إتقان تقرير المذكرة الداخلية: دليلك إلى التواصل الواضح في مكان العمل

هل تشعر أحيانًا أنك ضائع عندما يُطلب منك "كتابة مذكرة"؟ في مكان العمل اليوم، يُعد التواصل الفعال في مكان العمل ضروريًا. تُعد تقرير المذكرة الداخلية أداة رئيسية لمشاركة المعلومات بسرعة ووضوح داخل منظمتك. ستساعدك هذه الدليل على إتقان هذا المستند الحيوي، بحيث يمكنك، بفهم هيكله ولغته، مشاركة التحديثات المهمة، المقترحات، أو القرارات بثقة مع زملائك.

جدول المحتويات

• ما هو تقرير المذكرة الداخلية؟
• المكونات الأساسية لتقرير المذكرة الداخلية
• نماذج للغة وعبارات بداية
• مفردات رئيسية لتقرير المذكرة الداخلية الخاصة بك
• الخاتمة

ما هو تقرير المذكرة الداخلية؟

تقرير المذكرة الداخلية، والذي يُسمى غالبًا "مذكرة"، هو مستند رسمي قصير يستخدم للتواصل داخل منظمة. هدفه الرئيسي هو مشاركة الإعلانات، السياسات، الإجراءات، أو التحديثات المختصرة مع مجموعة معينة من الزملاء. تُستخدم المذكرات عندما يكون هناك حاجة لسجل مكتوب سريع، لكن لا يتطلب الأمر تقريرًا كاملًا.

ستجد المذكرات شائعة في جميع الصناعات تقريبًا، بما في ذلك الشركات، والمنظمات غير الربحية، والمؤسسات التعليمية. فهي ضرورية للتقارير الداخلية للأعمال ولضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة. على سبيل المثال، قد يرسل قسم الموارد البشرية مذكرة عن سياسات الإجازة الجديدة، أو قد يستخدمها مدير مشروع لتحديث الفريق حول التقدم.

Read more: تقرير وحدة الأعمال دليل شامل لفهم وكتابة التقارير المهنية

المكونات الأساسية لتقرير المذكرة الداخلية

بينما يختلف المحتوى المحدد، يظل هيكل تقرير المذكرة الداخلية ثابتًا. يضمن التنسيق المهني وضوح النص وطباعته التجارية.

إليك الأقسام النموذجية:

• الرأس: هو الجزء الأهم. يتضمن:
  • إلى: (اسم(أسماء) والمسمى الوظيفي(ات) للمستلم(المستلمين))
  • من: (اسمك والمسمى الوظيفي الخاص بك)
  • التاريخ: (تاريخ كامل: الشهر اليوم، السنة)
  • الموضوع: (عنوان واضح ومختصر. غالبًا ما يتضمن الكلمة المفتاحية الرئيسية أو مصطلح ذي صلة)
• المقدمة: أذكر مباشرة هدف المذكرة. شرح موجز عن موضوعها.
• المحتوى: قدم التفاصيل. يمكن تقسيمه إلى فقرات أو نقاط قائمة لسهولة القراءة. عرض الحقائق والنتائج أو المقترحات بشكل واضح.
• الدعوة لاتخاذ إجراء / الخطوات التالية (اختياري): إذا كانت ذات صلة، أذكر الإجراء المتوقع من القارئ أو ما سيحدث بعد ذلك.
• الخاتمة: لخص بشكل موجز النقاط الرئيسية أو وأكد على أهمية المعلومات.
• المرفقات (اختياري): أذكر أي مستندات مرفقة (مثلًا، "راجع المرفق للتفاصيل").

Read more: تقرير الاستراتيجية المؤسسية أساس النجاح والتواصل الفعال

نماذج للغة وعبارات بداية

استخدام اللغة الإنجليزية الرسمية والعبارات الواضحة سيجعل المذكرة فعالة. إليك بعض العبارات المفيدة للبداية:

1. افتتاح المذكرة:

• "الغرض من هذه المذكرة هو إعلامكم..."
• "توضح هذه المذكرة تفاصيل..."
• "يرجى العلم بأن..."
• "تخدم هذه المذكرة لتحديثكم حول..."

2. عرض المعلومات / البيانات:

• "تشير النتائج الرئيسية إلى أن..."
• "استنادًا إلى التحليل، نقترح..."
• "لقد لوحظ أن..."
• "وفقًا لمناقشتنا في [التاريخ]، نوصي..."

3. الإجراء أو التوصية:

• "نرجو منكم التكرم بـ..."
• "يرجى التأكد من أن [الإجراء] مكتمل بحلول [التاريخ]."
• "يوصى باتخاذ [الإجراء]."
• "نثمن سرعة اهتمامكم بهذا الأمر."

4. عبارات الختام:

• "شكرًا لتعاونكم."
• "إذا كان لديك أي أسئلة، لا تتردد في الاتصال بي."
• "نتطلع إلى ملاحظاتكم."
• "سيتم توفير مزيد من التفاصيل الأسبوع المقبل."

Read more: Stakeholder Feedback Report إتقان للغة الإنجليزية الاحترافية للأعمال

المفردات الأساسية لتقرير المذكرة الداخلية الخاصة بك

توسيع مفردات الإنجليزية للأعمال أمر حاسم لكتابة مذكرات فعالة. إليك بعض المصطلحات التي غالبًا ما تجدها في تقرير المذكرة الداخلية:

الخاتمة

إتقان تقرير المذكرة الداخلية مهارة كتابة قيمة تعزز من قدرات الكتابة المهنية لديك. بفهم هدفها، وهيكلها، والمفردات الرئيسية، يمكنك التواصل بشكل أكثر فاعلية ضمن منظمتك. تذكر أن مذكرة مكتوبة جيدًا تضمن الوضوح وتدعم العمليات السلسة.

وفقًا لمجمع التعليم والكتابة عبر الإنترنت بجامعة بوردو، المذكرات "مستندات تستخدم للتواصل الداخلي داخل المنظمة". هذا يبرز دورها الحاسم في كفاءة مكان العمل.

الممارسة مهمة! حاول كتابة مذكرة حول تحديث حديث في مدرستك أو مكان عملك. ركز على عناوين واضحة، وجمل موجزة، ونغمة رسمية صحيحة. جرب كتابة تقرير المذكرة الداخلية الخاص بك اليوم!