Thành thạo Báo cáo Phiên họp Điều hành: Hướng dẫn cho người học ESL
Bạn đã từng cảm thấy lạc lối khi cố gắng theo dõi hoặc tóm tắt một cuộc họp cấp cao chưa? Hoặc có thể bạn cần viết về một cuộc họp và chưa biết bắt đầu từ đâu? Trong các môi trường chuyên nghiệp, giao tiếp rõ ràng và súc tích trong nơi làm việc là rất quan trọng. Báo cáo Phiên họp Điều hành là một tài liệu quan trọng ghi lại nội dung chính của các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng. Hướng dẫn này sẽ giúp người học ESL hiểu rõ cấu trúc, ngôn ngữ và mục đích của loại báo cáo này. Việc thành thạo báo cáo này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng viết chuyên nghiệp và đóng góp hiệu quả hơn trong vai trò của mình.
Mục lục
- Báo cáo Phiên họp Điều hành là gì?
- Các thành phần chính của Báo cáo Phiên họp Điều hành
- Ví dụ về ngôn ngữ & Câu mở đầu
- Từ vựng quan trọng cho Báo cáo Phiên họp Điều hành của bạn
- Kết luận
Báo cáo Phiên họp Điều hành là gì?
Một Báo cáo Phiên họp Điều hành là một tài liệu chính thức cung cấp tóm tắt các cuộc thảo luận, quyết định và các công việc cần làm từ một cuộc họp công ty cấp cao. Mục đích chính của nó là giữ các bên liên quan cập nhật thông tin những người không có mặt, hoặc để làm hồ sơ tham khảo sau này. Loại báo cáo này rất quan trọng trong báo cáo kinh doanh, giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong tổ chức. Nó thường được sử dụng sau các cuộc họp hội đồng quản trị, thảo luận của đội ngũ lãnh đạo hoặc các phiên họp chiến lược theo các ngành nghề khác nhau.
Xem thêm: Báo Cáo Hiệu Suất Số Digital Performance Report Cần Biết
Các thành phần chính của Báo cáo Phiên họp Điều hành
Một Báo cáo Phiên họp Điều hành cấu trúc rõ ràng sẽ đảm bảo dễ hiểu và giữ được tính chuyên nghiệp. Mặc dù hình thức có thể khác nhau chút ít, nhưng hầu hết các báo cáo đều gồm các phần chính sau:
- Thông tin tiêu đề: Gồm tiêu đề báo cáo, ngày, giờ và địa điểm họp.
- Thành viên tham dự & Vắng mặt: Danh sách người có mặt và những người được mời nhưng không tham dự.
- Mục tiêu/ Mục đích cuộc họp: Một phát biểu ngắn gọn mô tả mục tiêu chính của cuộc họp.
- Chương trình nghị sự & Thảo luận: Tóm tắt từng điểm đã thảo luận, ghi chú ý kiến chính, thách thức và các quan điểm đưa ra.
- Quyết định đã đưa ra: Ghi lại rõ ràng tất cả các quyết định và thỏa thuận đạt được trong cuộc họp. Đây là phần quan trọng của báo cáo.
- Các công việc cần làm: Những nhiệm vụ cụ thể được giao, bao gồm người phụ trách, việc cần làm và hạn hoàn thành.
- Cuộc họp tiếp theo: Nếu cần, ghi rõ ngày giờ cuộc họp tiếp theo.
Luôn đảm bảo báo cáo của bạn mang phong cách trang trọng, khách quan và không có ý kiến cá nhân hoặc thành kiến. Định dạng chuyên nghiệp giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Xem thêm: Tối Ưu Báo Cáo Kế Hoạch Năm Sử Dụng Mẫu Đơn Giản & Hiệu Quả
Ví dụ về ngôn ngữ & Câu mở đầu
Sử dụng ngôn ngữ chính xác là điều cần thiết để có một Báo cáo Phiên họp Điều hành hiệu quả. Dưới đây là một số câu ví dụ giúp bạn cấu trúc bài viết của mình:
- Mở đầu báo cáo:
- "Cuộc họp bắt đầu lúc [Thời gian] ngày [Ngày] tại [Địa điểm]."
- "Tham dự gồm có [Danh sách các thành viên]."
- "Mục đích chính của cuộc họp này là để thảo luận..."
- Tóm tắt các thảo luận:
- "Các điểm chính được thảo luận bao gồm..."
- "Các mối quan ngại đã được nêu ra liên quan đến [Chủ đề]."
- "Được ghi nhận rằng [Sự kiện]."
- "Sau khi bàn bạc, mọi người đã thống nhất rằng..."
- Nói về quyết định:
- "Mọi thành viên đã nhất trí quyết định [Hành động]."
- "Hội đồng đã phê duyệt [Đề xuất/Kế hoạch]."
- "Đề xuất đã được chấp thuận hoặc từ chối dựa trên lý do..."
- Giao nhiệm vụ:
- "Nhiệm vụ: [Tên] sẽ [Nhiệm vụ] trước [Ngày]."
- "[Tên] phụ trách giám sát [Dự án]."
- "Ban điều hành yêu cầu [Phòng ban] chuẩn bị báo cáo trước [Ngày]."
- Kết thúc báo cáo:
- "Cuộc họp kết thúc lúc [Thời gian]."
- "Các bước tiếp theo sẽ bao gồm [Tóm tắt ngắn các nhiệm vụ cần thực hiện ngay]."
Từ vựng quan trọng cho Báo cáo Phiên họp Điều hành của bạn
Hiểu rõ các thuật ngữ này sẽ giúp bạn nâng cao khả năng viết và hiểu Báo cáo Phiên họp Điều hành hiệu quả hơn.
| Từ khóa | Định nghĩa | Ví dụ câu |
|---|---|---|
| Chương trình nghị sự | Danh sách các mục sẽ được thảo luận trong cuộc họp. | Chương trình nghị sự của cuộc họp điều hành bao gồm các cuộc thảo luận về phân bổ ngân sách và chiến lược thị trường mới. |
| Nhiệm vụ cần làm | Công việc cần hoàn thành, thường kèm thời hạn và người phụ trách. | [Tên] được giao nhiệm vụ nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng trước thứ Hai tới. |
| Quyết nghị | Một quyết định chính thức hoặc biểu đạt ý kiến của nhóm. | Hội đồng đã thông qua một nghị quyết tăng cường đầu tư của công ty vào năng lượng tái tạo. |
| Đồng thuận | Sự thống nhất chung của tất cả mọi người tham dự. | Quyết định tổ chức lại bộ phận được thống nhất bởi tất cả các thành viên ban giám đốc. |
| Các bên liên quan | Người hoặc nhóm có quan tâm hoặc liên quan đến một dự án hoặc doanh nghiệp. | Báo cáo đã nêu rõ tác động của chính sách mới đối với tất cả các bên liên quan chính. |
| Đồng thuận | Sự nhất trí chung của một nhóm người. | Sau một cuộc thảo luận dài, nhóm đã đạt được đồng thuận về hướng đi chiến lược của dự án. |
| Sáng kiến | Một kế hoạch hoặc quy trình mới quan trọng nhằm đạt mục tiêu cụ thể. | Công ty đã ra mắt sáng kiến đa dạng và bao gồm mới trong quý vừa qua. |
| Phân bổ | Dành riêng hoặc phân chia cho mục đích cụ thể. | Quỹ đã được phân bổ cho phòng marketing để thực hiện chiến dịch mới. |
| Giảm thiểu | Làm cho điều gì đó ít nghiêm trọng hoặc khó khăn hơn. | Cần xác định các chiến lược giảm thiểu rủi ro liên quan đến biến động thị trường. |
| Ủy quyền | Lệnh chính thức hoặc chỉ đạo làm gì đó. | Giám đốc điều hành đã giao rõ nhiệm vụ ưu tiên làm hài lòng khách hàng cho nhóm. |
| Chiến lược | Liên quan đến việc xác định các mục tiêu dài hạn hoặc tổng thể. | Cuộc thảo luận tập trung vào kế hoạch chiến lược cho năm tài chính tới. |
| Nghỉ họp | Kết thúc cuộc họp hoặc phiên họp. | Chủ tọa đề nghị nghỉ họp sau khi đã bàn xong tất cả các mục trong chương trình. |
Kết luận
Thành thạo Báo cáo Phiên họp Điều hành là kỹ năng quý giá cho bất kỳ người chuyên nghiệp nào, đặc biệt là người học ESL hướng tới thăng tiến trong sự nghiệp. Các báo cáo này rất quan trọng trong việc báo cáo kinh doanh hiệu quả và duy trì giao tiếp minh bạch trong nơi làm việc. Bằng cách hiểu rõ cấu trúc của chúng, sử dụng tiếng Anh chính thống phù hợp, và vận dụng từ vựng đã học, bạn có thể tạo ra những báo cáo rõ ràng và có ảnh hưởng. Theo Purdue OWL, viết rõ ràng và súc tích là điều cốt yếu cho tất cả các tài liệu chuyên nghiệp, bao gồm cả báo cáo.
Hãy thử viết báo cáo Phiên họp Điều hành của riêng bạn hôm nay! Tập trung tóm tắt một cuộc họp gần đây bạn đã tham gia, chú ý đến độ rõ ràng và nêu bật các quyết định cùng nhiệm vụ cần thực hiện. Việc này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng viết chuyên nghiệp đáng kể.
