network. |
| Matrix Structure | نظام يرفع فيه الموظفون تقاريرهم إلى أكثر من مدير واحد (مثلاً مدير مشروع ومدير قسم). | In our matrix structure, I report to both my functional and project leads. |
| Flat Structure | منظمة تحتوي على القليل أو لا تحتوي على مستويات إدارة وسطى. | The startup uses a flat structure to encourage quick decision-making. |
| Accountability | المسؤولية عن الأفعال والقرارات والأداء. | Each team lead has accountability for their project's budget and deadlines. |
| Subordinate | الموظف ذو المرتبة الأدنى ويبلغ شخصًا آخر أعلى منه. | The director asked her subordinate to prepare the presentation. |
الخلاصة
كتابة Organizational Structure Report بوضوح مهارة ثمينة في أي قطاع. فهي تظهر أنك تمتلك مهارات التواصل المهني وقادر على تقديم معلومات معقدة ببساطة. الهدف من هذا التقرير هو توضيح الأدوار والمسؤوليات ومسار التواصل داخل الشركة.
للممارسة، جرب إنشاء مخطط هيكلي بسيط لشركة تعرفها، مثل مكان عملك الحالي أو مدرستك. ستساعدك هذه التمرين على تطوير قدراتك في إعداد تقارير الأعمال. ابدأ بكتابة تقريرك الخاص اليوم لتعزيز مهاراتك في الكتابة المهنية!
