كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة بشأن مهمة متأخرة
قد يكون كتابة بريد إلكتروني لمتابعة مهمة متأخرة أمرًا صعبًا. عليك أن تكون حازمًا بشأن الموعد النهائي، ولكن في نفس الوقت تحافظ على علاقة عمل إيجابية. إتقان كتابة هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية أمر ضروري لإدارة المشاريع بشكل فعال. سيوضح لك هذا الدليل كيفية كتابة تذكير مهذب يحقق النتائج، باستخدام هيكل واضح، ومفردات أساسية، ونبرة مهنية. سنساعدك على تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني لمتعلمي اللغة الإنجليزية والمهنيين على حد سواء، مما يضمن فهم رسالتك والعمل بها.
جدول المحتويات
هيكلية بريد المتابعة بشأن مهمة متأخرة
البريد الإلكتروني ذو الهيكل الجيد يكون واضحًا وسهل المتابعة. تقسيم Overdue Task Follow-up Email إلى هذه المكونات الأربعة يضمن أن تكون رسالتك مهنية وفعالة، ويحسن من تواصلك باللغة الإنجليزية.
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلم، لذلك يجب أن يكون واضحًا ومباشرًا. السطر الجيد يزيد من فرصة فتح البريد بسرعة.
- الصيغة:
Follow-up: [اسم المهمة]أوReminder: [اسم المهمة] - Due [تاريخ الاستحقاق الأصلي] - سبب الفاعلية: يوضح فورًا للمستلم محتوى البريد، ويضبط نبرة رسمية منذ البداية.
2. التحية
تحية البريد تحدد نبرة الرسالة. اختر تحية تناسب علاقتك بالمستلم وثقافة مكان العمل.
- رسمية: استخدم "السيد/السيدة [اسم العائلة]،" عند الكتابة لشخص لا تعرفه جيدًا أو في منصب أعلى بكثير.
- نصف رسمية/غير رسمية: "مرحبًا [الاسم الأول]،" أو "أهلاً [الاسم الأول]،" غالبًا مقبولة مع الزملاء الذين تعمل معهم بانتظام.
3. جسم الرسالة
هنا تذكر هدفك من البريد. حافظ على الفقرات قصيرة ومركزة.
- افتتاحية: ابدأ بجملة افتتاحية مهذبة وودية. اذكر سبب كتابتك مباشرة. على سبيل المثال: "I hope you're having a productive week. I'm writing to gently follow up on the status of [Task Name]."
- تفاصيل أساسية: اذكر المهمة وتاريخ استحقاقها الأصلي بوضوح. وفقًا لـ Cambridge Dictionary، تعني كلمة "overdue" أنها لم تنجز في الوقت المتوقع. يمكنك القول: "The deadline for this task was last Friday, [Date]."
- النقطة الرئيسية أو الطلب: حدد ما تحتاجه بوضوح. قد يكون ذلك تحديثًا عن الوضع، أو تاريخ إكمال تقديري، أو المهمة مكتملة نفسها. صِغ ذلك كسؤال: "Could you please provide an update on your progress?"
- تعليقات ختامية: اختم جسم الرسالة بدعم وتشجيع. قدم عرضًا للمساعدة لإظهار روح الفريق. على سبيل المثال: "Please let me know if you are facing any challenges or if there is anything I can do to support you."
4. الختام والتوقيع
اختم بريدك الإلكتروني بطريقة مهنية. هذا يعزز مصداقيتك ويعرض بيانات تواصلك.
- عبارات الختام: استخدم عبارات ختامية مهنية مثل "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام"، "مع أطيب التحيات"، "شكراً جزيلاً".
- التوقيع: ينبغي أن يتضمن التوقيع اسمك الكامل، المسمى الوظيفي، الشركة، ورقم الهاتف.
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي: Scope Change Announcement
المفردات الأساسية
استخدام العبارات المناسبة أمر أساسي عند كتابة تذكير مهذب. الجدول التالي يتضمن مفردات أساسية لأي بريد متابعة، لمساعدتك على الظهور بمظهر طبيعي ومهني.
| المفردات | المعنى | المثال |
|---|---|---|
| A gentle reminder | طريقة مهذبة لتذكير شخص بشيء نسيه. | "This is just a gentle reminder about the report due today." |
| Follow up on | متابعة حالة شيء أو الحصول على مزيد من المعلومات. | "I'm writing to follow up on the task assigned last week." |
| Status update | تقرير عن التقدم الحالي لمهمة أو مشروع. | "Could you please provide a status update on the project?" |
| The deadline was... | ذكر موعد الانتهاء الذي كان من المفترض إكمال العمل فيه. | "The deadline for the initial draft was last Monday." |
| Is there anything I can do...? | عرض مهذب للمساعدة وإظهار روح التعاون. | "Is there anything I can do to help you meet the new deadline?" |
| This is blocking... | شرح أن التأخير يعيق تقدم أعمال أخرى. | "This delay is blocking the next phase of the project." |
| Any roadblocks? | طريقة ودية للسؤال إن كان أحدهم يواجه صعوبات أو مشاكل. | "Are you facing any roadblocks with the task? Please let me know." |
| Looking forward to hearing from you | عبارة شائعة مهذبة لإنهاء بريد إلكتروني عند انتظار الرد. | "I'm looking forward to hearing from you soon." |
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني مهني لجدول أعمال الاجتماع (Meeting Agenda)
مثال على بريد إلكتروني
إليك نموذج كامل يمكنك تعديله. هذا المثال مثالي للتذكير الأول؛ فهو مهذب ومحترف وليس تصادميًا.
ملاحظة: استخدم هذا النموذج عندما تتأخر المهمة يومًا أو يومين. يحافظ على نبرة إيجابية وداعمة مع توضيح الحاجة لتحديث حول المهمة المتأخرة.
Subject: Follow-up: Social Media Content Calendar
Hi Alex,
I hope you're having a good week.
This is a gentle reminder that the Social Media Content Calendar for Q4 was due last Friday, October 27th. The marketing team needs it to schedule upcoming posts.
Could you please provide a quick status update? Please let me know if you are facing any roadblocks or need any support from my end.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Sarah Chen Project Manager Innovate Inc.
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني لدعوة Brainstorming لإنشاء عصف ذهني ناجح
الخلاصة
كتابة Overdue Task Follow-up Email فعّال مهارة ثمينة في أي بيئة مهنية. السر هو أن تكون واضحًا ومباشرًا مع الحفاظ على نبرة مهذبة وداعمة. عليك ذكر المعلومات الضرورية، تقديم المساعدة، واستخدام لغة مهنية. وكأي جزء من كتابة بريد إلكتروني بالإنجليزية، الممارسة ضرورية. باستخدام الهيكل والمفردات من هذا الدليل، يمكنك كتابة رسائل تذكير بثقة تحقق نتائج إيجابية وتقوي علاقاتك المهنية. استمر في التدريب وستتقن هذا النوع المهم من التواصل.