Comment rédiger un e-mail de rappel Pre-meeting
Envoyer un e-mail de rappel Pre-meeting clair et poli est un élément clé de la communication professionnelle en anglais. Cela garantit que tout le monde est prêt, se souvient des détails et assiste à la réunion à l’heure. Cette compétence est essentielle pour les apprenants en anglais langue seconde qui souhaitent améliorer leur écriture professionnelle. Ce guide vous montrera comment rédiger un rappel par e-mail efficace, qui conserve un ton professionnel et contribue à la bonne tenue de vos réunions.
Table des matières
Structure d’un e-mail de rappel Pre-meeting
Un e-mail bien structuré est facile à lire et à comprendre. Suivre un format standard permet d’inclure toutes les informations nécessaires, ce qui est un élément fondamental de la bonne étiquette des e-mails.
1. L’objet
L’objet est la première chose que votre destinataire voit, il doit donc être clair et concis. Son objectif est d’informer immédiatement le lecteur du contenu de l’e-mail.
- Formule :
Reminder: [Titre de la réunion] on [Date]ouMeeting Reminder: [Titre de la réunion] - Exemple :
Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th
2. La salutation
La salutation définit le ton de votre e-mail. Choisissez une salutation adaptée à votre relation avec les destinataires.
- Formelle : Utilisez "Dear [Nom/Équipe/Département]," pour des collègues seniors ou des partenaires externes.
- Informelle : "Hi everyone," ou "Hello Team," convient pour des équipes internes avec lesquelles vous communiquez régulièrement.
3. Le corps du texte
Le corps de votre e-mail de rappel de réunion doit être direct et facile à parcourir. Divisez-le en parties claires.
Ouverture : Commencez par une phrase d’ouverture polie et amicale. Indiquez directement l’objet de l’e-mail.
- Exemple : "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
Détails clés : Il s’agit de la partie la plus importante. Listez les informations essentielles de façon claire. Selon le Cambridge Dictionary, un agenda est « une liste de points à discuter lors d’une réunion » ; il est donc fondamental de l’inclure.
- Meeting : [Titre de la réunion]
- Date : [Date]
- Time : [Heure, y compris le fuseau horaire, par ex. 10:00 AM PST]
- Location : [Adresse physique ou lien de vidéoconférence]
- Agenda : [Listez brièvement 2-3 points clés ou joignez l’ordre du jour complet]
La demande ou point principal : Indiquez clairement ce que vous attendez des destinataires, si besoin. Cela peut consister à confirmer la présence ou à lire un document avant la réunion.
- Exemple : "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
Remarques finales : Terminez le corps du texte par une phrase positive et tournée vers l’avenir.
- Exemple : "We look forward to speaking with you then."
4. La formule de clôture et la signature
Terminez votre e-mail de manière professionnelle.
- Formule de clôture : Utilisez des formules telles que "Best regards,", "Sincerely," ou "Kind regards,".
- Signature : Indiquez votre nom complet, votre poste et votre entreprise. Vous pouvez également ajouter vos coordonnées.
Lire la suite: Comment rédiger un e-mail pour demander des Missed Meeting Notes Request
Vocabulaire essentiel
Utiliser le bon vocabulaire est primordial pour rédiger un rappel poli. Voici quelques expressions utiles pour développer vos compétences en rédaction d’e-mails.
| Vocabulaire | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| Friendly reminder | Manière polie de commencer un e-mail concernant un détail que l’on aurait pu oublier. | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | Demander à quelqu’un de confirmer officiellement sa présence à un événement. | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | Liste des sujets à aborder. | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | Expression professionnelle indiquant que vous êtes enthousiaste à l’idée d’un événement à venir. | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | Manière amicale d’inviter quelqu’un à vous contacter. | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | Se dérouler sans problème ni interruption. | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | Avoir une compréhension partagée. | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
Lire la suite: Comment rédiger un email d’introduction d’équipe Cross-functional Team Introduction
Exemple d’e-mail
Voici un modèle que vous pouvez adapter. Cet exemple de Pre-meeting Reminder Email convient à un contexte professionnel formel ou semi-formel, envoyé un ou deux jours avant la réunion.
Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th
Dear Team,
This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.
Here are the details:
- Date: Friday, November 10th
- Time: 2:00 PM EST
- Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]
Our main agenda items will be:
- Review of Q3 Project Milestones
- Planning for Q4 Goals
- Open Floor for Questions and Feedback
Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.
We look forward to seeing you there.
Best regards,
[Your Name] [Your Title]
Lire la suite: Comment Rédiger un Email d'Annonce de Fin de Projet: Project Completion Announcement
Conclusion
Maîtriser l’art de l’e-mail de rappel de réunion Pre-meeting est une étape simple mais puissante pour améliorer votre communication professionnelle en anglais. Des rappels clairs, polis et bien structurés montrent du respect pour le temps des autres et contribuent à des réunions plus productives. N’hésitez pas à utiliser des modèles au début, mais essayez toujours de les personnaliser. Plus vous pratiquerez la rédaction de ce type de message, plus cela vous paraîtra naturel et plus vous prendrez confiance. Continuez à vous entraîner et vous verrez vos compétences en rédaction d’e-mails progresser.