プレミーティングリマインダーメールの書き方
明確で丁寧なPre-meeting Reminderメールを送ることは、プロフェッショナルな英語コミュニケーションの重要な一部です。全員が準備できているか、詳細を覚えているか、そして時間通りに会議に出席できるようにするためのポイントになります。このスキルは、ビジネス英語のライティング力を伸ばしたいESL学習者にとって必須です。このガイドでは、プロフェッショナルなトーンを保ちつつ、効果的なリマインダーメールを作成し、会議がスムーズに進むための方法を紹介します。
目次
Pre-meeting Reminderメールの構成
構成がしっかりしているメールは読みやすく、理解もしやすいです。決まったフォーマットに従うことで、必要な情報を漏れなく盛り込むことができ、良いメールマナーの基本にもなります。
1. 件名
件名は受信者が最初に目にする部分です。内容が一目で分かるよう、明確かつ簡潔に書きましょう。
- フォーマット例:
Reminder: [Meeting Title] on [Date]またはMeeting Reminder: [Meeting Title] - 例:
Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th
2. 宛名
挨拶はメール全体のトーンを決めます。受信者との関係性に合わせた挨拶を選んでください。
- フォーマル: 上司や外部の関係者には "Dear [Name/Team/Department]," を使います。
- カジュアル: 社内の気の知れたチームには "Hi everyone," や "Hello Team," などがよく使われます。
3. 本文
会議リマインダーメールの本文は、読みやすく簡潔にまとめましょう。以下の要素に分けて考えます。
冒頭: 丁寧かつ親しみやすいひと言から始め、メールの目的をはっきり伝えます。
- 例: "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
重要事項: ここが最も大切なパートです。必要な情報を分かりやすくリストにまとめます。Cambridge Dictionaryによると、アジェンダとは「会議で話し合うべき項目のリスト」であり、必ず含めましょう。
- Meeting: [Meeting Title]
- Date: [Date]
- Time: [Time, including the time zone, e.g., 10:00 AM PST]
- Location: [Physical address or Video conference link]
- Agenda: [Briefly list 2-3 key discussion points or attach the full agenda]
要望や依頼: 出席の確認や、事前に資料の確認をお願いするなど、何かしてほしいことがあれば、はっきり書きます。
- 例: "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
締めの言葉: ポジティブで前向きなひと言で本文を締めます。
- 例: "We look forward to speaking with you then."
4. 締めと署名
メールの最後はプロフェッショナルにまとめましょう。
- 締めの表現: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards," のようなフレーズを使います。
- 署名: 氏名、役職、会社名を記載し、必要に応じて連絡先も入れましょう。
もっと読む: 欠席した会議のノート依頼メールの書き方：Missed Meeting Notes Request
重要な語彙
適切な語彙を使うことで、丁寧なリマインダーを書くことができます。メールライティングを向上させるための便利なフレーズを紹介します。
| 語彙 | 意味 | 例文 |
|---|---|---|
| Friendly reminder | 誰かが忘れているかもしれないことを丁寧に伝えるフレーズ | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | イベントへ出席することを正式に伝えるようお願いする表現 | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | 会議で話す内容・議題のリスト | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | 楽しみにしていることを表すビジネス表現 | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | 気軽に連絡してください、という丁寧でフレンドリーな表現 | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | 問題なく順調に進んでいる様子を表す表現 | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | 全員が同じ認識を共有している状態 | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
もっと読む: クロスファンクショナルチーム紹介メールの書き方：例文と重要ポイント
メール例
こちらは応用できるテンプレート例です。このPre-meeting Reminderメール例は、会議の1～2日前に送るフォーマルまたはセミフォーマルなビジネスシーンに最適です。
Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th
Dear Team,
This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.
Here are the details:
- Date: Friday, November 10th
- Time: 2:00 PM EST
- Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]
Our main agenda items will be:
- Review of Q3 Project Milestones
- Planning for Q4 Goals
- Open Floor for Questions and Feedback
Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.
We look forward to seeing you there.
Best regards,
[Your Name] [Your Title]
もっと読む: Project Completion Announcementメールの書き方：構成、語彙、例文
まとめ
プレミーティングリマインダーのメールをしっかり書くことは、プロフェッショナルな英語コミュニケーション力を高めるための基本かつ効果的なステップです。明確で丁寧、かつ構成の整ったリマインダーは相手の時間を尊重し、生産的な会議運営にもつながります。初めはテンプレートを活用しても構いませんが、徐々に自分なりの工夫を加えてみましょう。この種のメール作成に慣れるほど、より自然かつ自信を持ってビジネスライティングができるようになります。繰り返し練習して、メールスキルを伸ばしていきましょう。