Thành Thạo Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp: Hướng Dẫn Của Bạn Để Giao Tiếp Rõ Ràng Tại Nơi Làm Việc
Bạn đã bao giờ rời khỏi một cuộc họp và cảm thấy hơi lạc lối? Hay có thể bạn cần nhớ các quyết định chính và các mục hành động? Đây chính là lúc một Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp trở thành người bạn tốt nhất của bạn. Đây là một công cụ quan trọng cho giao tiếp nơi làm việc hiệu quả, giúp mọi người đi đúng hướng. Học cách viết các tóm tắt rõ ràng, súc tích sẽ nâng cao đáng kể kỹ năng viết chuyên nghiệp và sự tự tin của bạn trong tiếng Anh thương mại.
Mục Lục
- Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp Là Gì?
- Các Thành Phần Chính Của Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp
- Mẫu Ngôn Ngữ & Câu Mở Đầu
- Từ Vựng Chuyên Ngành Cho Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp Của Bạn
- Kết Luận
Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp Là Gì?
Một Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp là một tài liệu chính thức ngắn gọn, nêu rõ các điểm chính đã được thảo luận và các quyết định đã được đưa ra trong một cuộc họp. Mục đích chính của nó là cung cấp một bản ghi rõ ràng cho những người tham dự và những người không thể tham dự. Báo cáo này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ kết quả và các hành động đã được đồng ý.
Các báo cáo này rất cần thiết trong hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ môi trường doanh nghiệp đến các tổ chức phi lợi nhuận, bất cứ khi nào báo cáo kinh doanh về các cuộc thảo luận hoặc quyết định là cần thiết. Chúng rất quan trọng cho việc quản lý dự án, phối hợp nhóm và tính trách nhiệm.
Các Thành Phần Chính Của Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp
Một Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp được cấu trúc tốt tuân theo một định dạng tiêu chuẩn để đảm bảo sự rõ ràng và tính chuyên nghiệp. Thành thạo cấu trúc báo cáo này là chìa khóa cho việc giao tiếp hiệu quả.
- Tiêu Đề/Đầu Đề: Bao gồm tiêu đề cuộc họp, ngày và giờ. Ví dụ: "Cập Nhật Tuần Về Dự Án X - 26 Tháng 10, 2023."
- Người Tham Dự: Liệt kê tất cả người tham gia. Ghi chú những người vắng mặt nếu cần thiết.
- Các Mục Chương Trình/Các Chủ Đề Đã Thảo Luận: Liệt kê ngắn gọn từng chủ đề thuộc chương trình nghị sự của cuộc họp.
- Các Quyết Định Chính: Nêu rõ tất cả các quyết định đã đạt được. Sử dụng dấu đầu dòng để dễ đọc.
- Các Mục Hành Động: Đây là điều rất quan trọng. Liệt kê ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào và đến khi nào. Gán chủ sở hữu và thời hạn để thúc đẩy tính trách nhiệm.
- Các Bước Tiếp Theo/Cuộc Họp Tiếp Theo: Ghi chú bất kỳ kế hoạch tương lai nào hoặc ngày của cuộc họp tiếp theo.
Luôn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong toàn bộ báo cáo của bạn. Tập trung vào sự thật và tránh những ý kiến cá nhân.
Mẫu Ngôn Ngữ & Câu Mở Đầu
Sử dụng tiếng Anh trang trọng và cách diễn đạt rõ ràng rất quan trọng khi viết một Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp. Dưới đây là một số mẫu câu hữu ích để giúp bạn:
- Mở Đầu/Giới Thiệu:
- "Cuộc họp bắt đầu vào lúc [Thời Gian] vào ngày [Ngày]."
- "Báo cáo này tóm tắt những cuộc thảo luận chính từ [Tên Cuộc Họp] diễn ra vào ngày [Ngày]."
- Nêu Quyết Định/Kết Quả:
- "Đã quyết định rằng..."
- "Nhóm đã đạt được sự đồng thuận về..."
- "Đề xuất [hành động] đã được phê duyệt."
- Gán Các Mục Hành Động:
- "[Tên] sẽ [động từ hành động] trước [thời hạn]."
- "Hành động: [Nhiệm vụ] (Chủ sở hữu: [Tên], Hạn chót: [Ngày])."
- "Đã đồng ý rằng [Tên] sẽ chịu trách nhiệm cho [nhiệm vụ]."
- Kết Thúc:
- "Cuộc họp kết thúc vào lúc [Thời Gian]."
- "Các bước tiếp theo bao gồm [hành động] và cuộc họp tiếp theo được lên kế hoạch vào [Ngày]."
Từ Vựng Chuyên Ngành Cho Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp Của Bạn
Để cải thiện tiếng Anh thương mạiviết báo cáo, hãy làm quen với những thuật ngữ thiết yếu này.
| Thuật Ngữ | Định Nghĩa | Câu Ví Dụ |
|---|---|---|
| Chương Trình | Một danh sách các mục sẽ thảo luận trong một cuộc họp. | Chương trình của cuộc họp hội đồng bao gồm các phê duyệt ngân sách và các tuyển dụng mới. |
| Biên Bản | Bản ghi chính thức bằng văn bản của một cuộc họp. | Thư ký đã phân phát biên bản từ cuộc họp nhân viên tuần trước. |
| Mục Hành Động | Một nhiệm vụ hoặc phân công cần được hoàn thành. | Việc chỉnh sửa đề xuất được liệt kê là một mục hành động cho John. |
| Sự Đồng Thuận | Sự đồng ý chung giữa tất cả các thành viên trong một nhóm. | Sau một cuộc thảo luận dài, nhóm đã đạt được sự đồng thuận về thời gian dự án. |
| Cổ Đông | Một cá nhân hoặc nhóm có mối quan tâm hoặc lo ngại về điều gì đó. | Tất cả các cổ đông chính đã được mời để cung cấp phản hồi về chính sách mới. |
| Kết Quả | Một kết quả cụ thể mà phải được sản xuất. | Báo cáo cuối cùng là một kết quả quan trọng cho giai đoạn đầu tiên của dự án. |
| Nghị Quyết | Một quyết định chính thức hoặc biểu hiện ý kiến của một nhóm. | Ủy ban đã thông qua một nghị quyết để tăng cường tài trợ cho marketing. |
| Kết Thúc | Kết thúc một cuộc họp hoặc phiên họp. | Chủ tọa đã quyết định kết thúc cuộc họp sớm do giới hạn thời gian. |
| Theo Dõi | Các hành động tiếp theo được thực hiện sau một cuộc họp hoặc sự kiện. | Một email theo dõi sẽ được gửi với tất cả các mục hành động của cuộc họp. |
| Người Vắng Mặt | Một người không có mặt, đặc biệt là ở một cuộc họp. | Chúng tôi đã ghi chú những người vắng mặt tại đầu cuộc họp. |
| Sự Tham Dự | Hành động có mặt tại một nơi hoặc sự kiện. | Chúng tôi đã có sự tham dự đầy đủ tại cuộc họp khởi động dự án. |
| Điểm Chính | Điểm chính hoặc thông điệp cần nhớ. | Điểm chính từ bài thuyết trình là tầm quan trọng của phản hồi từ khách hàng. |
| Thảo Luận | Quy trình nói chuyện về một cái gì đó để đạt được quyết định. | Cuộc thảo luận tập trung vào chiến lược marketing cho quý tới. |
| Kết Quả | Cách mà một việc diễn ra; một kết quả. | Kết quả tích cực của cuộc thương thảo là một thỏa thuận đối tác mới. |
| Đề Xuất | Một kế hoạch hoặc đề nghị, đặc biệt là một đề nghị chính thức. | Sarah đã trình bày một đề xuất cho một chương trình đào tạo nhân viên mới. |
Kết Luận
Thành thạo Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp là một kỹ năng viết thiết yếu cho bất kỳ chuyên gia nào. Nó đảm bảo sự rõ ràng, trách nhiệm và hỗ trợ giao tiếp nơi làm việc mạnh mẽ. Bằng cách sử dụng cấu trúc, ngôn ngữ và từ vựng chính xác, bạn có thể tạo ra các báo cáo rõ ràng, chuyên nghiệp và vô cùng hiệu quả.
Mẹo Thực Hành: Sau cuộc họp nhóm tiếp theo của bạn, hãy thử viết một tóm tắt Báo Cáo Tóm Tắt Cuộc Họp ngắn của riêng bạn. Tập trung vào việc nắm bắt các điểm chính và các mục hành động. Điều này sẽ giúp bạn nhớ và áp dụng những gì bạn đã học. Hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng tiếng Anh thương mại của bạn ngay hôm nay!
