Wie man eine Information Receipt Confirmation E-Mail schreibt
Das Verfassen einer klaren Information Receipt Confirmation Email ist eine wichtige Fähigkeit in der beruflichen Kommunikation. Es zeigt, dass du organisiert, reaktionsschnell und respektvoll gegenüber der Zeit des Absenders bist. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die perfekte Bestätigungs-E-Mail schreibst und so deine Englischkenntnisse für den Arbeitsplatz verbesserst. Wir behandeln den grundlegenden Aufbau, den Wortschatz und bieten ein praktisches Beispiel, das dir hilft, effektiv und selbstbewusst zu kommunizieren. Lass uns anfangen!
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Information Receipt Confirmation E-Mail
Eine gut strukturierte Bestätigungs-E-Mail ist klar, prägnant und professionell. Die Einhaltung eines Standardformats stellt sicher, dass der Absender weiß, dass seine Nachricht erfolgreich zugestellt und verstanden wurde. Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Bestandteile.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht. Sie muss direkt und informativ sein. Eine gute Betreffzeile ermöglicht es dem Absender, deine E-Mail schnell zu erkennen, ohne sie öffnen zu müssen.
- Formel:
Bestätigung des Eingangs: [Originaler Betreff]oderErhalten: [Dokumenten-/Informationsname] - Beispiel:
Bestätigung des Eingangs: Q3 Marketingbericht
2. Die Anrede
Dein Gruß bestimmt den Ton der E-Mail. Wähle eine Anrede, die zu deiner Beziehung zum Absender passt.
- Formell: Verwende „Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname],“ wenn du an einen neuen Kontakt, eine Führungskraft oder in einem formellen Geschäftsumfeld schreibst.
- Informell: Verwende „Hallo [Vorname],“ oder „Hi [Vorname],“ für Kolleginnen und Kollegen, mit denen du regelmäßig arbeitest.
3. Der Hauptteil
Der Hauptteil deiner Information Receipt Confirmation Email sollte kurz und prägnant sein. Unterteile ihn für Übersichtlichkeit in folgende Abschnitte.
- Einleitung: Beginne, indem du den Zweck deiner E-Mail deutlich machst. Dies bestätigt sofort den Erhalt. Zum Beispiel: "This email is to confirm that I have received..."
- Wichtige Details: Gib genau an, was du erhalten hast, um Missverständnisse zu vermeiden. Nenne den Dokumentennamen, das Datum oder das Thema. Zum Beispiel: "...the signed contract you sent on Monday."
- Die "Bitte" oder der Hauptpunkt: Teile dem Absender mit, was als Nächstes passiert. Gib an, ob du die Informationen prüfen wirst, ob Maßnahmen erforderlich sind oder ob keine weiteren Schritte nötig sind. Zum Beispiel: "I will review the documents and provide my feedback by the end of the week."
- Abschließende Bemerkungen: Beende mit einer höflichen Abschlussformulierung. Ein einfaches „Danke“ oder „Vielen Dank für die Zusendung“ ist oft ausreichend.
4. Der Abschluss und die Signatur
Beende deine E-Mail professionell. Wähle eine angemessene Schlussformel, gefolgt von deiner Signatur.
- Abschiedsformeln: „Mit freundlichen Grüßen,“, „Viele Grüße,“, „Herzliche Grüße,“ oder „Alles Gute,“.
- Signatur: Füge deinen vollständigen Namen, deine Berufsbezeichnung und das Unternehmen hinzu. Du kannst auch deine Kontaktdaten angeben.
Mehr lesen: Project Kick-off Invitation: So schreiben Sie eine E-Mail
Wichtiger Wortschatz
Der richtige Wortschatz lässt deine E-Mail professioneller wirken. Hier sind einige wichtige Begriffe, um den Erhalt von Informationen zu bestätigen.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Acknowledge | Bestätigen, dass man etwas erhalten hat. | "I would like to acknowledge receipt of your invoice." |
| Confirm | Aussagen, dass etwas wahr oder definitiv ist. | "I can confirm that the files have been downloaded successfully." |
| Received | Vergangenheitsform von ‚erhalten‘; etwas bekommen haben. | "This is to let you know I have received the project proposal." |
| Duly noted | Formelle Wendung, dass etwas empfangen und verstanden wurde. | "Your feedback has been duly noted, and we will consider it." |
| Review | Etwas formell überprüfen oder beurteilen. | "I will review the report and get back to you by Friday." |
| As requested | So, wie es jemand verlangt hat. | "As requested, I have attached the meeting minutes." |
| Promptly | Schnell; ohne Verzögerung. | "Thank you for responding so promptly." |
| Follow up | Im Zusammenhang mit etwas weitere Maßnahmen ergreifen. | "I will follow up with the finance team regarding your payment." |
Laut dem Cambridge Dictionary bedeutet „acknowledge“, etwas zu akzeptieren, zuzugeben oder anzuerkennen, was der Kern dieses E-Mail-Typs ist.
Mehr lesen: Wie man eine E-Mail zur Projektplanung-Bewertungsanfrage schreibt: Project Plan Review Request
E-Mail-Beispiel
Hier ist eine Muster-E-Mail, die alle Elemente vereint. Dieses Beispiel zeigt eine formelle und klare Art, den Erhalt zu bestätigen.
Hinweis: Diese Vorlage eignet sich für formelle Geschäftskommunikation, z. B. im Umgang mit Kunden, der Geschäftsleitung oder externen Partnern. Sie ist höflich, klar und legt den nächsten Schritt fest.
Betreff: Confirmation of Receipt: Project Alpha Documentation
Dear Ms. Davis,
This email is to confirm that I have received the Project Alpha documentation you sent earlier today.
Thank you for sending the files over. I will review them thoroughly over the next two business days and will get back to you with my feedback by Thursday, October 26th.
Please let me know if there is anything else you need from me in the meantime.
Best regards,
John Smith Project Manager ABC Corporation
Mehr lesen: Wie man eine Weekly Status Update Email schreibt: Struktur, Wortschatz & Beispiel
Fazit
Das Beherrschen der Information Receipt Confirmation Email ist eine unkomplizierte, aber wirkungsvolle Methode, um deine professionelle englische Kommunikation zu verbessern. Sie schafft Vertrauen, verhindert Missverständnisse und zeigt Respekt gegenüber anderen. Halte deine Nachricht klar, kurz und höflich. Scheue dich nicht, Vorlagen als Ausgangspunkt zu nutzen, passe sie aber immer an den jeweiligen Kontext an. Je mehr du übst, desto natürlicher und sicherer wirst du beim Verfassen von E-Mails auf Englisch.