Làm chủ Báo cáo Phân tích Ngân sách: Hướng dẫn cho Tiếng Anh doanh nghiệp
Bạn có từng cảm thấy lạc lõng khi các số liệu tài chính bay quanh trong các cuộc họp? Hiểu và tạo ra một Báo cáo Phân tích Ngân sách là một kỹ năng quan trọng trong thế giới kinh doanh. Hướng dẫn này sẽ giúp những người học ESL như bạn làm chủ tài liệu thiết yếu này. Nó cực kỳ quan trọng cho việc giao tiếp rõ ràng trong môi trường công sở và thành công chuyên nghiệp. Sau cùng, bạn sẽ tự tin hơn khi tự làm báo cáo Báo cáo Phân tích Ngân sách của riêng mình.
Mục lục
- Báo cáo Phân tích Ngân sách là gì?
- Các thành phần chính của Báo cáo Phân tích Ngân sách
- Ngôn ngữ mẫu & Câu bắt đầu
- Từ vựng quan trọng cho Báo cáo Phân tích Ngân sách của bạn
- Kết luận
Xem thêm: Business Alignment Report Hiểu rõ Vai trò và Cách viết hiệu quả
Báo cáo Phân tích Ngân sách là gì?
Báo cáo Phân tích Ngân sách là một tài liệu so sánh hiệu quả tài chính dự kiến của tổ chức (ngân sách) với hiệu quả tài chính thực tế. Mục đích chính của nó là để nhận diện các chênh lệch, được gọi là "biến động". Những báo cáo này giúp doanh nghiệp hiểu được nơi chi tiêu hoặc thu nhập khác so với dự kiến. Điều này cho phép đưa ra quyết định sáng suốt. Bạn sẽ thường thấy các báo cáo này trong các phòng tài chính, quản lý dự án và vận hành. Chúng rất quan trọng để theo dõi sức khỏe tài chính và đảm bảo trách nhiệm giải trình.
Xem thêm: Làm Chủ Expense Breakdown Report Hướng Dẫn Cho Người Dùng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
Các thành phần chính của Báo cáo Phân tích Ngân sách
Một Báo cáo Phân tích Ngân sách có cấu trúc rõ ràng, giúp dễ đọc và chuyên nghiệp. Dưới đây là các phần tiêu chuẩn:
- Tóm tắt Thực thi: Tổng quan ngắn gọn về các phát hiện chính, biến động, và khuyến nghị của báo cáo. Phần này phải súc tích, dễ hiểu.
- Giới thiệu: Nêu mục đích và phạm vi của báo cáo. Đề cập thời kỳ mà phân tích ngân sách bao gồm.
- Phương pháp / Nguồn dữ liệu: Giải thích cách thu thập và phân tích dữ liệu. Đề cập nguồn gốc các số liệu ngân sách và chi phí thực tế.
- Phát hiện và Phân tích: Đây là phần trung tâm. Trình bày so sánh giữa các số liệu dự kiến và thực tế. Nhấn mạnh các biến động lớn và giải thích nguyên nhân. Sử dụng bảng và biểu đồ rõ ràng.
- Khuyến nghị: Đề xuất các hành động cụ thể dựa vào phân tích. Có thể bao gồm điều chỉnh ngân sách tương lai, phân bổ lại quỹ, hoặc cải thiện kiểm soát chi tiêu.
- Kết luận: Tóm tắt các điểm chính và nhấn mạnh các ý chính rút ra từ phân tích.
- Phụ lục (tùy chọn): Bao gồm các báo cáo tài chính chi tiết, biểu đồ hoặc dữ liệu bổ sung có thể quá dài cho phần chính.
Việc duy trì giọng chuyên nghiệp và định dạng nhất quán xuyên suốt là điều cần thiết.
Ngôn ngữ mẫu & Câu bắt đầu
Sử dụng các cụm từ phù hợp sẽ giúp Báo cáo Phân tích Ngân sách của bạn rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.
- Giới thiệu báo cáo:
- "Báo cáo này trình bày một báo cáo phân tích ngân sách toàn diện cho [Dự án/Bộ phận/Kỳ] của [Năm]."
- "Mục đích của báo cáo là phân tích hiệu quả tài chính so với ngân sách đã duyệt cho [Thời kỳ]."
- Phân tích biến động:
- "Chi tiêu trong [Danh mục] vượt ngân sách [Số tiền/Tỷ lệ]% do [Lý do]."
- "Doanh thu thấp hơn dự kiến [Số tiền/Tỷ lệ]% chủ yếu vì [Yếu tố]."
- "Một biến động đáng kể được quan sát trong [Lĩnh vực], lên đến [Số tiền]."
- "Sự chênh lệch này có thể bắt nguồn từ [Nguyên nhân]."
- Đưa ra khuyến nghị:
- "Chúng tôi đề xuất phân bổ lại [Số tiền] từ [Danh mục A] sang [Danh mục B] để bù đắp khoản thiếu hụt."
- "Để hạn chế chi tiêu quá mức trong tương lai, xem xét việc thực hiện [Hành động]."
- "Nên xem xét lại [Quy trình] để đảm bảo tuân thủ ngân sách tốt hơn."
- Kết luận:
- "Tổng thể, hiệu quả ngân sách cho thấy xu hướng [Tích cực/Tiêu cực]."
- "Phân tích này cung cấp những hiểu biết quan trọng cho kế hoạch tài chính trong tương lai."
Từ vựng quan trọng cho Báo cáo Phân tích Ngân sách của bạn
Hiểu những thuật ngữ này rất cần thiết để làm báo cáo kinh doanh hiệu quả và nâng cao viết chuyên nghiệp của bạn.
| Thuật ngữ | Định nghĩa | Ví dụ câu |
|---|---|---|
| Ngân sách | Ước lượng thu nhập và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. | Ngân sách hàng năm đã được duyệt sau nhiều lần chỉnh sửa. |
| Biến động | Sự chênh lệch giữa số thực tế và số dự kiến trong ngân sách. | Biến động tích cực trong doanh số đã đem lại lợi nhuận cao hơn mong đợi. |
| Chi tiêu | Hành động hoặc số tiền đã chi tiêu. | Chi phí bất ngờ cho thiết bị ảnh hưởng lợi nhuận của dự án. |
| Doanh thu | Tổng thu nhập từ hoạt động kinh doanh bình thường. | Doanh thu của công ty tăng 10% trong quý vừa qua. |
| Dự báo | Dự đoán hiệu quả tài chính hoặc xu hướng tương lai. | Dự báo doanh số cho quý tới khá lạc quan. |
| Thực tế | Các khoản chi tiêu hoặc thu nhập thực tế, khác với dự toán. | Chúng tôi so sánh thực tế với ngân sách để xác định xu hướng chi tiêu. |
| Phân bổ | Quá trình phân phối nguồn lực hoặc quỹ cho mục đích cụ thể. | Phân bổ ngân sách cho marketing bị cắt giảm trong năm nay. |
| Thâm hụt | Số tiền chi tiêu vượt quá thu nhập. | Công ty gặp thâm hụt ngân sách do tăng chi phí vận hành. |
| Ưu đãi (dư) | Số tiền còn lại sau khi đáp ứng yêu cầu. | Một khoản dư ngân sách đã giúp công ty đầu tư vào công nghệ mới. |
| Dự kiến | Ước tính hoặc dự báo kết quả trong tương lai dựa trên dữ liệu hiện có. | Dự đoán tài chính của chúng tôi cho thấy tăng trưởng đều đặn trong 5 năm tới. |
| Sai lệch | Sự không phù hợp hoặc tương đồng giữa hai hoặc nhiều dữ kiện. | Có sự sai lệch giữa tồn kho ghi nhận và kiểm kê thực tế. |
| Tài khóa (fiscal) | Liên quan đến nguồn thu của chính phủ, đặc biệt thuế. | Năm tài chính mới bắt đầu vào tháng 1. |
| Chi phí chung (Overhead) | Chi phí doanh nghiệp liên tục không trực tiếp liên quan đến sản phẩm. | Tiền thuê và điện nước là các chi phí chung lớn của công ty. |
| Các bên liên quan | Người hoặc nhóm có lợi ích hoặc quan tâm đến hoạt động kinh doanh. | Báo cáo phân tích ngân sách đã được trình bày cho tất cả các bên liên quan chính. |
| Và lý do chính đáng | Một lý do hợp lý cho điều gì đó; bằng chứng chứng minh phát biểu đúng. | Quản lý đã cung cấp lý do chi tiết cho chi tiêu thêm dự án. |
Kết luận
Làm chủ Báo cáo Phân tích Ngân sách sẽ nâng cao kỹ năng tiếng Anh kinh doanh và viết chuyên nghiệp của bạn đáng kể. Nó thể hiện khả năng hiểu và truyền đạt sức khỏe tài chính. Loại báo cáo này rất cần thiết cho hầu hết các vị trí trong môi trường chuyên nghiệp. Theo Purdue OWL, các báo cáo thường "cung cấp thông tin khách quan và phân tích" để hỗ trợ ra quyết định.
Mẹo luyện tập: Tìm báo cáo năm của một công ty công khai trực tuyến. Tìm phần liên quan đến hiệu quả tài chính. Cố gắng xác định số liệu dự kiến và thực tế.
Hãy thử viết Báo cáo Phân tích Ngân sách của riêng bạn ngày hôm nay, dựa trên ngân sách cá nhân đơn giản!
