如何撰写 Pre-meeting Reminder 邮件
发送一封清晰而礼貌的 Pre-meeting Reminder 邮件是英语职场沟通中的关键环节。它可以确保所有人都已做好准备，记住会议信息，并准时参加。这项技能对于希望提升商务写作能力的英语学习者来说尤为重要。本指南将向你展示如何撰写一封有效的提醒邮件，以保持专业语气并助力会议顺利进行。
目录
Pre-meeting Reminder 邮件的结构
结构清晰的邮件易于阅读和理解。遵循标准格式可以确保包含所有必要信息，这是良好邮件礼仪的核心部分。
1. 邮件主题
邮件主题是收件人首先看到的内容，因此必须简明扼要。其目的是让读者能够立即了解邮件内容。
- 模板：
Reminder: [Meeting Title] on [Date]或Meeting Reminder: [Meeting Title] - 示例：
Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th
2. 称呼
称呼决定了邮件的语气。选择一个与你和收件人关系相匹配的称呼。
- 正式： 对于高级同事或外部合作伙伴，使用 "Dear [Name/Team/Department],"
- 非正式： 针对经常联系的内部团队，可使用 "Hi everyone," 或 "Hello Team,"
3. 正文
会议提醒邮件的正文应当直接明了、便于浏览。可将其分为几个清晰的部分。
开头： 用礼貌、友好的语句开场，直接说明邮件目的。
- 示例： "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
关键信息： 这是最重要的部分。请清晰列出所有核心信息。根据 Cambridge Dictionary 的定义，agenda 是“会议上要讨论的事项清单”，因此务必包含。
- Meeting: [Meeting Title]
- Date: [Date]
- Time: [Time, including the time zone, e.g., 10:00 AM PST]
- Location: [Physical address or Video conference link]
- Agenda: [Briefly list 2-3 key discussion points or attach the full agenda]
请求或主要事项： 明确说明你希望收件人做什么，比如确认出席或会前阅读某份文件。
- 示例： "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
结尾语： 用积极、展望未来的语句结尾。
- 示例： "We look forward to speaking with you then."
4. 结尾与签名
用正式的方式结束邮件。
- 结尾语： 使用 "Best regards,", "Sincerely,", 或 "Kind regards," 等表达。
- 签名： 包含你的全名、职位、公司名称。还可以添加你的联系信息。
閱讀更多: 如何撰写 Missed Meeting Notes Request 电子邮件：结构、词汇与范例
常用词汇
使用合适的词汇对于写出礼貌的提醒信至关重要。以下是一些提升邮件写作能力的实用短语。
| 词汇 | 含义 | 示例 |
|---|---|---|
| Friendly reminder | 礼貌地提醒可能被遗忘事项的表达方式 | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | 要求别人正式确认其出席活动 | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | 会议讨论议题列表 | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | 表示对即将到来的事情充满期待的职业表达 | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | 表示如有疑问欢迎随时联系的友好说法 | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | 表示过程顺利、无障碍或中断 | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | 表示大家有共同理解 | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
閱讀更多: 如何撰写有效的 Cross-functional Team Introduction 邮件终极指南
邮件范例
以下是一封可供参考的模板。这个 Pre-meeting Reminder 邮件示例适用于正式或半正式的职业场合，通常在会议前一到两天发送。
Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th
Dear Team,
This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.
Here are the details:
- Date: Friday, November 10th
- Time: 2:00 PM EST
- Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]
Our main agenda items will be:
- Review of Q3 Project Milestones
- Planning for Q4 Goals
- Open Floor for Questions and Feedback
Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.
We look forward to seeing you there.
Best regards,
[Your Name] [Your Title]
閱讀更多: 如何撰写 Time Estimate Request 邮件：结构、词汇和范例
结论
掌握编写 pre-meeting reminder 邮件的技巧，是提升英语职场沟通能力的简单而有效的一步。清晰、礼貌、结构良好的提醒信展示了对他人时间的尊重，也有助于会议更高效更富成果。初学时可以大胆使用模板，但要注意个性化修改。多加练习，你会发现写这种邮件越来越自然、越来越自信。坚持练习，你的邮件写作能力定会有显著提升。