Wie man eine Pre-meeting Reminder E-Mail schreibt
Das Versenden einer klaren und höflichen Pre-meeting Reminder E-Mail ist ein wichtiger Bestandteil der professionellen englischen Kommunikation. Es stellt sicher, dass alle vorbereitet sind, sich an die Details erinnern und pünktlich an der Besprechung teilnehmen. Diese Fähigkeit ist für Deutschlernende, die ihr Geschäftsschreiben verbessern möchten, unerlässlich. Dieser Leitfaden zeigt, wie man eine effektive E-Mail-Erinnerung verfasst, die einen professionellen Ton wahrt und dabei hilft, dass Besprechungen reibungslos ablaufen.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Pre-meeting Reminder E-Mail
Eine gut strukturierte E-Mail ist leicht zu lesen und zu verstehen. Wenn man einem Standardformat folgt, stellt man sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind, was ein zentraler Bestandteil guter E-Mail-Etikette ist.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht. Daher sollte sie klar und prägnant sein. Das Ziel ist, sofort über den Inhalt der E-Mail zu informieren.
- Formel:
Erinnerung: [Titel der Besprechung] am [Datum]oderBesprechungserinnerung: [Titel der Besprechung] - Beispiel:
Erinnerung: Q3 Marketing Strategie-Besprechung am 26. Oktober
2. Die Anrede
Die Anrede bestimmt den Ton Ihrer E-Mail. Wählen Sie eine Anrede, die zur Beziehung mit den Empfängern passt.
- Formell: Verwenden Sie "Sehr geehrte/r [Name/Team/Abteilung],“ für leitende Kollegen oder externe Partner.
- Informell: "Hallo zusammen,“ oder "Hallo Team,“ eignet sich gut für interne Teams, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren.
3. Der Hauptteil
Der Hauptteil Ihrer Erinnerungs-E-Mail zur Besprechung sollte direkt und übersichtlich sein. Untergliedern Sie ihn in klare Bereiche.
Einstieg: Beginnen Sie mit einer höflichen und freundlichen Einleitung. Benennen Sie direkt den Zweck der E-Mail.
- Beispiel: "Dies ist eine freundliche Erinnerung an unsere bevorstehende Besprechung."
Wichtige Details: Dies ist der wichtigste Abschnitt. Listen Sie die entscheidenden Informationen deutlich auf. Laut dem Cambridge Dictionary ist eine Agenda "eine Liste von Punkten, die in einer Besprechung besprochen werden sollen," und sie sollte unbedingt enthalten sein.
- Besprechung: [Titel der Besprechung]
- Datum: [Datum]
- Uhrzeit: [Uhrzeit, inklusive Zeitzone, z. B. 10:00 Uhr MEZ]
- Ort: [Physische Adresse oder Videokonferenzlink]
- Agenda: [Führen Sie kurz 2-3 Hauptdiskussionspunkte auf oder fügen Sie die vollständige Agenda bei]
Der "Bitte"-Punkt oder Hauptanliegen: Geben Sie klar an, was Sie ggf. von den Empfängern benötigen. Dies könnte die Bestätigung der Teilnahme oder das Vorab-Durchlesen eines Dokuments sein.
- Beispiel: "Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den beigefügten Bericht vor der Besprechung durchzulesen."
Abschließende Bemerkung: Beenden Sie den Hauptteil mit einer positiven und zukunftsgerichteten Aussage.
- Beispiel: "Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen."
4. Der Abschluss und die Signatur
Beenden Sie Ihre E-Mail professionell.
- Abschiedsformel: Nutzen Sie Formulierungen wie "Mit freundlichen Grüßen,", "Hochachtungsvoll," oder "Beste Grüße,".
- Signatur: Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Position und Ihr Unternehmen an. Fügen Sie gerne Ihre Kontaktdaten hinzu.
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Wichtiger Wortschatz
Der richtige Wortschatz ist entscheidend für das Schreiben einer höflichen Erinnerung. Hier sind nützliche Ausdrücke, um Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten zu verbessern.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Friendly reminder | Eine höfliche Art, eine E-Mail zu beginnen, die an etwas erinnert. | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | Jemanden bitten, offiziell zuzusagen, dass er an der Veranstaltung teilnimmt. | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | Eine Liste von Themen, die besprochen werden sollen. | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | Eine professionelle Wendung, um Vorfreude auf ein bevorstehendes Ereignis zu zeigen. | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | Eine freundliche Aufforderung, bei Fragen den Kontakt zu suchen. | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | Ohne Probleme oder Unterbrechungen ablaufen. | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | Ein gemeinsames Verständnis haben. | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
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E-Mail-Beispiel
Hier finden Sie eine Vorlage, die Sie anpassen können. Dieses Beispiel für eine Pre-meeting Reminder E-Mail eignet sich für einen formellen oder halbformellen beruflichen Kontext und wird ein bis zwei Tage vor der Besprechung versendet.
Betreff: Erinnerung: Quartalsmäßige Projektbesprechung am Freitag, 10. November
Sehr geehrtes Team,
Dies ist eine freundliche Erinnerung an unsere bevorstehende quartalsmäßige Projektbesprechung.
Hier sind die Details:
- Datum: Freitag, 10. November
- Uhrzeit: 14:00 Uhr MEZ
- Ort: [Konferenzraum 4] / [Link zum Zoom-Meeting]
Unsere Hauptthemen werden sein:
- Rückblick auf die Projektmeilensteine von Q3
- Planung der Ziele für Q4
- Offene Fragerunde und Feedback
Bitte lesen Sie den beigefügten Leistungsbericht vor unserem Treffen durch. Ihre Vorbereitung hilft dabei, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind.
Wir freuen uns darauf, Sie dort zu sehen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name] [Ihre Position]
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Fazit
Die Beherrschung der Erinnerung per E-Mail vor einer Besprechung ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt zur Verbesserung der professionellen englischen Kommunikation. Klare, höfliche und gut strukturierte Erinnerungen zeigen Wertschätzung für die Zeit anderer und tragen zu produktiveren Besprechungen bei. Nutzen Sie anfangs ruhig Vorlagen, aber versuchen Sie immer, diese individuell zu gestalten. Je öfter Sie diese Art von E-Mails schreiben, desto natürlicher und sicherer werden Sie. Üben Sie weiter, und Sie werden Ihre Fähigkeiten im E-Mail-Schreiben deutlich verbessern.