ビジネス英語をマスターしよう：Weekly Summary Report の書き方

プロジェクトの進捗をチームに報告する時、どう伝えればよいか迷ったことはありませんか？それとも、週ごとの成果を明確で簡潔な英語にまとめるのが難しいと感じたことは？職場でのコミュニケーションを身につけることは、あなたのキャリアにとって大切です。Weekly Summary Report は多くの業種で一般的かつ重要な文書です。このガイドでは、その目的、構成、言語表現について解説します。これを読めば、ビジネスレポート作成が効果的かつ印象的なものになります。最後には、自信を持ってプロフェッショナルなサマリーを書けるようになるでしょう。

目次

• Weekly Summary Report とは？
• Weekly Summary Report の主な構成要素
• 便利な表現例＆文頭フレーズ
• Weekly Summary Report で使える重要語彙
• まとめ

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Weekly Summary Report とは？

Weekly Summary Report とは、プロジェクトやチーム、個人の1週間における進捗、成果、課題、今後の計画を関係者に伝える短く定期的な文書です。主な目的は、明確なビジネスコミュニケーションや責任共有を実現することにあります。これらのレポートは、マネージャーが進捗を把握し適切な判断を下すため、またチームが目標を共有し一体感を保つために非常に役立ちます。IT・マーケティング・金融・製造をはじめ、プロジェクト管理やオペレーション、リモートワークでの個人の活動記録など、あらゆる業種で使われています。どのような作業が行われ、現状はどうで、次は何をするのかを明確にし、透明性やプロジェクト管理を向上させます。

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Weekly Summary Report の主な構成要素

よく構成された Weekly Summary Report には、通常以下のセクションが含まれます。プロフェッショナルなトーンと分かりやすいフォーマットを保つことが、忙しい読者が素早く重要な情報を把握するカギとなります。

• レポートタイトル＆日付: 必ず「Weekly Summary Report」やプロジェクト名・チーム名などの明確なタイトルから始めます。対象となる週（例："Week of October 23-27, 2023"）も記載します。
• 受信者＆送信者: レポートの宛先（例: "To: Management Team," "Cc: Project Stakeholders"）および作成者（"From: [Your Name/Team Name]"）を明記します。
• エグゼクティブサマリー／主要ポイント: このセクションは、注目すべき成果、重大な課題、差し迫った次のステップなど、最も重要な内容を2〜3文で簡潔にまとめます。全文を読まなくても要点がすぐに分かるようにします。
• 進捗・成果: 報告対象期間中に完了したこと、主要なタスク、顕著な成功などを具体的に記載します。できるだけ強い動詞や数値を使い、箇条書きにすると分かりやすくなります。
• 課題・問題: 進捗に影響した問題や障害、発見されたリスクなどをリストアップし、解決済みの場合はその方法、未解決の場合は追加の対応が必要かどうかを簡単に説明します。
• 次のステップ・今後の計画: 次週に行う主な業務や目標を記載します。前向きな視点で、今後何をするかを明確にします。
• アクションアイテム: 任意ですが有用なセクションです。個人ごとに割り当てられた作業やタスクを明確な締切付きでリスト化し、フォローアップの責任を明確にします。
• 質問・コメント: 読者がフィードバックや質問、詳細のリクエストなどを書き込むための簡単なセクションを設けます。これによりやりとりが活発になります。

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便利な表現例＆文頭フレーズ

特定のフレーズや言い回しを使うことで、レポート作成をより分かりやすく、プロフェッショナルなものにできます。

• 書き出し:
  • "This report summarizes the activities for the week of [Date]."
  • "Here is a summary of our team's progress from [Start Date] to [End Date]."
• 進捗の報告:
  • "We successfully completed [Task]."
  • "[X] was achieved by [Team/Individual]."
  • "Key milestones reached include..."
  • "Progress on [Project] is on track."
• 課題への言及:
  • "A minor issue with [Problem] arose, but it was resolved by [Solution]."
  • "We faced a challenge with [Problem], which is currently being addressed by [Action]."
  • "Further investigation is required for [Issue]."
• 次のステップの提示:
  • "Next week, we plan to focus on [Task]."
  • "Our priority for the upcoming week is to [Goal]."
  • "We will begin [New Task] on [Date]."
• 締めくくり:
  • "Please let me know if you have any questions."
  • "We welcome your feedback on this report."

Weekly Summary Report で使える重要語彙

これらの用語を理解することで、ビジネス英語がより身につき、効果的なレポート作成に役立ちます。

まとめ

明確で簡潔な Weekly Summary Report を書くことは、どんな職業でも役立つライティングスキルです。これを活かしてフォーマルな英語を練習し、効果的なコミュニケーション力をアピールできます。要点を重視し、構成を明確にし、このガイドで取り上げた表現を活用してください。Purdue OWL も指摘するとおり、「Conciseness means expressing what needs to be said in the fewest possible words」（"Conciseness," n.d.）。レポートではこれは特に大切です。最近のプロジェクトや活動について、自分のWeekly Summary Reportを書いてみましょう。練習あるのみです！

Purdue OWLによると、"Conciseness means expressing what needs to be said in the fewest possible words."