Как написать письмо-напоминание о предстоящей встрече
Отправка четкого и вежливого письма-напоминания Pre-meeting Reminder — важная часть профессионального делового общения на английском языке. Это гарантирует, что все будут подготовлены, запомнят детали и придут на встречу вовремя. Этот навык необходим изучающим английский язык для совершенствования деловой переписки. В этом руководстве показано, как составить эффективное письмо-напоминание, поддерживать профессиональный тон и обеспечить успешное проведение встреч.
Оглавление
Структура письма-напоминания о предстоящей встрече
Хорошо структурированное письмо легко читать и понимать. Соблюдение стандартного формата помогает включить всю необходимую информацию, что является основной частью делового этикета.
1. Тема письма
Тема — первое, что видит получатель, поэтому она должна быть четкой и лаконичной. Ее цель — сразу же сообщить читателю суть письма.
- Формула:
Reminder: [Название встречи] on [Дата]илиMeeting Reminder: [Название встречи] - Пример:
Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th
2. Приветствие
Приветствие задает тон письма. Выбирайте приветствие, которое соответствует вашим отношениям с получателями.
- Формальное: Используйте "Dear [Имя/Команда/Отдел]," для старших коллег или внешних партнеров.
- Неформальное: "Hi everyone," или "Hello Team," подойдет для внутренних команд, с которыми вы регулярно общаетесь.
3. Основная часть
Основная часть письма-напоминания должна быть прямой и легко воспринимаемой. Разделите информацию на понятные части.
Вступление: Начните с вежливой и дружелюбной фразы. Укажите цель письма напрямую.
- Example: "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
Ключевые детали: Это самая важная часть. Перечислите основные сведения понятно. Согласно Cambridge Dictionary, повестка дня — это "список вопросов для обсуждения на встрече", и обязательно укажите её.
- Встреча: [Название встречи]
- Дата: [Дата]
- Время: [Время, включая часовой пояс, напр., 10:00 AM PST]
- Место: [Физический адрес или ссылка на видеоконференцию]
- Повестка дня: [Кратко перечислите 2-3 ключевых вопроса для обсуждения или приложите полную повестку]
"Просьба" или основная цель: Четко укажите, что ожидаете от получателей, если предполагаются какие-либо действия, например, подтверждение участия или ознакомление с документом заранее.
- Example: "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
Заключительная фраза: Завершите основную часть письма положительным и взглядом в будущее.
- Example: "We look forward to speaking with you then."
4. Завершение и подпись
Письмо должно заканчиваться профессионально.
- Фраза для завершения: Используйте выражения вроде "Best regards,", "Sincerely," или "Kind regards,".
- Подпись: Укажите свое полное имя, должность и компанию. Можно добавить контактные данные.
Read more: Как написать письмо с запросом Missed Meeting Notes Request
Ключевая лексика
Использование правильной лексики важно для вежливого напоминания. Вот полезные фразы, которые помогут улучшить навыки написания писем.
| Лексика | Значение | Пример |
|---|---|---|
| Friendly reminder | Вежливый способ начать письмо о чем-то, что могли забыть | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | Попросить кого-либо официально подтвердить свое присутствие | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | Перечень тем для обсуждения | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | Профессиональное выражение ожидания будущего события | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | Дружелюбное выражение, означающее "не стесняйтесь обращаться ко мне" | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | Проходить без затруднений или перебоев | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | Иметь общее понимание | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
Read more: Как написать письмо с представлением Cross-functional Team: Руководство
Пример письма
Вот шаблон, который можно использовать. Данный пример Pre-meeting Reminder Email подходит для официального или полуофициального профессионального контекста и отправляется за день-два до встречи.
Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th
Dear Team,
This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.
Here are the details:
- Date: Friday, November 10th
- Time: 2:00 PM EST
- Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]
Our main agenda items will be:
- Review of Q3 Project Milestones
- Planning for Q4 Goals
- Open Floor for Questions and Feedback
Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.
We look forward to seeing you there.
Best regards,
[Your Name] [Your Title]
Read more: Как Написать Email-Уведомление о Завершении Проекта Project Completion Announcement
Заключение
Освоение навыка написания письма-напоминания о предстоящей встрече — простой, но эффективный шаг к улучшению делового общения на английском языке. Четкие, вежливые и структурированные напоминания демонстрируют уважение ко времени других и способствуют более продуктивным встречам. Вначале не бойтесь использовать шаблоны, но всегда старайтесь их персонализировать. Чем больше практикуетесь в написании таких писем, тем увереннее и естественнее будете себя чувствовать. Продолжайте практиковаться, и вы заметите, как улучшаются ваши навыки написания писем.