كيفية كتابة بريد إلكتروني للتفاوض على العقد
إن صياغة بريد إلكتروني فعال للتفاوض على العقد هي مهارة حيوية لأي شخص يشارك في التواصل التجاري أو المهني. سواء كنت مت freelancer أو صاحب شركة صغيرة أو جزءًا من مؤسسة كبيرة، فإن إتقان هذا النوع من المراسلات يمكن أن يؤثر بشكل كبير على النتائج. يُظهر البريد الإلكتروني المكتوب بشكل جيد احترافية، ويوضح موقفك، ويضع الأساس لاتفاق ناجح مفيد للطرفين. ستساعدك هذه الدليل على تطوير الثقة والمهارات لكتابة رسائل تفاوض واضحة وحازمة ومهذبة.
جدول المحتويات
هيكل بريد إلكتروني للتفاوض على العقد
يضمن هيكل البريد الإلكتروني للتفاوض على العقد أن تكون رسالتك واضحة ومهنية وسهلة الفهم. كل مكون يلعب دورًا حاسمًا في نقل نيتك وتسهيل عملية التفاوض بسلاسة.
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع أمر حاسم لأنه أول شيء يراه المتلقي. يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا ويدل فورًا على غرض البريد الإلكتروني. يساعد سطر الموضوع القوي المتلقي على تحديد الأولويات والاستعداد لمحتوى الرسالة. على سبيل المثال، استخدم كلمات رئيسية مثل "مراجعة العقد" أو "المقترحات المعدلة" أو "طلب التفاوض".
2. التحية
تحدد تحيتك النغمة. للتواصل التجاري الرسمي، استخدم دائمًا تحية رسمية. خاطب المتلقي بلقبهم واسم العائلة (مثل "عزيزي السيد سميث" أو "عزيزي السيدة جونسون"). إذا كنت غير متأكد من لقبه أو إذا كنت تكتب إلى فريق، فإن "عزيزي [اسم الفريق]" أو "إلى من يهمه الأمر" مناسبان. تجنب التحيات غير الرسمية ما لم يكن لديك علاقة غير رسمية قائمة مع المتلقي.
3. النص
هنا هو المكان الذي تقدم فيه نقاطك بوضوح ومنطقية. قسّمها إلى فقرات منطقية:
- المقدمة: ابدأ بشكر المتلقي على العقد أو تواصله السابق. اذكر بوضوح غرض بريدك الإلكتروني - مناقشة شروط العقد أو اقتراح تعديلات.
- التفاصيل الرئيسية: أشر إلى بنود أو أقسام أو نقاط محددة في العقد التي ترغب في معالجتها. كن دقيقًا، باستخدام الترقيم أو اقتباس عبارات دقيقة من الوثيقة. فإن هذا يُظهر أنك قد راجعت العقد بعناية ويساعد في تجنب سوء الفهم.
- الطلب أو النقطة الرئيسية: عبر بوضوح عن التغييرات المقترحة أو الأسئلة أو الحلول البديلة. كن محددًا بشأن ما ترغب في تحقيقه. صغ طلباتك بأدب ولكن بحزم، مع التركيز على كيف يمكن أن تؤدي مقترحاتك إلى اتفاق أقوى أو أكثر عدلاً.
- ملاحظات ختامية: كرر استعدادك للتعاون وإيجاد أرضية مشتركة. أكد هدفك في الوصول إلى اتفاق مفيد للطرفين وأعرب عن حماسك لمزيد من النقاش.
4. الخاتمة والتوقيع
اختتم بريدك الإلكتروني بشكل مهني. تشمل العبارات الشائعة الختامية الرسمية "مع أطيب التمنيات"، "أطيب التحيات"، أو "باحترام". يجب أن يتضمن توقيعك اسمك الكامل، ولقبك، وشركتك. يوفر ذلك معلومات الاتصال اللازمة ويضيف إلى النكهة المهنية لبريدك الإلكتروني للتفاوض على العقد.
Read more: كيفية كتابة رسالة إلكترونية للتعامل مع Sales Objection Handling
المفردات الأساسية
تحسين مفرداتك هو مفتاح لكتابة رسائل إلكترونية فعالة. إليك بعض العبارات الحيوية المفيدة لأي سيناريو تفاوض:
| المفردات | المعنى | المثال |
|---|---|---|
| اقتراح | اقتراح خطة أو فكرة للنظر فيها. | "نود أن نقوم باقتراح تعديل على البند 3.1 بشأن شروط الدفع." |
| عرض مضاد | عرض مقدم رداً على عرض سابق. | "يتضمن عرضنا المضاد نطاق عمل معدلاً للمرحلة الثانية." |
| تعديل | لإجراء تغييرات طفيفة لتحسين أو تصحيح شيء ما. | "هل يمكننا أن نقوم بتعديل الجدول الزمني للتسليم لضمان التحضير الكافي؟" |
| بند | قسم أو شرط مميز في وثيقة قانونية أو عقد. | "بخصوص البند 5.2، نطلب توضيحًا حول حقوق الملكية الفكرية." |
| الشروط والأحكام | القواعد أو المتطلبات المحددة لاتفاق. | "نحتاج إلى مناقشة الشروط والأحكام المحددة لإكمال المشروع." |
| مفيد للطرفين | مفيد لجميع الأطراف المعنية؛ عادل للجميع. | "هدفنا هو الوصول إلى اتفاق مفيد للطرفين لكلتا الشركتين." |
| توضيح | فعل جعل شيء ما أكثر وضوحًا أو سهولة في الفهم. | "نحتاج إلى مزيد من التوضيح حول المسؤوليات الموصوفة في القسم 4." |
| تنازل | شيء مُقدم، خاصة استجابةً للمطالب؛ تسوية. | "نحن مستعدون لتقديم تنازل بشأن الدفعة الأولية، نظرًا للجدول الزمني المعدل." |
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني للإجابة عن سؤال محتمل من Prospect Question Answer
مثال على البريد الإلكتروني
إليك مثال على بريد إلكتروني للتفاوض على العقد. يمكن استخدام هذا النموذج عندما تتلقى عقدًا وتحتاج إلى اقتراح تعديلات محددة أو استيضاح بعض الشروط قبل التوقيع.
الموضوع: المقترحات المعدلة على عقد [اسم المشروع/اسم العقد] - [اسم شركتك]
عزيزي [اسم المستلم]،
شكرًا لك على إرسال العقد المقترح لـ [اسم المشروع]. نحن نقدر تخصيصك لبعض الوقت لتوضيح الشروط للتعاون بيننا.
لقد قمنا بمراجعة الوثيقة بعناية ونود أن نقوم باقتراح بعض التعديلات على بعض البنود لضمان إطار عمل واضح ومفيد للطرفين. هدفنا هو التأكد من أن العقد يعكس بدقة مناقشاتنا ويؤهلنا لشراكة ناجحة.
على وجه الخصوص، نود مناقشة النقاط التالية:
- البند 3.2 (جدول الدفع): نقترح تعديل المعالم الدفعة لتتوافق مع تسليمات المشروع، تحديداً 25% عند بدء المشروع، 50% عند مراجعة منتصف المشروع، و25% عند التسليم النهائي.
- البند 6.1 (الإنهاء): نقترح إضافة شرط يسمح بفترة إشعار لمدة 30 يومًا لأي من الطرفين لإنهاء الاتفاق، مما يوفر كلا الجانبين الوقت الكافي للانتقال.
- القسم 8 (نطاق العمل): نطلب مزيدًا من التوضيح حول التسليمات الدقيقة للمرحلة الثانية، خصوصًا فيما يتعلق بعملية دمج ملاحظات العملاء.
نحن واثقون من أن معالجة هذه النقاط ستؤدي إلى اتفاق أكثر قوة وفعالية. نحن منفتحون على مزيد من النقاش وإيجاد أرضية مشتركة تناسب الجميع.
يرجى إبلاغنا بتوافرك لمكالمة قصيرة في الأسبوع المقبل لمناقشة هذه النقاط. نتطلع إلى آرائك.
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
[لقبك]
[شركتك]
[معلومات الاتصال الخاصة بك]
الخاتمة
إتقان فن كتابة بريد إلكتروني للتفاوض على العقد هو مهارة قيمة لأي متعلم للغة الإنجليزية يسعى للتميز في التواصل المهني. تذكر أن الوضوح واللباقة والدقة هي أدواتك الأقوى. من خلال فهم الهيكل، واستخدام المفردات المناسبة، والتدرب بانتظام، يمكنك الدفاع عن مصالحك بثقة وتحقيق نتائج مفيدة. استمر في الممارسة، وخصص نهجك، وسرعان ما ستتفاوض كالمحترفين!
