Wie man eine klare Meeting Action Items E-Mail schreibt
Das Schreiben einer klaren Meeting Action Items E-Mail ist eine wichtige Fähigkeit in jeder professionellen Umgebung. Für Englischlernende zeigt das Beherrschen dieser Art von Kommunikation sowohl Sprachkompetenz als auch berufliche Kompetenz. Diese E-Mail stellt sicher, dass alle ihre Verantwortlichkeiten nach einer Diskussion verstehen, Verwirrung vermeiden und Projekte auf Kurs halten. Dieser Leitfaden wird die Struktur aufschlüsseln, wichtige Vokabeln vorstellen und ein praktisches Beispiel geben, um Ihre Englisch-E-Mail-Schreibfähigkeiten zu verbessern und Ihnen zu helfen, mit Selbstvertrauen zu kommunizieren.
Tabelle des Inhalts
Struktur einer Meeting Action Items E-Mail
Eine gut strukturierte E-Mail sorgt dafür, dass Ihre Botschaft schnell verstanden wird. Jede Komponente spielt eine wichtige Rolle bei einem professionellen und effektiven Follow-up. Indem Sie dieses Format befolgen, können Sie Ihre professionelle Kommunikation verbessern.
1. Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihre Empfänger sehen, also muss sie klar und prägnant sein. Sie sollte sie sofort über den Inhalt der E-Mail informieren.
- Formel:
Action Items: [Meeting-Name]oderFollow-up von [Meeting-Name] am [Datum] - Beispiel:
Action Items: Q3 Marketingstrategie-Meeting
2. Begrüßung
Ihre Begrüßung setzt den Ton. Wählen Sie eine Response, die zu Ihrer Beziehung zu den Empfängern und zur Unternehmenskultur passt.
- Formell: Verwenden Sie "Dear Team," oder "Dear [Abteilungsname]," für förmliche Anlässe oder bei der Ansprache einer großen, vielfältigen Gruppe.
- Informell: "Hi Everyone," oder "Hello Team," funktioniert gut für kleinere, vertrautere Teams.
3. Der Haupttext
Der Text der E-Mail enthält alle wichtigen Informationen. Das Aufteilen in logische Absätze hilft bei der Lesbarkeit.
Einleitung: Beginnen Sie mit einem kurzen Dank an alle für ihre Zeit und erklären Sie den Zweck der E-Mail. Zum Beispiel: "Vielen Dank für Ihren wertvollen Beitrag im heutigen Meeting. Diese E-Mail fasst die Action Items zusammen, die wir besprochen haben."
Wichtige Details: Erwähnen Sie kurz den Namen und das Datum des Meetings für den Kontext. Sie können auch einen Satz hinzufügen, der das Hauptziel zusammenfasst, das erreicht wurde.
Der "Ask" oder Hauptpunkt: Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Meeting Action Items E-Mail. Listen Sie die Aufgaben klar auf. Es ist sehr effektiv, eine Aufzählung oder Tabelle zu verwenden. Für jeden Punkt sollten Aufgabe, verantwortliche Person und Frist enthalten sein.
Abschließende Bemerkungen: Beenden Sie den Hauptteil mit einer höflichen Abschlussformulierung. Zum Beispiel: "Bitte überprüfen Sie Ihre zugewiesenen Aufgaben und bestätigen Sie Ihr Verständnis. Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung."
4. Abschluss und Signatur
Beenden Sie Ihre E-Mail professionell. Das unterstreicht Ihren professionellen Ton.
- Geeignete Grußformeln: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards," oder "All the best,"
- Signatur: Fügen Sie immer Ihren vollständigen Namen, Ihre Position und Ihr Unternehmen an. Sie können auch Kontaktinformationen wie Ihre Telefonnummer oder einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil hinzufügen.
Mehr lesen: E-Mail zur Aufgabenklärung: So formulierst du deine Task Clarification Request
Wichtiges Vokabular
Die Verwendung des richtigen Vokabulars ist der Schlüssel für eine klare und professionelle E-Mail. Hier sind einige wesentliche Phrasen für Ihre Meeting-Nachverfolgung. Das Einbauen dieser Begriffe verbessert Ihre Schreibfähigkeiten für ESL-Lernende.
| Vokabular | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Action Item | Eine spezielle Aufgabe, die von einer Person oder einem Team erledigt werden muss. | "Das erste Action Item ist, den Projektvorschlag zu entwerfen." |
| To assign | Jemandem eine bestimmte Aufgabe oder Verantwortung geben. | "Ich werde diese Rechercheaufgabe an Maria zuweisen." |
| Deadline | Das konkrete Datum oder die Uhrzeit, bis zu der eine Aufgabe erledigt sein muss. | "Die Deadline für den ersten Entwurf ist Freitag, der 27. Oktober." |
| Follow-up | Eine Aktion, die unternommen wird, um an eine vorherige Diskussion oder Aufgabe anzuknüpfen oder sie weiterzuführen. | "Ich werde nächste Woche eine Follow-up E-Mail schicken, um den Fortschritt zu prüfen." |
| To summarize | Einen kurzen Überblick über die Hauptpunkte geben. | "Zusammenfassend haben wir uns auf drei wichtige Marketingkanäle geeinigt." |
| Key Takeaway | Die wichtigste Erkenntnis oder Information aus dem Meeting. | "Die wichtigste Erkenntnis war, dass wir uns mehr auf unsere Social-Media-Präsenz konzentrieren müssen." |
| Moving forward | Ein Ausdruck, um über zukünftige Pläne oder Aktionen zu sprechen. | "Zukünftig werden wir wöchentliche Check-in-Meetings abhalten." |
| Responsible for | Die Pflicht haben, etwas zu tun. | "John ist verantwortlich für die Aktualisierung der Kundendatenbank." |
Mehr lesen: Wie man eine effektive Task Assignment E-Mail schreibt Anleitung
E-Mail-Beispiel
Hier ist eine Vorlage, die Sie anpassen können. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie die besprochene Struktur und das Vokabular anwenden.
Hinweis: Diese Vorlage ist ideal, um eine Zusammenfassung eines Meetings nach einem Projekt-Startmeeting zu schicken und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf ihre Aufgaben und Fristen ausgerichtet sind.
Betreff: Action Items: Projekt Alpha Kick-off Meeting (26. Oktober)
Liebe Team,
Vielen Dank für eure aktive Teilnahme an unserem Projekt Alpha Kick-off Meeting heute. Es war eine produktive Diskussion, und ich freue mich auf die Richtung, die wir einschlagen.
Diese E-Mail fasst die wichtigsten Action Items zusammen, die wir vereinbart haben. Bitte überprüft die euch zugewiesenen Aufgaben unten.
Marktforschung abschließen:
- Verantwortlich: Sarah
- Frist: 3. November
Erste Wireframes entwerfen:
- Verantwortlich: Tom
- Frist: 6. November
Inhaltsübersicht entwickeln:
- Verantwortlich: Maria
- Frist: 6. November
Nach dem Cambridge Dictionary bedeutet "Follow-up" eine Maßnahme, die ergriffen wird, um eine vorherige Aktion oder Diskussion weiterzuführen oder zu ergänzen. Unser erstes offizielles Follow-up ist am 8. November geplant, um den Fortschritt zu überprüfen.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Klarstellungen zu Ihren Aufgaben benötigen. Zukünftig wollen wir dieses gute Momentum aufrechterhalten.
Beste Grüße,
Alex Chen
Projektmanager
Innovatech Solutions
Mehr lesen: Wie man eine effektive Daily Stand-up Summary E-Mail schreibt
Abschluss
Das Verfassen einer effektiven Meeting Action Items E-Mail ist eine wichtige Fähigkeit für klare und professionelle englische Kommunikation. Durch eine klare Struktur, präzises Vokabular und einen höflichen Ton stellen Sie sicher, dass Ihr Team ausgerichtet bleibt und produktiv arbeitet. Scheuen Sie sich nicht, Vorlagen als Ausgangspunkt zu nutzen, aber personalisieren Sie sie immer, um sie an den spezifischen Kontext Ihres Treffens anzupassen. Je mehr Sie diese E-Mails schreiben üben, desto selbstbewusster werden Sie. Üben Sie weiter, und Sie werden deutliche Fortschritte in Ihren beruflichen Schreibfähigkeiten sehen.