วิธีเขียนการจัดการการตอบกลับที่ไม่สนใจ
การได้รับการตอบกลับว่า "ไม่สนใจ" ต่ออีเมลของคุณอาจรู้สึกเหมือนเป็นทางตัน แต่จริงๆ แล้วมันเป็นโอกาสที่จะได้แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและทักษะในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ยอดเยี่ยมของคุณ สำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษ การเรียนรู้ศิลปะในการจัดการกับการตอบกลับเหล่านี้อย่างสง่างามเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารภาษาอังกฤษที่มีประสิทธิภาพ การติดตามด้วยความสุภาพและกระชับช่วยให้คุณรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นบวกและจัดการความคาดหวังได้ แสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงที่มืออาชีพแม้เมื่อข้อตกลงไม่ได้เกิดขึ้น คู่มือนี้จะพาคุณผ่านการสร้างการตอบกลับที่เหมาะสม
เนื้อหาหลัก
โครงสร้างการจัดการการตอบกลับที่ไม่สนใจ
การจัดการการตอบกลับว่า "ไม่สนใจ" ต้องการวิธีการที่ชัดเจน เคารพ และมีโครงสร้าง การแบ่งการตอบกลับของคุณออกเป็นส่วนสำคัญช่วยให้ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
หัวเรื่อง หัวเรื่องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความเข้าใจทันที ควรกระชับและชัดเจนว่าคุณกำลังรับรู้การตอบกลับก่อนหน้านี้ของพวกเขา สูตรที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการการตอบกลับที่ไม่สนใจอย่างมีประสิทธิภาพ
การทักทาย การทักทายกำหนดโทนของอีเมลของคุณ ควรรักษาการทักทายอย่างเป็นทางการเมื่อคุณตอบกลับการสื่อสารที่เป็นทางการหรือธุรกิจ เว้นแต่คุณจะมีความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการกับผู้รับ การใช้ชื่อ เช่น "เรียน [ชื่อ]," มักจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด
เนื้อหา เนื้อหาของอีเมลของคุณคือที่คุณจะสื่อสารข้อความของคุณอย่างเคารพ
- การเปิด: เริ่มต้นด้วยการยอมรับสถานะ "ไม่สนใจ" ของพวกเขาโดยตรง ซึ่งแสดงว่าคุณได้อ่านและเข้าใจการตอบกลับของพวกเขา
- รายละเอียดที่สำคัญ: แสดงความขอบคุณสำหรับเวลาของพวกเขาและความตรงไปตรงมา ย้ำว่าว่าคุณเคารพการตัดสินใจของพวกเขาและไม่มีความกดดัน
- การ "ขอ" หรือจุดหลัก: ส่วนนี้สำคัญแต่ละเอียดอ่อน คุณอาจเสนออย่างสุภาพว่าจะแก้ไขพวกเขาออกจากการสื่อสารในอนาคตหากพวกเขาต้องการ หรือถามอย่างเบา ๆ ว่ามีความคิดเห็นเฉพาะที่คุณสามารถเรียนรู้ได้หรือไม่ (โดยไม่กดดัน) กรอบมันในลักษณะของการเสนอความสะดวกสบายหรือการแสวงหาการปรับปรุง
- คำกล่าวปิด: สรุปอย่างสง่างาม โดยการอวยพรพวกเขาให้ดีหรือแสดงความหวังในการติดต่อในอนาคตที่เกี่ยวข้อง
การปิดและลายเซ็น เลือกวลีการปิดที่เหมาะสมซึ่งรักษาความเป็นมืออาชีพและความสุภาพ วลีทั่วไปได้แก่ "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความนับถือ," หรือ "ด้วยความยินดี" ในลายเซ็นของคุณรวมถึงชื่อเต็ม ตำแหน่ง และบริษัท (ถ้ามี)
อ่านเพิ่มเติม: การเขียนอีเมลตอบกลับ RFP Response ให้โดดเด่น
คำศัพท์ที่จำเป็น
การเรียนรู้วลีสำคัญสามารถปรับปรุงทักษะการเขียนอีเมลของคุณสำหรับผู้เรียน ESL เมื่อจัดการกับการตอบกลับเหล่านี้ได้อย่างมาก
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| รับรู้ | การยอมรับหรือยอมรับการมีอยู่หรือความจริงของมัน | เรายอมรับการตัดสินใจของคุณ. |
| เคารพการตัดสินใจของคุณ | การให้เกียรติการเลือกของพวกเขาโดยไม่ตั้งคำถาม | เรายอมรับการตัดสินใจของคุณอย่างเต็มที่ที่จะไม่ดำเนินการต่อ. |
| ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ | การแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาที่พวกเขาลงทุน | เราขอขอบคุณเวลาของคุณและการพิจารณาอย่างจริงใจ. |
| การติดต่อในอนาคต | การสื่อสารหรือการติดต่อใด ๆ ที่เริ่มต้นในอนาคต | เราจะมั่นใจว่าจะไม่มีการติดต่อในอนาคตอีกต่อไป. |
| ยกเลิกการสมัคร | การลบตัวเองออกจากรายชื่อผู้รับจดหมาย | คุณต้องการให้เรายกเลิกการสมัครของคุณจากรายชื่อของเราหรือไม่? |
| ความคิดเห็นที่มีคุณค่า | ข้อมูลหรือคำวิจารณ์ที่มีประโยชน์เกี่ยวกับกิจกรรม | ความคิดเห็นของคุณจะมีคุณค่าสำหรับการปรับปรุงของเรา. |
| ไม่มีความรู้สึกที่ถือสา | ไม่มีความรู้สึกโกรธหรือไม่พอใจ | เราเข้าใจทุกอย่างและไม่มีความรู้สึกที่ถือสา. |
| จัดลำดับความสำคัญ | การจัดการบางอย่างให้มีความสำคัญมากกว่าสิ่งอื่น | เราจัดลำดับความสำคัญให้กับความชอบของลูกค้า. |
อ่านเพิ่มเติม: การเขียนอีเมล Pilot Program Proposal อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างเทมเพลตสำหรับอีเมลการจัดการการตอบกลับที่ไม่สนใจที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ เหมาะสำหรับบริบทต่างๆ เช่น การขายหรือการสื่อสารข่าวสาร
บริบท: อีเมลนี้ออกแบบมาสำหรับสถานการณ์ที่ลูกค้าหรือผู้ติดต่อที่มีศักยภาพได้แสดงให้เห็นว่าเขา "ไม่สนใจ" ในผลิตภัณฑ์ บริการ หรือข้อเสนอของคุณอย่างชัดเจน โดยมุ่งหวังที่จะปิดการติดต่ออย่างสง่างามในขณะที่รักษาความสัมพันธ์ที่เป็นบวกและเสนอทางออกอย่างมีความเคารพ
หัวเรื่อง: รับรู้การตอบกลับของคุณ - [ชื่อบริษัทของคุณ]
เรียน [ชื่อผู้รับ],
ขอบคุณที่ใช้เวลาในการตอบกลับอีเมลก่อนหน้าของเราและแจ้งให้เราทราบว่าในขณะนี้คุณไม่สนใจ เราขอขอบคุณความตรงไปตรงมาของคุณและเคารพการตัดสินใจของคุณอย่างยิ่ง
เราเข้าใจว่าผลิตภัณฑ์/บริการ/ข้อมูลของเราอาจไม่ตรงกับความต้องการในปัจจุบันของคุณ และนั่นคือความเหมาะสม เราให้ความสำคัญกับเวลาของคุณและต้องการให้แน่ใจว่าเราจะสื่อสารต่อเมื่อมันเกี่ยวข้องกับคุณเท่านั้น หากคุณต้องการ เราสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ได้รับการสื่อสารเพิ่มเติมจากเราที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้หรือข้อเสนอที่คล้ายกัน
โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีความคิดเห็นที่จะช่วยเราในการปรับปรุง แต่ไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องให้ความคิดเห็นแต่อย่างใด เราขอให้คุณโชคดี
ด้วยความนับถือ,
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[ชื่อบริษัทของคุณ]
บทสรุป
การจัดการการตอบกลับที่ "ไม่สนใจ" อย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางอีเมลในระดับมืออาชีพ โดยการใช้แนวทางเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการตอบกลับของคุณจะสุภาพ กระชับ และมีความเป็นมืออาชีพเสมอ เสริมสร้างมารยาทของอีเมลของคุณ ทุกปฏิสัมพันธ์แม้กระทั่งการสิ้นสุดด้วยความไม่สนใจ เป็นโอกาสในการเสริมสร้างชื่อเสียงและปรับปรุงทักษะการเขียนอีเมลของคุณสำหรับผู้เรียน ESL ฝึกฝนเทคนิคเหล่านี้เพื่อเดินทางผ่านสถานการณ์อีเมลต่างๆ อย่างมั่นใจ อย่างที่ Grammarly Business Insights ชี้ให้เห็น มารยาทการเขียนอีเมลในระดับมืออาชีพมีความสำคัญต่อการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่ง
