Cách Viết Email Nhắc Nhở Trước Cuộc Họp
Gửi một Email Nhắc Nhở Trước Cuộc Họp rõ ràng và lịch sự là một phần quan trọng trong giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo mọi người đều được chuẩn bị, ghi nhớ các chi tiết, và tham dự cuộc họp đúng giờ. Kỹ năng này cần thiết cho người học tiếng Anh muốn cải thiện kỹ năng viết trong môi trường kinh doanh. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn soạn một email nhắc nhở hiệu quả, giữ được sự chuyên nghiệp và giúp các cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Mục Lục
Cấu Trúc Email Nhắc Nhở Trước Cuộc Họp
Một email có cấu trúc tốt sẽ dễ đọc và dễ hiểu. Việc tuân theo một định dạng tiêu chuẩn giúp bạn bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết, đây là một phần quan trọng trong nghi thức gửi email đúng cách.
1. Dòng Tiêu Đề
Dòng tiêu đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, nên cần rõ ràng và ngắn gọn. Mục tiêu là thông báo ngay cho người đọc về nội dung của email.
- Công thức:
Reminder: [Meeting Title] on [Date]hoặcMeeting Reminder: [Meeting Title] - Ví dụ:
Reminder: Q3 Marketing Strategy Meeting on October 26th
2. Lời Chào
Lời chào thiết lập tông của email. Hãy chọn cách chào phù hợp với mối quan hệ giữa bạn và người nhận.
- Trang trọng: Sử dụng "Dear [Tên/Nhóm/Phòng ban]," đối với đồng nghiệp cấp cao hoặc đối tác bên ngoài.
- Thân mật: "Hi everyone," hoặc "Hello Team," thích hợp với các nhóm làm việc nội bộ bạn thường xuyên liên lạc.
3. Phần Nội Dung
Nội dung email nhắc nhở họp nên ngắn gọn và dễ đọc. Hãy chia thành các phần rõ ràng.
Mở đầu: Bắt đầu bằng một câu mở đầu lịch sự và thân thiện. Nêu rõ mục đích của email ngay từ đầu.
- Ví dụ: "This is a friendly reminder about our upcoming meeting."
Thông Tin Chính: Đây là phần quan trọng nhất. Liệt kê thông tin thiết yếu một cách rõ ràng. Theo Cambridge Dictionary, agenda là "a list of matters to be discussed at a meeting" và rất cần được đưa vào.
- Cuộc họp: [Tiêu đề cuộc họp]
- Ngày: [Ngày]
- Thời gian: [Giờ, kèm múi giờ, ví dụ: 10:00 AM PST]
- Địa điểm: [Địa chỉ hoặc đường link họp trực tuyến]
- Agenda: [Liệt kê ngắn gọn 2-3 điểm thảo luận chính hoặc đính kèm toàn bộ agenda]
Yêu Cầu hoặc Nội Dung Chính: Nêu rõ bạn cần gì ở người nhận, nếu có. Có thể là xác nhận tham dự hoặc xem trước một tài liệu.
- Ví dụ: "Please take a moment to review the attached report before the meeting."
Lời Kết: Kết thúc nội dung với một câu tích cực, hướng về tương lai.
- Ví dụ: "We look forward to speaking with you then."
4. Kết Thúc và Chữ Ký
Kết thúc email một cách chuyên nghiệp.
- Cụm từ kết thúc: Dùng các cụm như "Best regards,", "Sincerely,", hoặc "Kind regards,".
- Chữ ký: Bao gồm họ tên, chức danh và công ty của bạn. Bạn cũng có thể thêm thông tin liên hệ.
Xem thêm: Cách Viết Email Giao Nhiệm Vụ Hiệu Quả: Hướng Dẫn Chi Tiết
Từ Vựng Thiết Yếu
Sử dụng đúng từ vựng rất quan trọng khi viết email nhắc nhở lịch sự. Dưới đây là một số cụm từ hữu ích để nâng cao kỹ năng viết email của bạn.
| Từ vựng | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Friendly reminder | Một cách lịch sự để bắt đầu email về điều gì đó có thể người nhận quên. | This is just a friendly reminder about tomorrow's meeting. |
| Confirm your attendance | Yêu cầu ai đó xác nhận sẽ tham dự sự kiện. | Could you please confirm your attendance by the end of today? |
| Agenda | Danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận. | The agenda for the meeting is attached to this email. |
| Look forward to | Cụm từ chuyên nghiệp thể hiện sự mong đợi về một sự kiện trong tương lai. | We look forward to discussing the project with you. |
| Don't hesitate to reach out | Cách thân thiện để nói "hãy liên hệ với tôi nếu cần." | If you have any questions, don't hesitate to reach out. |
| Running smoothly | Diễn ra suôn sẻ, không gặp sự cố hay gián đoạn. | Preparing in advance helps the meeting go running smoothly. |
| On the same page | Có cùng sự hiểu biết, đồng thuận. | This meeting will help ensure everyone is on the same page. |
Xem thêm: Cách Viết Email Yêu Cầu Làm Rõ Nhiệm Vụ Task Clarification Request
Mẫu Email
Dưới đây là một mẫu bạn có thể điều chỉnh. Đây là email Pre-meeting Reminder phù hợp trong bối cảnh chuyên nghiệp chính thức hoặc bán chính thức, gửi trước một hoặc hai ngày.
Subject: Reminder: Quarterly Project Review on Friday, November 10th
Dear Team,
This is a friendly reminder about our upcoming Quarterly Project Review meeting.
Here are the details:
- Date: Friday, November 10th
- Time: 2:00 PM EST
- Location: [Conference Room 4] / [Link to Zoom Meeting]
Our main agenda items will be:
- Review of Q3 Project Milestones
- Planning for Q4 Goals
- Open Floor for Questions and Feedback
Please review the attached performance report before our session. Your preparation will help ensure we are all on the same page.
We look forward to seeing you there.
Best regards,
[Your Name] [Your Title]
Xem thêm: Cách Viết Email Các Mục Hành Động Trong Cuộc Họp Meeting Action Items rõ ràng
Kết Luận
Làm chủ cách viết email nhắc nhở trước cuộc họp là một bước đơn giản nhưng hiệu quả để nâng cao giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp. Những lời nhắc rõ ràng, lịch sự và có cấu trúc thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác và góp phần làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn. Đừng ngại sử dụng các mẫu sẵn có lúc đầu, nhưng hãy luôn cố gắng cá nhân hóa email. Bạn càng luyện tập viết dạng email này, kỹ năng viết sẽ càng trở nên tự nhiên và tự tin hơn. Tiếp tục luyện tập, kỹ năng viết email của bạn sẽ ngày càng tiến bộ.