كيفية كتابة بريد إلكتروني لتذكير ما قبل الاجتماع
يعد إرسال بريد إلكتروني واضح ولطيف لتذكير ما قبل الاجتماع جزءًا أساسيًا من التواصل المهني باللغة الإنجليزية. فهو يضمن أن يكون الجميع مستعدين ويتذكرون التفاصيل ويحضرون الاجتماع في الوقت المحدد. تعتبر هذه المهارة ضرورية لمتعلمي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية الذين يسعون لتحسين مهارات الكتابة في الأعمال. سيوضح لك هذا الدليل كيفية صياغة بريد تذكيري فعال يحافظ على نبرة مهنية ويساعد اجتماعاتك على السير بسلاسة.
جدول المحتويات
هيكل بريد تذكير ما قبل الاجتماع
يكون البريد الإلكتروني المنظم جيدًا سهل القراءة والفهم. اتباع تنسيق معياري يضمن أنك تدرج جميع المعلومات اللازمة، وهو جزء أساسي من آداب البريد الجيد.
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلم، لذلك يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا. الهدف منه هو إعلام القارئ بمحتوى البريد فورًا.
- الصيغة:
Reminder: [Meeting Title] on [Date]أوMeeting Reminder: [Meeting Title] - مثال:
Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th
2. التحية
تحدد التحية نبرة بريدك الإلكتروني. اختر تحية تناسب علاقتك مع المستلمين.
- رسمية: استخدم "Dear [Name/Team/Department]," للزملاء الكبار أو الشركاء الخارجيين.
- غير رسمية: "Hi everyone," أو "Hello Team," مناسبة للفرق الداخلية التي تتواصل معها باستمرار.
3. جسم البريد
يجب أن يكون جسم بريد تذكير الاجتماع مباشرًا وسهل القراءة. قسمه إلى أجزاء واضحة.
الافتتاحية: ابدأ بجملة افتتاحية مهذبة وودية. اذكر هدف البريد بشكل مباشر.
- مثال: "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
التفاصيل الرئيسية: هذا هو القسم الأكثر أهمية. اذكر المعلومات الأساسية بوضوح. وفقًا لـ Cambridge Dictionary، الأجندة هي "قائمة بالمواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع"، ومن الضروري تضمينها.
- الاجتماع: [Meeting Title]
- التاريخ: [Date]
- الوقت: [Time, including the time zone, e.g., 10:00 AM PST]
- المكان: [Physical address or Video conference link]
- جدول الأعمال: [Briefly list 2-3 key discussion points or attach the full agenda]
"المطلوب" أو النقطة الرئيسية: أوضح ما تحتاجه من المستلمين، إذا كان هناك شيء مطلوب. قد يكون ذلك تأكيد الحضور أو مراجعة مستند مسبقًا.
- مثال: "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
كلمات الختام: أنهِ الجسم بجملة إيجابية ومتطلعة للأمام.
- مثال: "We look forward to speaking with you then."
4. الخاتمة والتوقيع
اختم بريدك بشكل مهني.
- عبارة الختام: استخدم عبارات مثل "Best regards,", "Sincerely,", أو "Kind regards,".
- التوقيع: ادرج اسمك الكامل، المسمى الوظيفي، والشركة. يمكنك أيضًا إضافة معلومات الاتصال الخاصة بك.
Read more: كيفية كتابة بريد الكتروني لطلب ملاحظات اجتماع فائت Missed Meeting Notes Request Email
المفردات الأساسية
استخدام المفردات الصحيحة أمر مهم لكتابة تذكير مهذب. فيما يلي بعض العبارات المفيدة لتعزيز مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني.
| المفردات | المعنى | المثال |
|---|---|---|
| Friendly reminder | طريقة مهذبة لبدء بريد بخصوص أمر قد يكون الشخص قد نسيه. | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | لطلب تأكيد الشخص حضوره الحدث بشكل رسمي. | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | قائمة بالمواضيع التي سيتم مناقشتها. | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | عبارة احترافية لإظهار الحماس تجاه حدث قادم. | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | طريقة ودية لقول "لا تتردد في التواصل معي." | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | لتسير الأمور بدون مشاكل أو انقطاع. | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | تعني وجود فهم مشترك وواضح. | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال للتعريف بفريق Cross-functional Team Introduction
نموذج بريد إلكتروني
إليك نموذج يمكنك تعديله. هذا المثال على بريد "Pre-meeting Reminder" مناسب للسياقات المهنية الرسمية أو شبه الرسمية، ويُرسل قبل الاجتماع بيوم أو يومين.
Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th
Dear Team,
This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.
Here are the details:
- Date: Friday, November 10th
- Time: 2:00 PM EST
- Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]
Our main agenda items will be:
- Review of Q3 Project Milestones
- Planning for Q4 Goals
- Open Floor for Questions and Feedback
Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.
We look forward to seeing you there.
Best regards,
[Your Name] [Your Title]
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني لإعلان إكمال مشروع Project Completion Announcement
الخلاصة
إتقان فن كتابة بريد التذكير ما قبل الاجتماع هو خطوة بسيطة لكنها قوية نحو تحسين مهاراتك في التواصل المهني باللغة الإنجليزية. التذكيرات الواضحة والمهذبة والمنظمة تعكس احترامك لوقت الآخرين وتسهم في اجتماعات أكثر إنتاجية. لا تتردد في استخدام النماذج في البداية، لكن حاول دائمًا تخصيصها. كلما مارست كتابة هذا النوع من الرسائل، كلما أصبحت أكثر طبيعية وثقة. واصل التدريب، وستلاحظ تطور مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني.