如何撰写 Brainstorming Invitation 邮件

难以召集团队进行创意会议？一封精心编写的 Brainstorming Invitation 邮件 是你迈向成功的第一步。这类专业邮件为协作奠定基础，并确保每个人都能做好准备。掌握这一技能对于在职场中高效使用英文沟通至关重要。本指南将带你了解必要的结构、词汇，并提供清晰的实例，帮助你写出能带来实际成效的邀请函。

Image: A team collaborating around a whiteboard, illustrating the purpose of a Brainstorming Invitation Email

目录

Brainstorming Invitation 邮件的结构

清晰的结构是高效 Brainstorming Invitation 邮件 的关键。它能确保你的信息被理解，并让收件人获得所有必要的信息。将其分为四个主要部分，可以帮助你每次都写出完美的邀请函。

1. 主题行

主题行是同事看到的第一句话。它必须清晰简练。一个强有力的主题行能大大提升你的邮件被立即打开的可能性。

  • 公式：Brainstorming Session: [项目/主题名称] 或 Invitation to Brainstorm: [项目/主题名称]
  • 示例：Brainstorming Session: Q3 Marketing Campaign

2. 称呼

问候语决定整体基调。选择与收件人关系及公司文化相匹配的称呼。

  • 正式： 对于范围更广、较为正式的通知，可以使用“Dear Team,” 或 “Dear [部门名称],”
  • 非正式： 对于小型、关系紧密的团队，可用“Hi Team,” “Hi Everyone,” 或 “Hello [姓名],”

3. 正文

邮件正文包含最核心的信息。让我们逐段拆解以便理解。

  • 开头： 明确说明邮件目的，直截了当。例如：“I am writing to invite you to a brainstorming session to discuss our new mobile app interface.”

  • 关键信息： 这是最关键的部分。需提供所有组织信息。头脑风暴会议的目标是促进协作。根据 Cambridge Dictionary，协作是“两人或多人一起为创造或实现同一个目标而工作”的情境。你的邮件应当促进这一点。

    • 主题： 本次讨论的是什么内容？
    • 目标： 希望实现什么？（如：“to generate 10-15 new feature ideas”）
    • 日期与时间： 需具体明确（如：“Wednesday, October 26th, from 2:00 PM to 3:00 PM”）。
    • 地点： 是会议室还是线上会议？如为线上请提供链接。
    • 议程（可选但推荐）： 简要大纲可帮助成员提前准备。

  • “请求”或重点： 明确说明你的需求。通常是出席和准备。例如：“Please come prepared to share your initial thoughts and ideas.”

  • 结束语： 以积极、充满期待的语句收尾。例如：“I look forward to collaborating with you all,” 或 “Excited to hear your creative solutions.”

4. 结尾与签名

以礼貌用语收尾你的专业邮件。

  • 结尾： 可使用类似 “Best regards,” “Sincerely,” “Thank you,” 或 “All the best,” 的语句。
  • 签名： 包括你的全名、职位和公司信息。也可以附加联系电话或 LinkedIn 个人主页链接。

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核心词汇

使用合适的词汇能让你的邀请更加专业与引人注意。以下是一些能提升 ESL 学生邮件写作能力的核心表达。

词汇含义举例
Generate ideas产生或创造许多新的想法或概念。"Our goal is to generate ideas for the new website design."
Collaborate on与他人共同参与一个项目。"We need to collaborate on the upcoming project proposal."
Kick-start启动一个过程或活动。"This meeting will kick-start our planning for the next quarter."
Pool our thoughts把所有人的想法汇集到一起，形成集体的观点。"Let's pool our thoughts to find the best solution."
Proposed agenda建议要讨论的话题列表。"Please review the proposed agenda before the meeting."
Constructive feedback有用的、旨在帮助或改进的建议。"We encourage everyone to provide constructive feedback."
Think outside the box富有创造性和非常规地思考问题。"For this campaign, we need to think outside the box."
Objective主要的目标或宗旨。"The objective of this session is to finalize the tagline."

閱讀更多: 如何编写项目计划审查请求Project Plan Review Request电子邮件

邮件范例

下面是一份完整的模板，可供你根据实际情况调整。使用模板是练习英文邮件写作的好方法。

注： 该模板非常适合给直属团队或经常合作的同事发出的半正式邀请，内容清晰友好且信息齐全。

Subject: Brainstorming Session: New "Project Alpha" Features

Hi Team,

I'm writing to invite you to a brainstorming session focused on "Project Alpha." The primary objective is to generate innovative feature ideas for the next development cycle.

Please join us on: Date: Friday, November 4th Time: 10:00 AM - 11:00 AM Location: Conference Room 3 (or via this Zoom link: [Insert Link])

Our main goal is to pool our thoughts and create a list of potential features that will add significant value for our users. Please come prepared to share any initial ideas or insights you may have.

I'm looking forward to collaborating with all of you.

Best regards,

John Doe Project Manager Innovate Corp.

閱讀更多: 如何撰写每周Weekly Status Update Email：结构、词汇与范例

结语

撰写高效的 Brainstorming Invitation 邮件 是提升团队协作和工作效率的有用技能。只要遵循清晰的结构、运用准确词汇并保持职业语气，就能确保你的邀请取得良好效果。多加练习，逐步适应自己的风格和所在职场环境，你的英文沟通能力就会不断提升。马上试试这些建议吧！

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