Wie man eine professionelle Expense Report Submission E-Mail schreibt
Eine klare und professionelle Expense Report Submission E-Mail zu schreiben, ist eine wichtige Fähigkeit in jedem geschäftlichen Umfeld. Diese Form der formellen E-Mail sorgt dafür, dass Sie Ihr Geld schnell zurückbekommen und Ihr professionelles Image gewahrt bleibt. Wenn Sie diesen Aspekt des englischen E-Mail-Schreibens beherrschen, können Sie effektiv mit Ihrer Finanzabteilung oder Vorgesetzten kommunizieren. Dieser Leitfaden bietet Ihnen Aufbau, Vokabular und Beispiele, um jedes Mal die perfekte Rückerstattungsanfrage zu verfassen.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Expense Report Submission E-Mail
Eine gut strukturierte E-Mail macht es dem Empfänger leicht, Ihre Anfrage zu verstehen und zu bearbeiten. Wenn Sie Ihre E-Mail in diese Kernbestandteile gliedern, stellen Sie Klarheit und Professionalität in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz sicher.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Eine klare und spezifische Betreffzeile hilft dem Finanz- oder Personalteam, Ihre Anfrage schneller zu erkennen und zu bearbeiten. Sie sollte kurz und informativ sein.
Formel:Expense Report Submission - [Ihr Name] - [Zeitraum/Projekt]
- Beispiel:
Expense Report Submission - Jane Doe - Oktober 2023
2. Die Anrede
Wählen Sie die Begrüßung abhängig von Ihrem Verhältnis zum Empfänger und der Unternehmenskultur. Eine höfliche englische E-Mail beginnt immer mit einer passenden Anrede.
- Formell: Verwenden Sie für Vorgesetzte oder Abteilungen, die Sie nicht gut kennen, "Dear Mr./Ms./Mx. [Nachname]," oder "Dear Finance Department,".
- Informell: Wenn Sie eine enge Arbeitsbeziehung haben, reicht ein einfaches "Hi [Vorname],".
3. Der Hauptteil
Der Hauptteil der E-Mail sollte direkt und leicht nachvollziehbar sein. Gliedern Sie ihn in einige kurze Absätze.
- Einleitung: Beginnen Sie damit, Ihr Anliegen klar zu formulieren. Kommen Sie direkt zur Sache, um Missverständnisse zu vermeiden. Zum Beispiel: "Please find my attached expense report for [Period/Project]."
- Wichtige Details: Hier geben Sie alle notwendigen Informationen an. Nennen Sie den Gesamtbetrag der Ausgaben, den abgedeckten Zeitraum, und erwähnen Sie, dass das Ausgabenformular und alle Belege beigefügt sind.
- Das „Anliegen“ oder Hauptpunkt: Tragen Sie Ihren Rückerstattungswunsch höflich und direkt vor. Ein einfacher Satz wie: "Please process this reimbursement request at your earliest convenience," hält den professionellen Ton.
- Schlussbemerkung: Schließen Sie mit einem höflichen Schlusssatz ab. Bieten Sie an, weitere Informationen zu geben, zum Beispiel: "Please let me know if you require any further details or clarification."
4. Der Abschluss und die Signatur
Beenden Sie Ihre E-Mail professionell. Dieser letzte Teil bestätigt Ihre Identität und hinterlässt einen positiven Eindruck.
- Abschluss: Verwenden Sie eine professionelle Grußformel wie "Best regards,", "Sincerely," oder "Kind regards,".
- Signatur: Ihre Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung und Ihre Abteilung enthalten. So kann der Empfänger Sie leicht zuordnen.
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Wichtige Vokabeln
Das richtige Vokabular ist entscheidend für effektives englisches E-Mail-Schreiben. Hier sind einige wichtige Begriffe für Ihre Spesenabrechnungs-E-Mail.
| Vokabular | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Reimbursement | Die Rückzahlung eines Betrages an jemanden, der Ausgaben getätigt hat. Laut dem Cambridge Dictionary ist das ein formaler Begriff für Rückerstattung. | "I am writing to request reimbursement for my travel expenses." |
| Expense Report | Ein Formular, das ein Mitarbeiter ausfüllt, um geschäftliche Ausgaben geltend zu machen. | "I have attached the completed expense report for your review." |
| Receipts | Ein Beleg, der eine Zahlung für Waren oder Dienstleistungen nachweist. | "All original receipts are attached as a scanned PDF." |
| Incurred | Etwas erleben oder tragen, meist Kosten oder Ausgaben. | "These expenses were incurred during the client meeting last week." |
| Submit | Ein Dokument offiziell zur Prüfung oder Genehmigung einreichen. | "I would like to submit my expense report for the month of November." |
| For your approval | Eine höfliche Wendung, wenn Sie jemanden um eine offizielle Bestätigung oder Zustimmung bitten. | "The attached report is submitted for your approval." |
| Attached | Einer E-Mail als Datei hinzugefügt. | "Please see the attached document for a detailed breakdown of costs." |
| Out-of-pocket | Eigenständig bezahlte Ausgaben, nicht direkt vom Unternehmen übernommen. | "The total out-of-pocket expenses for the trip came to $250." |
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Beispiel-E-Mail
Hier ist ein vollständiges Beispiel für eine professionelle Expense Report Submission E-Mail. Sie können diese Vorlage nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.
Hinweis: Diese Vorlage eignet sich für eine formelle Einreichung an eine Führungskraft oder eine spezielle Finanz-/Personalabteilung. Sie ist klar, prägnant und stellt alle notwendigen Informationen für einen reibungslosen Rückerstattungsprozess bereit.
Subject: Expense Report Submission - John Smith - Q4 Client Project
Dear Ms. Davis,
Please find my attached expense report for costs incurred during the Q4 Client Project, covering the period from October 1st to December 15th, 2023.
The total amount for reimbursement is $475.50. The completed expense report form and all corresponding scanned receipts are included in the attachment.
Please review the documents and process this reimbursement request at your earliest convenience.
Let me know if you require any additional information from my side.
Best regards,
John Smith Senior Marketing Analyst Marketing Department
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Fazit
Das Beherrschen der Expense Report Submission E-Mail ist ein hervorragender Schritt, um Ihre professionelle englische Kommunikationsfähigkeit zu verbessern. Klarheit und Höflichkeit sind dabei entscheidend. Nutzen Sie diese Vorlagen gern als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre spezifische Unternehmenskultur an. Mit konsequenter Übung gewinnen Sie Sicherheit im englischen E-Mail-Schreiben und werden schon bald zum Profi in der geschäftlichen Korrespondenz!