كيفية كتابة تقرير Quarterly Report مهني: دليل لمتعلمي اللغة الإنجليزية كلغة أجنبية
هل يطلب منك مديرك تحديثاً كل ثلاثة أشهر؟ غالبًا ما يكون هذا المستند هو Quarterly Report، وهو أداة رئيسية في البيئات المهنية. إتقان كتابة هذا التقرير ضروري لإظهار تقدمك وقيمتك. سيساعدك هذا الدليل على فهم الصيغة واللغة المطلوبة لإعداد تقارير الأعمال بشكل فعّال. سنقسم لك العملية، لتتمكن بسهولة من كتابة Quarterly Report واضح وقوي باللغة الإنجليزية. هيا نطور معًا مهاراتك في الكتابة المهنية!
جدول المحتويات
- ما هو تقرير Quarterly Report؟
- المكونات الرئيسية لتقرير Quarterly Report
- لغة نموذجية وبدايات للجمل
- المفردات الأساسية لتقريرك Quarterly Report
- الخاتمة
ما هو تقرير Quarterly Report؟
تقرير Quarterly Report هو مستند أعمال يلخص أداء شركة أو قسم خلال فترة ثلاثة أشهر. فكر فيه كأنه مراجعة منتظمة. الهدف الأساسي منه هو تتبع التقدم نحو الأهداف، وتحديد التحديات، وإبلاغ الجهات المعنية مثل المديرين أو المستثمرين أو الفرق الأخرى.
يعد هذا النوع من التقارير شائعًا في العديد من القطاعات، بما في ذلك المالية، والمبيعات، والتسويق، وإدارة المشاريع. يوفر بيانات قيمة تساعد القادة على اتخاذ قرارات ذكية للربع التالي. كتابة التقارير الجيدة تظهر أنك منظم وتحليلّي وذو احترافية.
Read more: إتقان تقرير السنة (Annual Report): دليل لمتعلمي الإنجليزية للأعمال
المكونات الرئيسية لتقرير Quarterly Report
هيكل واضح ضروري لأي تقرير مهني. يجب أن يعرض Quarterly Report الجيد المعلومات بشكل منطقي، ليكون من السهل على القرّاء فهمها. حافظ دائماً على نبرة رسمية واستخدم تنسيقًا بسيطًا ونظيفًا. فيما يلي الأقسام النموذجية:
صفحة العنوان: تتضمن عنوان التقرير ("تقرير أداء المبيعات للربع الثالث")، اسمك، التاريخ، والفترة المغطاة (مثال: 1 يوليو – 30 سبتمبر 2023).
الملخص التنفيذي: لمحة قصيرة عن أهم النتائج والنقاط البارزة في التقرير. اكتب هذا القسم أخيرًا، لكن ضعه في البداية. يجب أن يكون موجزا وقوياً.
الإنجازات الرئيسية: قائمة بالإنجازات والنجاحات الأساسية خلال هذا الربع. استخدم النقاط لجعل هذا القسم سهل القراءة.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): هذا هو الجزء الأساسي من تقريرك. استخدم الجداول والرسوم البيانية لعرض البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء الرئيسية. قارن النتائج مع الربع السابق أو مع الأهداف المحددة.
التحديات والحلول: كن صريحًا بشأن المشكلات التي واجهتها. الأهم من ذلك، وضّح الخطوات التي اتخذتها أو تخطط لاتخاذها للحل. هذا يظهر المبادرة.
توقعات الربع القادم: اشرح بإيجاز خططك وأهدافك للأشهر الثلاثة التالية. هذا القسم يظهر أنك تفكر للمستقبل.
Read more: كيفية كتابة تقرير أعمال احترافي: دليل للنجاح - Business Report
لغة نموذجية وبدايات للجمل
استخدام العبارات الصحيحة أمر أساسي للكتابة الرسمية باللغة الإنجليزية في مجال الأعمال. فيما يلي بعض بدايات الجمل لمساعدتك على كتابة تقريرك بثقة.
للمقدمة/الملخص التنفيذي:
- "This report summarizes performance for the second quarter (Q2) of 2023."
- "The key highlight of this quarter was the successful launch of..."
- "Overall, the team met/exceeded/fell short of its targets for this period."
لتحليل الأداء والبيانات:
- "Sales revenue increased by 15% compared to the previous quarter."
- "We saw a significant improvement in customer engagement metrics."
- "The data indicates a positive trend in user acquisition."
لمناقشة التحديات:
- "A primary challenge this quarter was a delay in the supply chain."
- "We faced unexpected budget constraints that impacted project timelines."
- "To address this, we have implemented a new workflow system."
للتوقعات/الخاتمة:
- "For Q3, our primary focus will be on expanding into the European market."
- "Based on these results, we recommend increasing the marketing budget."
- "We are confident that we can achieve our goals for the next quarter."
Read more: كيف تكتب تقرير مبيعات مثالي دليل للمحترفين في تدريس اللغة الإنجليزية كلغة ثانية Sales Report
المفردات الأساسية لتقريرك Quarterly Report
توسيع مفرداتك أمر ضروري في الكتابة المهنية. فيما يلي بعض المصطلحات الأساسية لتقريرك.
| المصطلح | التعريف | جملة مثال |
|---|---|---|
| Metric | مقياس معياري يستخدم لتتبع الأداء. | Our key metric for success is monthly user growth. |
| KPI (Key Performance Indicator) | قيمة محددة وقابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق أهدافها. | The team's main KPI is to increase sales by 10% this quarter. |
| Benchmark | معيار أو نقطة مرجعية يمكن من خلالها المقارنة. | Our performance was above the industry benchmark. |
| Forecast | توقع أو تقدير لأحداث مستقبلية، خاصة في اتجاهات الأعمال. | The financial forecast for the next quarter is very positive. |
| Variance | الفرق بين رقم مخطط (مثل الميزانية) والرقم الفعلي. | We need to explain the variance between our planned and actual spending. |
| Stakeholder | شخص له مصلحة أو اهتمام في شيء، خصوصًا في الأعمال. | We will present the report to all key stakeholders next week. |
| Objective | هدف محدد تسعى لتحقيقه. | Our main objective was to improve customer satisfaction scores. |
| Outcome | النتيجة النهائية لعملية أو نشاط ما. | The positive outcome of the campaign was an increase in brand awareness. |
| Revenue | الدخل الذي تحققه شركة من أنشطتها التجارية. | The company's revenue grew by 5% this quarter. |
| Expenditure | إجمالي المبالغ التي تنفقها الشركة. | We successfully reduced our operational expenditure. |
| Mitigate | التخفيف من شدة أو خطورة شيء ما. | We took steps to mitigate the risks associated with the project. |
| Acquisition | عملية الحصول على شيء مثل عملاء جدد أو شركة جديدة. | Our customer acquisition cost has decreased significantly. |
لمزيد من النصائح حول التواصل المهني الواضح، تعتبر مصادر مثل Purdue Online Writing Lab (OWL) مفيدة جداً.
الخاتمة
كتابة Quarterly Report واضح وموجز مهارة قيّمة في مكان العمل الحديث. من خلال اتباع بنية ثابتة، واستخدام لغة مهنية، والتركيز على البيانات الواضحة، يمكنك إيصال إنجازات وخطط فريقك بفعالية. احرص على أن تكون جملك قصيرة ورسالتك مباشرة.
نصيحة للتمرن: ابدأ بشكل بسيط! جرب كتابة ملخص من فقرة واحدة عن إنجازاتك المهنية من الشهر الماضي. استخدم على الأقل كلمتين من مفردات القائمة أعلاه.
هل أنت مستعد لتحسين لغتك الإنجليزية للأعمال؟ جرب كتابة Quarterly Report قصير خاص بك اليوم!