วิธีเขียนอีเมลวัสดุเตรียมการประชุม
ในโลกวิชาชีพ การสื่อสารภาษาอังกฤษที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่สำคัญ การเชี่ยวชาญในการเขียนอีเมลวัสดุเตรียมการประชุมที่ชัดเจนและมีประสิทธิผลเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเตรียมตัวและได้รับข้อมูลอย่างเหมาะสม คู่มือนี้จะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลสำหรับผู้เรียน ESL ทำให้คุณสามารถส่งเอกสารด้วยความมั่นใจและรักษาโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพ
วาระการประชุม
โครงสร้างของอีเมลวัสดุเตรียมการประชุม
เมื่อคุณจัดทำอีเมลวัสดุเตรียมการประชุม โครงสร้างที่ชัดเจนจะทำให้ข้อความของคุณกระชับและดูเป็นมืออาชีพ การเข้าใจองค์ประกอบแต่ละอย่างจะช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดและนำเสนอข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การสื่อสารในธุรกิจโดยรวมดีขึ้น
1. บรรทัดเรื่อง
บรรทัดเรื่องคือหัวข้อของอีเมลของคุณ และเป็นสิ่งสำคัญในการดึงดูดความสนใจและส่งมอบจุดประสงค์ของอีเมลในทันที บรรทัดเรื่องที่ดีจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าพูดถึงเรื่องอะไรและจัดลำดับความสำคัญได้อย่างไร ควรชัดเจน เจาะจง และรวมข้อมูลสำคัญไว้ด้วย
- สูตร:
[ชื่อ/หัวข้อการประชุม] - วัสดุเตรียมการประชุม / วาระ
2. คำทักทาย
คำทักทายของคุณตั้งโทนให้กับอีเมลของคุณ การเลือกทักทายที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและความเป็นทางการของสถานการณ์ สำหรับอีเมลวัสดุเตรียมการประชุม โดยทั่วไปแล้ววิธีการอย่างเป็นทางการจะดีที่สุด
- อย่างเป็นทางการ: "เรียน [นาย/นาง/ดอกเตอร์นามสกุล]", "เรียน [ชื่อทีม]", "เรียนทุกคน"
- ไม่เป็นทางการ: (โดยทั่วไปจะหลีกเลี่ยงสำหรับอีเมลวัสดุเตรียมการประชุมอย่างเป็นทางการ)
3. เนื้อหา
เนื้อหาของอีเมลวัสดุเตรียมการประชุมของคุณคือส่วนที่คุณให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการเตรียมการประชุมอย่างสำเร็จ ควรมีโครงสร้างที่มีเหตุผลเพื่อชี้แนะผู้อ่านไปยังเนื้อหา
- การเปิด: เริ่มด้วยการชี้แจงจุดประสงค์ของอีเมลอย่างชัดเจน กล่าวถึงการประชุมและสิ่งที่อีเมลนี้มี
- รายละเอียดสำคัญ: ระบุเอกสารหรือวัสดุที่แนบหรือเชื่อมโยงไว้อย่างชัดเจน อธิบายโดยย่อว่าเอกสารแต่ละฉบับพูดถึงอะไรหรือทำไมมันจึงสำคัญ กล่าวถึงวันที่ เวลา และสถานที่ (หรือลิงก์ออนไลน์) ของการประชุม
- คำขอหรือจุดหลัก: ระบุชัดเจนว่าคุณคาดหวังให้ผู้รับทำอะไรกับวัสดุ เช่น "โปรดทบทวนรายงานที่แนบมาก่อนการประชุมของเรา" หรือ "โปรดเตรียมพร้อมที่จะอภิปรายประเด็นเหล่านี้" สิ่งนี้ช่วยให้การสื่อสารของคุณชัดเจน
- การปิด: สรุปเนื้อหาอย่างสุภาพ เสนอที่จะตอบคำถาม และแสดงความคาดหวังสำหรับการประชุม
4. การปิดและลายเซ็น
การปิดและลายเซ็นสรุปอีเมลภาษาอังกฤษอย่างสุภาพของคุณ เพื่อเสริมความเป็นมืออาชีพ เลือกการปิดที่ตรงกับความเป็นทางการของคำทักทายของคุณ
วลีการปิดที่เหมาะสม:
- ด้วยความเคารพ,
- ด้วยความเคารพอย่างสูง,
- ด้วยความนับถือ,
- ด้วยความเคารพอย่างจริงใจ,
สิ่งที่ควรรวมในลายเซ็น:
- ชื่อเต็มของคุณ
- ตำแหน่ง/หน้าที่ของคุณ
- องค์กร/บริษัทของคุณ
- ข้อมูลติดต่อ (โทรศัพท์, อีเมล – ทางเลือก เพราะพวกเขาก็มีที่อยู่อีเมลของคุณแล้ว)
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลขอประชุมระดับ C-Level อย่างมืออาชีพ
คำศัพท์ที่จำเป็น
เพื่อให้การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพของคุณมีประสิทธิภาพ นี่คือตารางคำศัพท์ที่มีประโยชน์สำหรับการส่งเอกสารและการเตรียมการประชุม:
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| แนบ | รวมกับอีเมล | "โปรดดู แนบ วาระการประชุมและรายงานเดือนที่แล้ว" |
| วาระการประชุม | รายการประเด็นที่คาดว่าจะอภิปรายในการประชุม | "วาระการประชุม กำหนดหัวข้อการอภิปรายของเรา" |
| ตรวจสอบ | สำรวจหรือดูสิ่งใดสิ่งหนึ่งอีกครั้ง | "โปรด ตรวจสอบ สไลด์เหล่านี้ก่อนการประชุมของเราในวันพรุ่งนี้" |
| ส่งต่อ | ส่งสิ่งใดสิ่งหนึ่งไปยังผู้คนจำนวนมาก | "เราจะ ส่งต่อ บันทึกการประชุมหลังจากการประชุม" |
| เพื่ออ้างอิง | เพื่อให้คุณดูหากจำเป็น; เพื่อข้อมูล | "ฉันได้รวมไทม์ไลน์โครงการไว้ เพื่อการอ้างอิง ของคุณ" |
| ประเด็นสำคัญ | ข้อเท็จจริงหรือแนวคิดที่สำคัญที่สุด | "เอกสารเน้น ประเด็นสำคัญ ที่เราต้องจัดการ" |
| รวมกัน | ผสมผสานสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นสิ่งที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น | "เราต้อง รวมกัน ข้อเสนอแนะทั้งหมดเข้าเป็นรายงานเดียว" |
| คาดเดา | คาดหวังสิ่งหนึ่งหรือรอคอยสิ่งใดสิ่งหนึ่ง | "เราคาดว่าจะมีการอภิปรายที่ก่อให้เกิดผลผลิต" |
อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับวิธีการเขียนอีเมล Upsell/Cross-sell ที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างอีเมลวัสดุเตรียมการประชุม ที่เหมาะสำหรับการแชร์เอกสารก่อนการอภิปรายในกลุ่ม
บริบท: อีเมลนี้ถูกส่งถึงสมาชิกทีมก่อนการประชุมอัปเดตโครงการประจำสัปดาห์ โดยให้ข้อมูลวาระและรายงานความก้าวหน้าเพื่อการตรวจสอบ
เรื่อง: อัปเดตโครงการอัลฟา ประจำสัปดาห์ - วัสดุเตรียมการประชุม
เรียนทีม,
โปรดดูวัสดุที่แนบมาสำหรับการประชุมอัปเดตโครงการอัลฟาประจำสัปดาห์ของเรา ในวันที่พรุ่งนี้ 26 ตุลาคม เวลา 10:00 น. (EST) ผ่าน Zoom เอกสารเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปรายที่มีประสิทธิภาพและทำให้ทุกคนเข้าใจสถานการณ์
ฉันได้แนบวาระการประชุม ซึ่งกำหนดหัวข้อที่เราจะพูดถึง และรายงานความก้าวหน้าโครงการอัลฟาล่าสุด รายงานนี้รวมถึงเหตุการณ์สำคัญที่ประสบความสำเร็จและความท้าทายในปัจจุบัน เพื่อให้คุณมีข้อมูลสำคัญทั้งหมดสำหรับการอภิปรายของเรา ตามที่ Merriam-Webster นิยามไว้ "การสื่อสารที่กระชับ" เป็นกุญแจสำคัญต่อการเข้าใจที่ชัดเจน และวัสดุเหล่านี้มีเป้าหมายที่จะเป็นเช่นนั้น
โปรดตรวจสอบวัสดุเหล่านี้ก่อนการประชุม คำแนะนำของคุณในรายงานความก้าวหน้าจะมีค่าอย่างมาก เราจะมุ่งเน้นพูดคุยเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปสำหรับการดำเนินการขั้นตอนที่ 2 โดยเฉพาะ
ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและการเตรียมตัว ฉันตั้งตารอการอภิปรายในวันพรุ่งนี้
ด้วยความเคารพอย่างสูง,
[ชื่อของคุณ]
ผู้จัดการโครงการ
[ชื่อบริษัทของคุณ]
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลขอการแนะนำ Referral Request อย่างมืออาชีพ
บทสรุป
การเขียนอีเมลวัสดุเตรียมการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้ที่เข้าร่วมในสถานการณ์วิชาชีพ โดยการทำตามแนวทางที่มีโครงสร้างและใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถทำให้ข้อความของคุณชัดเจน มีความเป็นมืออาชีพ และช่วยให้การประชุมประสบความสำเร็จ การฝึกฝนเป็นกุญแจสำคัญในการความเชี่ยวชาญในด้านนี้ของการสื่อสารภาษาอังกฤษ อย่ากลัวที่จะปรับแต่งเทมเพลตเหล่านี้ให้เหมาะกับบริบทของคุณเอง โดยคำนึงถึงความชัดเจนและความต้องการของผู้รับอย่างเสมอ ความพยายามอย่างต่อเนื่องจะช่วยปรับปรุงทักษะการเขียนอีเมลของคุณอย่างมีนัยสำคัญ ทำให้คุณเป็นผู้สื่อสารที่มั่นใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
