Cách Viết Email Thương Lượng Hợp Đồng

Việc soạn thảo một Email Thương Lượng Hợp Đồng hiệu quả là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai tham gia vào giao tiếp kinh doanh hoặc chuyên nghiệp. Cho dù bạn là một người làm tự do, một chủ doanh nghiệp nhỏ, hay là một phần của một tập đoàn lớn, việc làm chủ loại thư này có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả của bạn. Một email được viết tốt thể hiện tính chuyên nghiệp, làm rõ vị trí của bạn, và đặt nền tảng cho một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên. Hướng dẫn này sẽ giúp các học viên tiếng Anh phát triển sự tự tin và kỹ năng viết email thương lượng rõ ràng, quyết đoán và lịch sự.

Mục Lục

• Cấu Trúc của Email Thương Lượng Hợp Đồng
• Từ Vựng Cần Thiết
• Ví Dụ Email
• Kết Luận

Cấu Trúc của Email Thương Lượng Hợp Đồng

Một Email Thương Lượng Hợp Đồng được cấu trúc tốt đảm bảo rằng thông điệp của bạn rõ ràng, chuyên nghiệp, và dễ hiểu. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt ý định của bạn và tạo điều kiện cho một quá trình thương lượng suôn sẻ.

1. Dòng Chủ Đề

Dòng chủ đề rất quan trọng vì đó là điều đầu tiên mà người nhận thấy. Nó nên rõ ràng, ngắn gọn, và ngay lập tức chỉ ra mục đích của email. Một dòng chủ đề mạnh giúp người nhận ưu tiên và chuẩn bị cho nội dung bên trong. Ví dụ, hãy bao gồm các từ khóa như "Xem Xét Hợp Đồng," "Sửa Đổi Đề Xuất," hoặc "Yêu Cầu Thương Lượng."

2. Lời Chào

Lời chào của bạn đặt ra tông điệu. Đối với các giao tiếp kinh doanh chính thức, hãy luôn sử dụng lời chào trang trọng. Gọi tên người nhận bằng chức danh và họ của họ (ví dụ, "Kính gửi ông Smith" hoặc "Kính gửi bà Johnson"). Nếu bạn không chắc về chức danh của họ hoặc nếu bạn đang viết cho một nhóm, "Kính gửi [Tên Nhóm]" hoặc "Kính gửi ai đó liên quan" là thích hợp. Tránh lời chào không chính thức trừ khi bạn có một mối quan hệ không chính thức với người nhận.

3. Nội Dung

Đây là nơi bạn trình bày các điểm của mình một cách rõ ràng và hợp lý. Chia nó thành các đoạn hợp lý:

• Mở Đầu: Bắt đầu bằng cách cảm ơn người nhận vì hợp đồng hoặc vì giao tiếp trước đó. Nêu rõ mục đích của email – để thảo luận về các điều khoản của hợp đồng hoặc đề xuất sửa đổi.
• Chi Tiết Chính: Tham khảo các điều khoản, phần, hoặc điểm cụ thể trong hợp đồng mà bạn muốn đề cập. Hãy chính xác, sử dụng số thứ tự hoặc trích dẫn các câu từ tài liệu. Điều này thể hiện rằng bạn đã xem xét cẩn thận hợp đồng và giúp tránh hiểu nhầm.
• Yêu Cầu hoặc Điểm Chính: Trình bày rõ ràng các thay đổi, câu hỏi, hoặc giải pháp thay thế mà bạn đề xuất. Hãy cụ thể về những gì bạn muốn đạt được. Đưa ra yêu cầu của bạn một cách lịch sự nhưng quyết đoán, tập trung vào cách mà các đề xuất của bạn có thể dẫn đến một thỏa thuận mạnh mẽ hơn hoặc công bằng hơn.
• Lời Kết: Nhắc lại sự sẵn sàng hợp tác và tìm kiếm điểm chung. Nhấn mạnh mục tiêu của bạn là đạt được một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên và bày tỏ sự háo hức cho cuộc thảo luận tiếp theo.

4. Kết Thúc và Chữ Ký

Kết thúc email của bạn một cách chuyên nghiệp. Các cụm từ kết thúc chính thức phổ biến bao gồm "Trân trọng," "Xin gửi lời chúc tốt đẹp," hoặc "Kính thư." Chữ ký của bạn nên bao gồm họ tên đầy đủ, chức danh, và công ty. Điều này cung cấp thông tin liên lạc cần thiết và góp phần tạo nên tông điệu chuyên nghiệp cho Email Thương Lượng Hợp Đồng của bạn.

Xem thêm: Cách Viết Email Xử Lý Kháng Cự Bán Hàng Hiệu Quả

Từ Vựng Cần Thiết

Cải thiện vốn từ vựng của bạn là chìa khóa để viết email hiệu quả. Dưới đây là một số cụm từ có tác động cao hữu ích cho bất kỳ tình huống thương lượng nào:

Xem thêm: Viết Email Trả Lời Câu Hỏi Khách Hàng Tiềm Năng với Prospect Question Answer

Ví Dụ Email

Dưới đây là một ví dụ về Email Thương Lượng Hợp Đồng. Mẫu này có thể được sử dụng khi bạn đã nhận được một hợp đồng và cần đề xuất một số sửa đổi cụ thể hoặc tìm kiếm sự rõ ràng về một số điều khoản trước khi ký.

Chủ Đề: Đề Xuất Sửa Đổi Hợp Đồng [Tên Dự Án/Tên Hợp Đồng] - [Tên Công Ty Của Bạn]

Kính gửi [Tên Người Nhận],

Cảm ơn bạn đã gửi hợp đồng đề xuất cho [Tên Dự Án]. Chúng tôi rất trân trọng bạn đã dành thời gian để phác thảo các điều khoản cho sự hợp tác của chúng ta.

Chúng tôi đã xem xét tài liệu một cách kỹ lưỡng và muốn đề xuất một số điều chỉnh cho các điều khoản nhất định để đảm bảo một khuôn khổ rõ ràng và có thể thỏa thuận được cho cả hai bên. Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo rằng hợp đồng phản ánh chính xác các cuộc thảo luận của chúng ta và thiết lập một mối quan hệ đối tác thành công.

Cụ thể, chúng tôi muốn thảo luận về những điểm sau:

• Điều Khoản 3.2 (Lịch Trình Thanh Toán): Chúng tôi đề xuất điều chỉnh các mốc thanh toán cho phù hợp với các sản phẩm giao dự án, đặc biệt là 25% khi khởi động dự án, 50% khi kiểm tra giữa dự án, và 25% khi giao hàng cuối cùng.
• Điều Khoản 6.1 (Chấm Dứt): Chúng tôi đề xuất thêm một điều khoản cho phép thời gian thông báo 30 ngày để bất kỳ bên nào chấm dứt thỏa thuận, cung cấp thời gian đủ cho cả hai bên để chuyển tiếp.
• Mục 8 (Phạm Vi Công Việc): Chúng tôi tìm kiếm thêm sự làm rõ về các sản phẩm cụ thể cho Giai đoạn 2, đặc biệt là quy trình tích hợp phản hồi từ khách hàng.

Chúng tôi tự tin rằng việc giải quyết những điểm này sẽ dẫn đến một thỏa thuận mạnh mẽ và hiệu quả hơn. Chúng tôi sẵn sàng thảo luận thêm và tìm ra điểm chung phù hợp nhất cho tất cả các bên liên quan.

Xin vui lòng cho chúng tôi biết thời gian bạn có thể sắp xếp cho một cuộc gọi ngắn vào tuần tới để thảo luận về những điểm này. Chúng tôi mong chờ ý kiến của bạn.

Xin gửi lời chúc tốt đẹp,

[Tên Của Bạn]
[Chức Danh Của Bạn]
[Tên Công Ty Của Bạn]
[Thông Tin Liên Hệ Của Bạn]

Xem thêm: Cách Viết Email Kiểm Tra Lãnh Đạo Lạnh Cold Lead Check-in

Kết Luận

Làm chủ nghệ thuật viết Email Thương Lượng Hợp Đồng là một kỹ năng vô giá cho bất kỳ học viên tiếng Anh nào khao khát đạt được sự xuất sắc trong giao tiếp chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng sự rõ ràng, lịch sự và chính xác là những công cụ mạnh mẽ nhất của bạn. Bằng việc hiểu cấu trúc, sử dụng từ vựng phù hợp, và thực hành thường xuyên, bạn có thể tự tin bảo vệ lợi ích của mình và đạt được kết quả có lợi. Hãy tiếp tục thực hành, cá nhân hóa cách tiếp cận của bạn, và sớm thôi bạn sẽ thương lượng như một chuyên gia!