كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لرفض حضور اجتماع
تعلم كيفية رفض دعوة اجتماع بأدب هو جزء مهم من مهارات التواصل المهني. يُظهر بريد Meeting Declination Email المكتوب بإتقان احترامك لوقت منظم الاجتماع ويساعد في الحفاظ على علاقات عمل إيجابية. سيوضح لك هذا الدليل الخطوات الدقيقة لرفض دعوة بأسلوب لائق. سنغطي الهيكل الأساسي، والمفردات الرئيسية، مع تقديم نموذج واضح لمساعدتك على إتقان هذه المهارة المهمة في كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، مما يضمن أن تظهر دائمًا بمظهر محترف ومراعٍ للآخرين.
جدول المحتويات
هيكل بريد Meeting Declination Email
كتابة بريد Meeting Declination Email مهذب وفعّال أمر سهل عند اتباعك لهيكل واضح. كل عنصر يلعب دورًا مهمًا في نقل رسالتك باحترام ووضوح.
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلم. يجب أن يكون واضحًا ومباشرًا حتى يفهم الغرض من البريد فورًا. سطر الموضوع الغامض قد يسبب الارتباك.
الصيغة: للوضوح، قم بالرد مباشرة على الدعوة الأصلية. هكذا يتم الحفاظ على عنوان الموضوع الأصلي (مثل، "Re: Marketing Strategy Meeting"). أو يمكنك كتابة عنوان جديد مثل "Unable to attend: [Meeting Name]".
2. التحية
تحيتك تحدد نبرة الرسالة. اختر تحية تتناسب مع علاقتك بالمرسل. هذا يعكس الوعي والاحترام، وهما عنصران أساسيان في التواصل المهني.
- رسمية: استخدم "السيد/السيدة [اسم العائلة]" عند الكتابة إلى زميل أقدم أو شريك خارجي أو شخص لا تعرفه جيدًا.
- غير رسمية: استخدم "مرحبًا [الاسم الأول]" أو "أهلًا [الاسم الأول]" إذا كانت علاقتك بالمرسل ودية وقريبة.
3. جسم البريد
يحتوي جسم البريد الإلكتروني على الرسالة الأساسية. ينبغي أن يكون مختصرًا ومنظمًا في عدة فقرات قصيرة.
- الافتتاحية: ابدأ بشكر الشخص على الدعوة. ثم صرح مباشرة ولكن بلطف بأنك غير قادر على الحضور.
- التفاصيل الرئيسية: قدّم سببًا مختصرًا لرفض الدعوة. لست بحاجة لشرح طويل. عبارات بسيطة مثل "لدي تعارض في المواعيد" أو "لدي ارتباط سابق" كافية. المقصود بارتباط سابق هو وجود موعد محدد مسبقًا. بحسب Cambridge Dictionary، الالتزام هو شيء يجب عليك فعله ويستهلك من وقتك. هذا الوضوح يساعد في بناء الثقة.
- النقطة الرئيسية أو ما تطلبه: أظهر اهتمامك بنتيجة الاجتماع. يمكنك طلب محضر الاجتماع، أو تقديم مدخلاتك مسبقًا، أو اقتراح وقت بديل إذا كان حضورك ضروريًا.
- خاتمة: اختتم جسم البريد بجملة إيجابية تنم عن تطلع للمستقبل، مثل "آمل أن ينجح الاجتماع" أو "أتطلع لسماع نتائج الاجتماع".
4. الخاتمة والتوقيع
أنهِ بريدك بطريقة احترافية. هذا يعزز النبرة المحترمة التي أنشأتها في الرسالة.
- عبارة الخاتمة: استخدم عبارات ختامية مهذبة مثل "مع أطيب التحيات،" "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،" "مع خالص التحية،" أو "كل التوفيق،".
- التوقيع: ادرج اسمك الكامل، ولقبك، واسم الشركة. هذا يزود المستلم بكل المعلومات اللازمة عنك.
Read more: كيف تكتب بريد إلكتروني واضح لـ Meeting Action Items بفاعلية
المفردات الأساسية
استخدام العبارات الصحيحة ضروري للحفاظ على نبرة مهذبة واحترافية. فيما يلي بعض المفردات المفتاحية لبريد Meeting Declination Email الخاص بك.
| المفردة | المعنى | المثال |
|---|---|---|
| Appreciate the invitation | طريقة مهذبة لشكر شخص على الدعوة. | "Thank you for the kind invitation, I truly appreciate the invitation." |
| Unfortunately, I am unable to attend | عبارة رسمية وواضحة لإبلاغ شخص بتعذر حضورك. | "Unfortunately, I am unable to attend the meeting scheduled for Tuesday." |
| Scheduling conflict | حالة وجود موعدين أو أكثر في نفس الوقت. | "I will not be able to join as I have a scheduling conflict at that time." |
| Prior commitment | موعد أو التزام تم تحديده قبل استلام هذه الدعوة الجديدة. | "Due to a prior commitment, I must decline the invitation." |
| My apologies for any inconvenience | طريقة رسمية للاعتذار إذا سبب غيابك مشكلة للآخرين. | "My apologies for any inconvenience this may cause the team." |
| Please keep me in the loop | طريقة غير رسمية تطلب من شخص إعلامك بآخر المستجدات. | "Although I can't attend, please keep me in the loop on any decisions made." |
| Suggest an alternative time | اقتراح موعد أو تاريخ آخر للاجتماع. | "My schedule is open on Friday morning if you would like to suggest an alternative time." |
| Hope the meeting goes well | عبارة ختامية لطيفة تتمنى فيها النجاح للحاضرين بالاجتماع. | "I wish you the best and hope the meeting goes well!" |
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب ملاحظات احترافي - Feedback Request
مثال على البريد الإلكتروني
فيما يلي قالب يمكنك تعديله. هذا المثال مناسب للاعتذار عن حضور اجتماع مع زميل أو مدير بسبب تعارض في جدولك، مع إظهار رغبتك في المشاركة أو متابعة ما تم في الاجتماع.
ملاحظة: استخدم هذا القالب إذا لم تتمكن من الحضور بسبب ارتباط مسبق ولكنك لا تزال مهتمًا بموضوع الاجتماع وترغب في البقاء على اطلاع.
Subject: Re: Q3 Project Planning Session
Dear [Sender's Name],
Thank you very much for the invitation to the Q3 Project Planning Session next Wednesday.
Unfortunately, I am unable to attend as I have a prior commitment at that time that cannot be rescheduled.
My apologies for any inconvenience this may cause. I am very interested in the project's direction, so please let me know if there is anything I can contribute beforehand. I would also appreciate it if you could share the meeting notes with me afterward.
I hope the meeting goes well and look forward to catching up on the outcomes.
Best regards,
[Your Name]
[Your Title]
الخاتمة
معرفة كيفية رفض دعوة اجتماع بأدب مهارة قيمة لأي محترف، خاصة لمتعلمي الإنجليزية الذين يهدفون لتحقيق الطلاقة في التواصل في بيئة العمل. باستخدام هيكل واضح ولغة محترمة، يمكنك الحفاظ على علاقات قوية وإظهار تقديرك لوقت الآخرين. لا تتردد في الممارسة. كلما استخدمت هذه النماذج والعبارات أكثر، تحسنت في كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية وزادت ثقتك في تواصلك المهني. عدّل رسائلك وكن دائمًا واضحًا ولبقًا.