🎧 Dành cho người mới bắt đầu & trung cấp. Cài MusicLearn!

Cách Làm Chủ Meeting Agenda Report: Hướng Dẫn Dành Cho Chuyên Gia ESL

Bạn đã từng cảm thấy lạc lõng trong một cuộc họp, không rõ mục đích hay kỳ vọng là gì? Hoặc có thể bạn gặp khó khăn trong việc tổ chức suy nghĩ của mình để có một cuộc trao đổi hiệu quả? Làm chủ giao tiếp nơi làm việc là yếu tố then chốt trong mọi môi trường chuyên nghiệp, và một Meeting Agenda Report được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ là bản đồ dẫn đường của bạn. Hướng dẫn này sẽ giúp người học ESL hiểu cấu trúc, ngôn ngữ và tầm quan trọng của một bảng chương trình họp hiệu quả, đảm bảo các buổi họp của bạn luôn rõ ràng và định hướng mục tiêu.

Meeting Agenda Report

Mục Lục

Meeting Agenda Report là gì?

Một Meeting Agenda Report là tài liệu chính thức liệt kê các chủ đề, mục tiêu và cấu trúc cho một buổi họp đã lên kế hoạch trước. Nó đóng vai trò là bản hướng dẫn cho người tham dự, giúp mọi người hiểu rõ mục đích cuộc họp và những nội dung sẽ được bàn luận. Báo cáo này giúp các cuộc trao đổi đi đúng trọng tâm, tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi điểm quan trọng đều được đề cập tới. Nó được sử dụng ở hầu hết ngành nghề, từ phòng họp doanh nghiệp lớn đến các nhóm làm việc nhỏ, bất cứ khi nào cần một cuộc thảo luận có định hướng. Kỹ năng viết báo cáo quan trọng này sẽ cải thiện đáng kể khả năng báo cáo kinh doanh tổng thể.

Xem thêm: Làm Chủ Expense Breakdown Report Hướng Dẫn Cho Người Dùng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Các Thành Phần Chính của Meeting Agenda Report

Một Meeting Agenda Report chuyên nghiệp thông thường bao gồm các mục sau:

  • Tiêu đề: Phần này cung cấp thông tin cơ bản như tên cuộc họp, ngày, giờ và địa điểm. Cũng liệt kê tên những người tham dự và các trường hợp xin phép vắng mặt.
  • Mục đích/Mục tiêu: Một câu ngắn gọn, rõ ràng về những gì cuộc họp hướng tới. Điều này giúp việc viết chuyên nghiệp luôn tập trung và định hướng thảo luận.
  • Các mục thảo luận: Danh sách đánh số các chủ đề sẽ đề cập. Mỗi mục nên có mô tả ngắn và ước lượng thời gian. Thường nên chỉ định một người phụ trách từng mục.
  • Các việc còn lại từ cuộc họp trước: Liệt kê vắn tắt các nhiệm vụ hoặc quyết định từ lần họp trước còn tồn đọng hoặc cần theo dõi. Điều này bảo đảm tính liên tục và trách nhiệm.
  • Vấn đề mới/Khác (AOB): Một phần nhỏ dành cho các chủ đề mới không có trong chương trình chính. Thường là những điểm cần giải quyết nhanh, không cần bàn luận sâu.
  • Bước tiếp theo/Quyết định: Chỗ ghi chú những quyết định quan trọng hoặc nhiệm vụ giao ngay trong buổi họp. Phần này có thể ngắn gọn, chỉ tóm tắt kết quả.

Việc duy trì giọng văn chuyên nghiệp và định dạng đồng nhất là điều cần thiết cho sự rõ ràng và hiệu quả.

Xem thêm: Thành Thạo Revenue Growth Report Hướng Dẫn Tiếng Anh Kinh Doanh

Ngôn Ngữ Mẫu & Khởi Đầu Câu

Việc sử dụng đúng các cụm từ tiếng Anh thương mại khiến cho Meeting Agenda Report của bạn trở nên rõ ràng và hiệu quả cho mọi người tham gia.

  • Đối với Mục tiêu: Dùng ngôn ngữ trực tiếp.
    • "The primary objective of this meeting is to discuss..."
    • "This meeting aims to decide on..."
    • "We will focus on reviewing..."
  • Đối với Các Mục Thảo Luận: Cụ thể và phân công trách nhiệm rõ ràng.
    • "Item 1: Review of Q3 Sales Figures (15 min) - Lead: [Name]"
    • "Discussion point: Brainstorming new marketing strategies."
    • "Decision required: Approval of budget proposal."
  • Đối với Các Việc của Cuộc Họp Trước: Bảo đảm việc theo dõi.
    • "Follow-up on marketing campaign launch (Action: Sarah)"
    • "Review of vendor contracts (Action: John)"
  • Kết luận: Nêu rõ kỳ vọng kết quả.
    • "Expected outcome: A clear decision on..."
    • "Next steps: Prepare a proposal based on today's discussion."

Từ Vựng Chủ Chốt Cho Meeting Agenda Report

Hiểu các thuật ngữ cụ thể sẽ nâng cao kỹ năng báo cáo kinh doanh và giao tiếp nơi làm việc của bạn.

Thuật ngữĐịnh nghĩaVí dụ câu
AgendaDanh sách các mục sẽ bàn trong cuộc họp.Please review the meeting agenda before you arrive.
ObjectiveMục tiêu mà cuộc họp hướng tới.The main objective of the meeting is to finalize the project timeline.
Action ItemNhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể cần hoàn thành.Assigning action items ensures everyone knows their responsibilities.
Lead PersonNgười chịu trách nhiệm thuyết trình hoặc dẫn dắt một chủ đề.Sarah will be the lead person for the budget discussion.
MinutesBiên bản chính thức ghi lại nội dung cuộc họp.The meeting minutes will be circulated by end of day tomorrow.
FacilitatorNgười hỗ trợ nhóm làm việc hiệu quả hơn.The team leader will act as a facilitator to keep the discussion focused.
AOB"Any Other Business"; các vấn đề ngoài chương trình chính.Please raise any AOB at the end of the meeting.
ConsensusSự đồng thuận của tất cả các thành viên.We aim to reach a consensus on the new policy by the end of the meeting.
DeliverableKết quả cụ thể/bàn giao của dự án hoặc nhiệm vụ.The main deliverable from this meeting is a revised project plan.
PrioritizeSắp xếp các mục theo thứ tự quan trọng.We need to prioritize the most critical tasks on the agenda.
AdjournKết thúc cuộc họp hoặc một phiên làm việc.The chairperson decided to adjourn the meeting early due to time constraints.
StakeholderNgười có mối quan tâm/liên quan đến vấn đề nào đó.All key stakeholders should be invited to the review meeting.

Kết Luận

Meeting Agenda Report không chỉ là một danh sách; nó là công cụ thiết yếu cho giao tiếp nơi làm việc hiệu quả và viết chuyên nghiệp. Việc trình bày rõ ràng các chủ đề, mục tiêu và phân công trách nhiệm sẽ giúp các cuộc họp của bạn hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn. Làm chủ kỹ năng viết báo cáo này sẽ nâng cao đáng kể sự tự tin và khả năng làm việc trong môi trường tiếng Anh thương mại. Theo Purdue OWL, phát triển kỹ năng viết tốt là điều then chốt cho mọi hình thức giao tiếp chuyên nghiệp, bao gồm các báo cáo chính thức như meeting agenda. Hãy thử viết một Meeting Agenda Report cho buổi họp nhóm hoặc đánh giá dự án tiếp theo của bạn ngay hôm nay!

List Alternate Posts

EnglishItalianPortugueseSpanishChineseJapaneseIndonesianRussianGermanThaiKoreanFrenchArabicTurkishDutch