Cara Menulis Email Permintaan Persetujuan Deliverable
Dalam lanskap profesional saat ini, menulis email dalam Bahasa Inggris yang efektif adalah keterampilan yang krusial, terutama ketika mengelola proyek dan mencari persetujuan. Email Permintaan Persetujuan Deliverable yang dirancang dengan baik memastikan kejelasan, nada profesional, dan respons yang cepat. Panduan ini akan membantu pelajar Bahasa Inggris menguasai seni menulis permintaan persetujuan yang jelas dan ringkas, memastikan pesan Anda dipahami dan ditindaklanjuti dengan efisien.
Daftar Isi
Struktur Email Permintaan Persetujuan Deliverable
Membagi Email Permintaan Persetujuan Deliverable Anda menjadi komponen yang logis akan memudahkan penerima untuk memahami dan merespons. Setiap bagian memiliki tujuan spesifik dalam menyampaikan pesan Anda secara efektif dan mempertahankan nada profesional.
1. Baris Subjek
Baris subjek adalah kesan pertama Anda dan sangat penting untuk menunjukkan urgensi dan isi email. Baris ini harus singkat dan segera memberitahukan penerima tentang tujuan email. Formula yang jelas sangat penting untuk baris subjek profesional yang menarik perhatian.
2. Salam
Salam menetapkan nada untuk email Anda. Memahami perbedaan antara salam formal dan informal adalah hal yang vital untuk komunikasi dalam Bahasa Inggris yang tepat. Gunakan salam formal untuk korespondensi profesional dan yang informal hanya dengan kolega dekat di mana nada santai sudah terjalin.
3. Isi
Isi email Anda mengandung inti pesan dan rincian permintaan persetujuan deliverable Anda.
Pembukaan: Mulailah dengan menyatakan tujuan email Anda dengan jelas. Masuk langsung ke pokok permasalahan untuk memastikan pesan Anda dipahami segera.
Rincian Utama: Berikan semua informasi yang diperlukan tentang deliverable. Ini termasuk namanya, versi, dan konteks atau latar belakang yang relevan yang perlu diketahui oleh pengesah. Bersikaplah tepat dan hindari penggunaan jargon jika memungkinkan.
"Permintaan" atau Poin Utama: Nyatakan dengan jelas apa yang Anda butuhkan agar penerima lakukan. Apakah itu untuk meninjau, menyetujui, atau memberikan umpan balik? Sebutkan dengan spesifik tindakan yang diinginkan dan batas waktu.
Pernyataan Penutup: Tutup bagian isi dengan anggun dengan mengulangi rasa terima kasih Anda atau menawarkan bantuan lebih lanjut. Bagian ini mempersiapkan pembaca untuk penutupan dan tanda tangan Anda.
4. Penutupan dan Tanda Tangan
Pilih frase penutupan yang sesuai yang cocok dengan tingkat formalitas email Anda. Frase seperti "Hormat kami," "Salam hormat," atau "Salam baik" adalah standar untuk komunikasi profesional. Tanda tangan Anda harus mencakup nama lengkap, jabatan, dan perusahaan Anda, memastikan penerima tahu siapa Anda dan bagaimana cara menghubungi Anda.
Baca lebih lanjut: Project Expectations Setting: Cara Menulis Email Efektif
Kosakata Penting
Memperkaya keterampilan menulis email untuk pelajar ESL melibatkan pembangunan kosakata yang kuat. Berikut beberapa frasa berguna untuk menyusun email dalam Bahasa Inggris yang sopan, terutama saat meminta persetujuan atau umpan balik.
| Kosakata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| Deliverable | Barang atau layanan yang dihasilkan untuk sebuah proyek | Laporan akhir adalah deliverable utama kami. |
| Mencari persetujuan | Meminta kesetujuan atau izin secara formal | Kami mencari persetujuan untuk desain yang telah direvisi. |
| Mohon tinjau | Meminta seseorang dengan sopan untuk memeriksa sesuatu | Bisakah Anda mohon meninjau dokumen terlampir? |
| Berikan umpan balik | Memberikan komentar atau saran | Tolong berikan umpan balik mengenai prototipe sebelum hari Jumat. |
| Menunggu respons cepat Anda | Menunggu balasan yang cepat | Kami menunggu respons cepat Anda mengenai hal ini. |
| Terlampir di dalam ini | Termasuk dalam email ini | Proposal terlampir di dalam ini untuk pertimbangan Anda. |
| Langkah selanjutnya | Tindakan yang harus diambil setelah keputusan | Setelah disetujui, kita bisa mendiskusikan langkah selanjutnya. |
| Perhatian mendesak | Membutuhkan perhatian segera | Masalah ini memerlukan perhatian mendesak Anda. |
| Seruan untuk bertindak | Apa yang ingin Anda agar penerima lakukan | Email ini menyertakan seruan untuk bertindak yang jelas untuk menyetujui. |
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Client Price Change Notification dengan Efektif
Contoh Email
Berikut adalah contoh Email Permintaan Persetujuan Deliverable. Template ini dapat disesuaikan untuk berbagai deliverable proyek, seperti dokumen, desain, atau laporan, yang memerlukan tanda tangan formal.
Konteks: Email ini dikirim kepada pemangku kepentingan proyek atau klien untuk meminta persetujuan formal mereka pada deliverable proyek yang telah selesai.
Subjek: Deliverable untuk Persetujuan: Strategi Kampanye Pemasaran - [Nama Proyek]
Kepada [Nama Penerima],
Semoga email ini menemui Anda dengan baik.
Kami dengan senang hati menginformasikan bahwa draf awal dari Strategi Kampanye Pemasaran untuk [Nama Proyek] telah selesai dan siap untuk tinjauan serta persetujuan Anda. Deliverable ini menjelaskan pendekatan yang kami usulkan, analisis audiens target, pesan kunci, dan strategi saluran.
Dokumen terlampir di dalam ini untuk kenyamanan Anda. Harap luangkan waktu untuk meninjaunya secara menyeluruh.
Kami berharap persetujuan formal Anda sebelum [Tanggal, misalnya, Akhir Hari Jumat, 15 Maret]. Umpan balik Anda yang tepat waktu sangat penting bagi kami untuk melanjutkan ke fase berikutnya dari proyek.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi selama peninjauan Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami senang untuk menjadwalkan panggilan singkat untuk membahas poin-poin yang ada.
Terima kasih atas perhatian cepat Anda terhadap permintaan ini.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Perusahaan Anda]
[Informasi Kontak Anda]
Kesimpulan
Menguasai Email Permintaan Persetujuan Deliverable adalah aset yang berharga dalam komunikasi dalam Bahasa Inggris profesional. Dengan mengikuti struktur yang jelas, menggunakan kosakata yang tepat, dan mempertahankan nada profesional, Anda dapat secara signifikan meningkatkan keterampilan menulis email Anda. Selalu tepat dalam permintaan Anda, berikan semua rincian yang diperlukan, dan sertakan seruan untuk bertindak yang jelas. Latihan adalah kunci untuk menjadi percaya diri dan efisien dalam korespondensi profesional Anda. Secara terus-menerus meninjau contoh dan menerapkan prinsip penulisan yang jelas dan ringkas akan membantu Anda mempersonalisasi pendekatan Anda dan mencapai hasil yang lebih baik dalam semua interaksi proyek Anda. Untuk wawasan lebih lanjut tentang etiket email formal, pertimbangkan untuk menjelajahi sumber daya seperti entri Kamus Pelajar Oxford tentang "etika."
