Cách Viết Email Yêu Cầu Ghi Chú Cuộc Họp Bị Bỏ Lỡ
Viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh có thể là một thách thức, đặc biệt khi bạn cần yêu cầu điều gì đó. Một nhiệm vụ phổ biến là viết Missed Meeting Notes Request Email. Dạng email này giúp bạn luôn cập nhật thông tin ngay cả khi bạn không thể tham dự. Thành thạo kỹ năng này là một phần quan trọng của giao tiếp tiếng Anh hiệu quả tại nơi làm việc. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn chính xác cách viết một email lịch sự và rõ ràng để lấy thông tin mong muốn, đồng thời cải thiện kỹ năng viết email tổng thể của bạn.
Mục Lục
Cấu Trúc Email Yêu Cầu Ghi Chú Cuộc Họp Bị Bỏ Lỡ
Để viết một email hiệu quả, điều quan trọng là có cấu trúc rõ ràng. Mỗi phần có một mục đích cụ thể giúp tạo nên tông chuyên nghiệp và đảm bảo thông điệp của bạn được hiểu đúng.
1. Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, vì vậy nó phải rõ ràng và trực tiếp. Một dòng chủ đề tốt sẽ giúp email của bạn được mở nhanh chóng. Đối với Missed Meeting Notes Request Email, hãy sử dụng định dạng thể hiện ngay mục đích của bạn.
Công thức:Request for Notes: [Tên/Ngày cuộc họp] hoặc Following Up on the [Tên cuộc họp]
2. Lời Chào
Lời chào của bạn đặt tông cho email. Chọn một cách chào phù hợp dựa trên mối quan hệ của bạn với người nhận. Khi viết email trang trọng, nên sử dụng phong cách chuyên nghiệp hơn.
- Trang trọng: Dùng "Dear Mr./Ms. [Họ]," khi viết cho cấp trên hoặc người bạn chưa quen.
- Bán trang trọng/Thân mật: Dùng "Hi [Tên]," hoặc "Hello [Tên]," cho đồng nghiệp làm việc thân thiết.
3. Phần Thân Bài
Phần thân của email nên ngắn gọn và dễ đọc. Chia nhỏ thành các phần sau:
- Mở đầu: Bắt đầu bằng việc lịch sự nhắc đến việc bạn vắng mặt. Nếu phù hợp, hãy giải thích ngắn gọn lý do bạn bỏ lỡ cuộc họp, nhưng không phải lúc nào cũng cần. Sau đó, nêu trực tiếp mục đích của bạn.
- Thông Tin Chính: Xác định rõ cuộc họp bạn đang đề cập. Bao gồm tên, ngày, giờ để tránh nhầm lẫn.
- Phần “Yêu Cầu” hoặc Điểm Chính: Đây là phần quan trọng nhất. Lịch sự đề nghị ghi chú cuộc họp, biên bản, tóm tắt các quyết định chính hoặc các đầu việc được giao.
- Kết Thúc: Kết thúc phần thân bằng lời cảm ơn. Bạn cũng có thể đề nghị trao đổi thêm nếu cần. Điều này thể hiện sự cam kết và biết ơn của bạn.
4. Kết Thúc Và Chữ Ký
Kết thúc email một cách chuyên nghiệp. Chọn lời kết phù hợp với tông trang trọng của email.
- Lời Kết Phù Hợp: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards,", hoặc "Thank you,".
- Chữ Ký: Chữ ký nên bao gồm họ tên đầy đủ, chức danh, và tên công ty của bạn. Bạn cũng có thể thêm thông tin liên hệ.
Xem thêm: Cách Viết Email Giới Thiệu Cross-functional Team Hiệu Quả
Từ Vựng Cần Thiết
Sử dụng từ vựng phù hợp rất quan trọng để viết email lịch sự bằng tiếng Anh. Dưới đây là một số cụm từ then chốt hữu ích cho kiểu yêu cầu này.
| Từ vựng | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| I was unable to attend | Cụm từ lịch sự diễn đạt việc bạn không thể tham dự cuộc họp. | "Unfortunately, I was unable to attend the project meeting yesterday." |
| Catch up | Lấy thông tin mới nhất mà bạn đã bỏ lỡ. | "I would be grateful if you could help me catch up on what was discussed." |
| Meeting minutes | Biên bản ghi lại chính thức nội dung cuộc họp. | "Could you please share the meeting minutes when they are available?" |
| Key takeaways | Những điểm chính hoặc quyết định quan trọng từ cuộc họp. | "I'd like to understand the key takeaways from the strategy session." |
| Action items | Nhiệm vụ cụ thể được giao trong cuộc họp. | "Were there any action items assigned to me or my team?" |
| Follow up | Thực hiện các hành động tiếp theo, hoặc liên hệ lại về vấn đề đã bàn trước đó. | "I am writing to follow up on the marketing meeting from Tuesday." |
| Much appreciated | Cách lịch sự để cảm ơn, thể hiện sự biết ơn sâu sắc. | "Your help with this is much appreciated." |
| Recap | Tóm tắt ngắn gọn nội dung đã bàn hoặc quyết định. | "Could you provide a quick recap of the main decisions?" |
Xem thêm: Cách Viết Email Project Completion Announcement Chuyên Nghiệp
Ví Dụ Email
Một mẫu email hiệu quả có thể cải thiện đáng kể kỹ năng viết tiếng Anh cho giao tiếp chuyên nghiệp. “Recap” là một từ hữu ích trong bối cảnh này. Theo Cambridge Dictionary, recap có nghĩa là lặp lại những điểm chính của một giải thích hoặc mô tả. Yêu cầu một bản recap ngắn gọn có thể là lựa chọn thay thế tuyệt vời so với việc xin toàn bộ biên bản.
Đây là một ví dụ bạn có thể điều chỉnh. Mẫu này phù hợp cho yêu cầu bán trang trọng gửi đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm.
Lưu ý: Sử dụng mẫu này khi bạn có mối quan hệ làm việc tốt với người nhận và cần nhanh chóng nắm bắt thông tin thiết yếu để tiếp tục công việc.
Subject: Following Up on the Q3 Project Planning Meeting (Oct 18)
Hi Alex,
I hope you are having a productive week.
Unfortunately, due to a prior commitment, I was unable to attend the Q3 Project Planning meeting yesterday afternoon.
To ensure I am up to speed, could you please share the meeting minutes or a brief recap of the key takeaways and any action items assigned to the design team? I want to make sure my tasks are aligned with the project goals discussed.
Your help is much appreciated. Let me know if you’d like to have a quick chat about it.
Best regards,
Sarah Johnson Senior Designer ABC Corporation
Xem thêm: Cách Viết Email Yêu Cầu Ước Tính Thời Gian Time Estimate Request
Kết Luận
Viết một Missed Meeting Notes Request Email rõ ràng và lịch sự là kỹ năng hữu ích cho bất kỳ ai học tiếng Anh trong môi trường chuyên nghiệp. Bằng cách sử dụng cấu trúc, từ vựng phù hợp và tông giọng chuyên nghiệp, bạn có thể lấy được thông tin cần thiết đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Đừng ngại luyện tập. Càng viết nhiều, bạn sẽ càng tự tin hơn trong giao tiếp tiếng Anh. Hãy dùng những mẹo và mẫu này làm điểm bắt đầu và điều chỉnh cho phù hợp phong cách cũng như môi trường làm việc của bạn.