Wie man eine Missed Meeting Notes Request E-Mail schreibt
Eine professionelle E-Mail auf Englisch zu verfassen kann herausfordernd sein, besonders wenn man um etwas bitten muss. Eine häufige Aufgabe ist das Schreiben einer Missed Meeting Notes Request Email. Diese Art von E-Mail hilft Ihnen, informiert zu bleiben, auch wenn Sie nicht teilnehmen konnten. Das Beherrschen dieser Fähigkeit ist ein wichtiger Teil einer effektiven englischen Kommunikation am Arbeitsplatz. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie eine höfliche und klare E-Mail schreiben, um die benötigten Informationen zu erhalten und Ihre allgemeinen E-Mail-Schreibfähigkeiten zu verbessern.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Missed Meeting Notes Request Email
Um eine effektive E-Mail zu schreiben, ist ein klarer Aufbau wichtig. Jeder Abschnitt hat einen bestimmten Zweck, der zu einem professionellen Ton beiträgt und dafür sorgt, dass Ihre Nachricht verstanden wird.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, also sollte sie klar und direkt sein. Eine gute Betreffzeile sorgt dafür, dass Ihre E-Mail zügig geöffnet wird. Für eine Missed Meeting Notes Request Email verwenden Sie ein Format, das Ihren Zweck sofort deutlich macht.
Formel:Anfrage nach Notizen: [Besprechungsname/Datum] oder Nachfassen zum/zur [Besprechungsname]
2. Die Anrede
Ihre Begrüßung legt den Ton der E-Mail fest. Wählen Sie die Anrede entsprechend Ihrem Verhältnis zum Empfänger. Für formelle E-Mails ist es sicherer, professioneller zu bleiben.
- Formell: Verwenden Sie „Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname],“ wenn Sie an eine übergeordnete Person oder an jemanden schreiben, den Sie nicht gut kennen.
- Halb-formell/Informell: Verwenden Sie „Hallo [Vorname],“ oder „Hi [Vorname],“ bei Kolleginnen und Kollegen, mit denen Sie eng zusammenarbeiten.
3. Der Hauptteil
Der Hauptteil Ihrer E-Mail sollte prägnant und gut lesbar sein. Gliedern Sie ihn in diese Teile:
- Einleitung: Beginnen Sie höflich mit einem Hinweis auf Ihre Abwesenheit. Erklären Sie kurz, warum Sie nicht anwesend waren, falls angebracht, aber das ist nicht immer notwendig. Nennen Sie anschließend direkt Ihr Anliegen.
- Wichtige Details: Geben Sie klar an, auf welche Besprechung Sie sich beziehen. Nennen Sie Name, Datum und Uhrzeit, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Die Bitte oder Hauptanliegen: Dies ist der wichtigste Teil. Bitten Sie höflich um die Sitzungsnotizen, das Protokoll, eine Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen oder um Aufgaben, die zugeteilt wurden.
- Abschließende Bemerkungen: Beenden Sie den Hauptteil mit einem Dank. Sie können zudem anbieten, Details bei Bedarf zu besprechen. Das zeigt Ihr Engagement und Ihre Wertschätzung.
4. Der Abschluss und die Signatur
Beenden Sie Ihre E-Mail auf professionelle Weise. Wählen Sie einen Abschluss, der dem formellen Ton der E-Mail entspricht.
- Geeignete Abschlüsse: „Mit freundlichen Grüßen,“, „Viele Grüße,“, „Herzliche Grüße,“ oder „Danke,“.
- Signatur: Ihre Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Position und Ihr Unternehmen enthalten. Sie können auch Ihre Kontaktdaten hinzufügen.
Wichtiger Wortschatz
Die richtige Wortwahl ist entscheidend, um eine höfliche englische E-Mail zu schreiben. Hier sind einige wichtige Ausdrücke, die für diese Art von Anfrage nützlich sind.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| I was unable to attend | Eine höfliche Formulierung, dass Sie beim Meeting nicht dabei sein konnten. | "Unfortunately, I was unable to attend the project meeting yesterday." |
| Catch up | Die neuesten Informationen erhalten, die man verpasst hat. | "I would be grateful if you could help me catch up on what was discussed." |
| Meeting minutes | Das offizielle schriftliche Protokoll eines Meetings. | "Could you please share the meeting minutes when they are available?" |
| Key takeaways | Die wichtigsten Punkte oder Entscheidungen aus der Besprechung. | "I'd like to understand the key takeaways from the strategy session." |
| Action items | Aufgaben, die im Meeting einzelnen Personen zugewiesen wurden. | "Were there any action items assigned to me or my team?" |
| Follow up | Weiteres Vorgehen oder erneute Kontaktaufnahme zu einem vorherigen Thema. | "I am writing to follow up on the marketing meeting from Tuesday." |
| Much appreciated | Eine höfliche Form, sich sehr herzlich zu bedanken. | "Your help with this is much appreciated." |
| Recap | Eine kurze Zusammenfassung dessen, was besprochen oder beschlossen wurde. | "Could you provide a quick recap of the main decisions?" |
E-Mail-Beispiel
Eine effektive E-Mail-Vorlage kann Ihre Englischkenntnisse für professionelle Kommunikation erheblich verbessern. Das Wort „recap“ ist in diesem Zusammenhang sehr nützlich. Laut dem Cambridge Dictionary bedeutet recap, die wichtigsten Punkte einer Erklärung oder Beschreibung zu wiederholen. Um eine kurze Zusammenfassung zu bitten, kann eine gute Alternative zur vollständigen Protokollanfrage sein.
Hier ist ein Beispiel, das Sie anpassen können. Diese Vorlage eignet sich für eine halb-formelle Anfrage an eine Kollegin, einen Kollegen oder eine Teamleitung.
Hinweis: Nutzen Sie diese Vorlage, wenn Sie ein gutes Arbeitsverhältnis zu der Person haben und die wichtigsten Informationen schnell benötigen, um Ihre Arbeit fortzusetzen.
Subject: Following Up on the Q3 Project Planning Meeting (Oct 18)
Hi Alex,
I hope you are having a productive week.
Unfortunately, due to a prior commitment, I was unable to attend the Q3 Project Planning meeting yesterday afternoon.
To ensure I am up to speed, could you please share the meeting minutes or a brief recap of the key takeaways and any action items assigned to the design team? I want to make sure my tasks are aligned with the project goals discussed.
Your help is much appreciated. Let me know if you’d like to have a quick chat about it.
Best regards,
Sarah Johnson Senior Designer ABC Corporation
Fazit
Eine klare und höfliche Missed Meeting Notes Request Email zu verfassen ist eine wertvolle Fähigkeit für alle, die in einem professionellen Umfeld Englisch lernen. Mit der richtigen Struktur, dem passenden Wortschatz und einem professionellen Tonfall erhalten Sie die gewünschten Informationen und pflegen gleichzeitig gute Beziehungen zu Ihren Kolleginnen und Kollegen. Scheuen Sie sich nicht, zu üben. Je mehr Sie schreiben, desto sicherer werden Sie in der englischen Kommunikation. Nutzen Sie diese Tipps und Vorlagen als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihren eigenen Stil und Ihre Unternehmenskultur an.