Cómo escribir un correo electrónico de Pre-meeting Reminder

Enviar un correo electrónico claro y cortés de Pre-meeting Reminder es una parte clave de la comunicación profesional en inglés. Garantiza que todos estén preparados, recuerden los detalles y asistan a la reunión a tiempo. Esta habilidad es fundamental para los estudiantes de inglés que desean mejorar su redacción empresarial. Esta guía te mostrará cómo redactar un recordatorio de correo electrónico efectivo que mantenga un tono profesional y ayude a que tus reuniones se desarrollen sin inconvenientes.

How to Write a Pre-meeting Reminder Email

Tabla de Contenidos

Estructura de un correo electrónico de Pre-meeting Reminder

Un correo bien estructurado es fácil de leer y comprender. Seguir un formato estándar asegura que incluyas toda la información necesaria, lo cual es parte fundamental de una buena etiqueta en los correos electrónicos.

1. La línea de asunto

La línea de asunto es lo primero que ve tu destinatario, por lo que debe ser clara y concisa. Su objetivo es informar instantáneamente al lector sobre el contenido del correo.

  • Fórmula:Reminder: [Meeting Title] on [Date] o Meeting Reminder: [Meeting Title]
  • Ejemplo:Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th

2. El saludo

El saludo establece el tono de tu correo. Elige una forma de saludo que se adapte a tu relación con los destinatarios.

  • Formal: Usa "Dear [Name/Team/Department]," para colegas de mayor rango o socios externos.
  • Informal: "Hi everyone," o "Hello Team," funciona bien para equipos internos con los que te comunicas regularmente.

3. El cuerpo

El cuerpo de tu correo de recordatorio de reunión debe ser directo y fácil de seguir. Divídelo en partes claras.

  • Apertura: Comienza con una línea de apertura cortés y amistosa. Indica directamente el propósito del correo.

    • Ejemplo: "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
  • Detalles clave: Esta es la sección más importante. Enumera la información crítica de manera clara. Según el Cambridge Dictionary, una agenda es "una lista de asuntos por tratar en una reunión" y es fundamental incluirla.

    • Meeting: [Meeting Title]
    • Date: [Date]
    • Time: [Time, incluyendo la zona horaria, por ejemplo, 10:00 AM PST]
    • Location: [Dirección física o enlace a videoconferencia]
    • Agenda: [Enumera brevemente 2-3 puntos clave de discusión o adjunta la agenda completa]
  • La “petición” o punto principal: Especifica claramente lo que necesitas que hagan los destinatarios, si es necesario. Puede ser confirmar la asistencia o revisar un documento previamente.

    • Ejemplo: "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
  • Comentarios finales: Finaliza el cuerpo con una declaración positiva y enfocada al futuro.

    • Ejemplo: "We look forward to speaking with you then."

4. Despedida y firma

Finaliza tu correo de manera profesional.

  • Frase de cierre: Utiliza frases como "Best regards,", "Sincerely," o "Kind regards,".
  • Firma: Incluye tu nombre completo, cargo y empresa. También puedes agregar tu información de contacto.

Leer más: Cómo escribir un Missed Meeting Notes Request Email: Guía y Ejemplo

Vocabulario esencial

Utilizar el vocabulario adecuado es clave para escribir un recordatorio cortés. Aquí tienes algunas frases útiles para mejorar tus habilidades de redacción de correos.

VocabularioSignificadoEjemplo
Friendly reminderUna forma cortés de empezar un correo sobre algo que podría haberse olvidado.This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting.
Confirm your attendancePedir a alguien que confirme oficialmente que asistirá al evento.Could you please confirm your attendance by the end of today?
AgendaUna lista de temas a tratar.The agenda for the meeting is attached to this email.
Look forward toExpresión profesional para mostrar entusiasmo por un evento futuro.We look forward to discussing the project with you.
Don't hesitate to reach outForma cordial de decir “no dudes en ponerte en contacto conmigo.”If you have any questions, don't hesitate to reach out.
Running smoothlyProceder sin problemas ni interrupciones.Preparing in advance helps the meeting go running smoothly.
On the same pageTener una comprensión compartida.This meeting will help ensure everyone is on the same page.

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Ejemplo de correo electrónico

Aquí tienes una plantilla que puedes adaptar. Este ejemplo de correo de Pre-meeting Reminder es adecuado para un contexto profesional formal o semiformal, enviado uno o dos días antes de la reunión.

Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th

Dear Team,

This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.

Here are the details:

  • Date: Friday, November 10th
  • Time: 2:00 PM EST
  • Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]

Our main agenda items will be:

  1. Review of Q3 Project Milestones
  2. Planning for Q4 Goals
  3. Open Floor for Questions and Feedback

Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.

We look forward to seeing you there.

Best regards,

[Your Name] [Your Title]

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Conclusión

Dominar el arte del correo electrónico de Pre-meeting Reminder es un paso sencillo pero poderoso para mejorar tu comunicación profesional en inglés. Los recordatorios claros, educados y bien estructurados demuestran respeto por el tiempo de los demás y contribuyen a reuniones más productivas. No dudes en usar plantillas al principio, pero trata siempre de personalizarlas. Cuanto más practiques este tipo de correos, más natural y seguro te sentirás. Sigue practicando y verás cómo tus habilidades de redacción de correos electrónicos mejoran.