🎧 تعلّم الإنجليزية مع أكثر من 100 أغنية شهيرة – تمارين وترجمات مرفقة. حمّل MusicLearn الآن!

كيفية كتابة طلب تمرير إلى الشخص المناسب

في التواصل الرسمي باللغة الإنجليزية، فإن معرفة كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة عن طريق الخطأ أمر حيوي. يضمن بريد إلكتروني مكتوب بشكل جيد طلب تمرير إلى الشخص المناسب أن يصل رسالتك إلى المستلم الصحيح بكفاءة ويحافظ على آداب البريد الإلكتروني الجيدة. كما يبرز قاموس أكسفورد المتعلم أهمية الوضوح في التواصل (https://www.oxfordlearnersdictionaries.com/definition/english/clarity)، سيساعدك هذا الدليل على إتقان فن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية، مما يعزز مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني المهني ويضمن الوضوح في مراسلاتك التجارية.

كيفية كتابة طلب تمرير إلى الشخص المناسب

جدول المحتويات

هيكل طلب تمرير إلى الشخص المناسب

يتضمن كتابة بريد إلكتروني فعال طلب تمرير إلى الشخص المناسب هيكلاً واضحًا وموجزًا. تفهم كل مكون يضمن أن تكون رسالتك مهنية وتحصل على النتيجة المرجوة.

1. خط الموضوع

خط الموضوع حيوي للفهم الفوري. يجب أن يشير بوضوح إلى غرض البريد الإلكتروني. صيغة جيدة هي: "الإجراء مطلوب: [الموضوع الأصلي] - يرجى إعادة التوجيه" أو "بخصوص [الموضوع الأصلي] - لمراجعتك/إعادة توجيهك." هذا يساعد المستلم على فهم محتوى البريد الإلكتروني بسرعة.

2. التحية

اختر تحيتك استنادًا إلى علاقتك. في السياقات الرسمية، استخدم "عزيزي السيد/السيدة [الاسم الأخير]." إذا كنت قريبًا، فإن "مرحبًا [الاسم الأول]" مقبول. كن دائمًا مؤدبًا ومهنيًا.

3. الجسم

يجب أن يكون جسم بريدك الإلكتروني منظمًا لتوصيل رسالتك بوضوح وكفاءة.

  • الافتتاح: ابدأ بالاعتراف باختصار بالبريد الإلكتروني الأصلي وذكر غرضك. على سبيل المثال، "تلقيت بريدك الإلكتروني بخصوص [الموضوع الأصلي]،" متبوعًا بعبارة "أعتقد أن هذا الاستفسار قد يُعالج بشكل أفضل من قبل [الشخص/القسم الصحيح]."
  • تفاصيل رئيسية: قدم ما يكفي من السياق دون أن تجهد المستلم. قم بملخص موجز للطلب أو الموضوع الأصلي حتى يفهموا لماذا يتم إعادة توجيهه.
  • الطلب الأساسي أو النقطة الرئيسية: صرح بوضوح بما تحتاجه من المستلم. عادةً ما يكون ذلك لإعادة توجيه البريد الإلكتروني، أو لربطك بالشخص المناسب. على سبيل المثال، "هل يمكنك من فضلك إعادة توجيه هذا إلى القسم المناسب؟" أو "هل يمكنك إعادة توجيه هذا الطلب إلى [اسم الشخص الصحيح]؟"
  • الملاحظات الختامية: اعرب عن شكرك بأدب. عبارات مثل "شكرًا لمساعدتك في هذه المسألة" أو "مساعدتك موضع تقدير كبير" مناسبة.

4. الخاتمة والتوقيع

يجب أن تحافظ الخاتمة على نغمة مهنية. تشمل العبارات المناسبة للخاتمة:

  • بإخلاص،
  • مع أطيب التحيات،
  • مع أطيب التمنيات،

يجب أن يتضمن توقيعك اسمك الكامل، وعنوانك، وشركتك (إذا كان ذلك ممكنًا)، ومعلومات الاتصال الخاصة بك. تعزز هذه اللمسة المهنية هويتك.

Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة بعد الرسالة الصوتية Voicemail Follow-up

المفردات الأساسية

إليك جدول بعبارات مفيدة لكتابة طلب إعادة توجيه بريد إلكتروني بشكل مهذب. تسهم هذه العبارات في مهارات التواصل الفعالة باللغة الإنجليزية.

المفرداتالمعنىالمثال
تم توجيهها خطأًتم إرسالها إلى الشخص أو العنوان الخاطئ."يبدو أن هذا البريد الإلكتروني تم توجيهه خطأً إلي."
القسم المناسبالجزء أو الفريق الصحيح أو المناسب."هل يمكنك من فضلك إعادة توجيه هذا إلى القسم المناسب؟"
إعادة توجيهإرسال إلى شخص أو مكان مختلف."يرجى إعادة توجيه هذا الاستفسار إلى جون سميث."
تفضل بالمساعدةوسيلة مهذبة لطلب المساعدة."هل يمكنك تفضل بالمساعدة بإعادة توجيه هذه الرسالة؟"
نقطة الاتصالالشخص الذي يمكنه تقديم معلومات أو مساعدة محددة."أنا لست نقطة الاتصال الصحيحة لهذه المسألة."
التعامل مع الاستفسارالتعامل مع السؤال أو الطلب."سارة هي الأفضل للتعامل مع هذا الاستفسار."
انتباهك لهذاتستخدم عند طلب من شخص ما التعامل مع شيء ما."سيكون من المقدر جداً انتباهك لهذه المسألة."
الأنسبالأكثر ملاءمة أو تأهيلاً."قسم الفوترة لدينا هو الأنسب للإجابة على أسئلتك."

Read more: كيف تكتب دعوة بريدية لحدث حصري Exclusive Event Invitation

مثال على البريد الإلكتروني

إليك مثال على بريد إلكتروني لطلب تمرير إلى الشخص المناسب، يظهر الوضوح والنبرة المهنية. هذا النموذج مثالي عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا يحتاج إلى معالجة زميل آخر أو قسم آخر.

السياق: تلقيت بريدًا إلكترونيًا بخصوص مشكلة فاتورة عميل، ولكنك في قسم المبيعات، وليس الفوترة.

الموضوع: الإجراء مطلوب: استفسار فاتورة العميل - يرجى إعادة التوجيه

عزيزي السيد جونسون،

آمل أن يكون هذا البريد الإلكتروني قد وجدك بصحة جيدة.

تلقيت البريد الإلكتروني المرفق بخصوص استفسار عن الفاتورة من XYZ Corp. بينما أقدر تواصلك، فإن هذه المسألة تقع ضمن اختصاص قسم الفوترة لدينا.

هل يمكنك بلطف إعادة توجيه هذا البريد الإلكتروني إلى الفريق المناسب في قسم الفوترة؟ أعتقد أن سارة تشين، مديرتنا في قسم الفوترة، أو فريقها سيكونون نقطة الاتصال الصحيحة لمعالجة هذه المشكلة بسرعة.

شكرًا لاهتمامك بذلك. يرجى إخباري إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية من جانبي.

مع أطيب التحيات،

[اسمك]
[وظيفتك]
[شركتك]
[معلومات الاتصال الخاصة بك]

الخاتمة

إتقان كتابة بريد إلكتروني لطلب تمرير إلى الشخص المناسب مهارة قيمة لأي متعلم للغة الإنجليزية يسعى للتواصل المهني الفعال. من خلال ممارسة هذه الأساليب المنظمة واستخدام المفردات المناسبة، يمكنك التأكد من أن رسائلك واضحة ومهذبة وتصل دائمًا إلى مستلمها المقصود. تذكر، التواصل الواضح يبني علاقات مهنية أقوى. استمر في الممارسة، ولا تتردد في تعديل هذه النماذج لتناسب احتياجاتك الخاصة. المفتاح هو أن تكون موجزًا، مهذبًا، ومباشرًا في طلب تمرير إلى الشخص المناسب.