Como Escrever um Email Claro de Meeting Action Items
Escrever um Meeting Action Items Email claro é uma habilidade crucial em qualquer ambiente profissional. Para aprendizes de inglês, dominar esse tipo de comunicação demonstra tanto proficiência linguística quanto competência profissional. Este email garante que todos entendam suas responsabilidades após uma discussão, evitando confusão e mantendo os projetos no caminho certo. Este guia vai detalhar a estrutura, fornecer vocabulário-chave e oferecer um exemplo prático para melhorar suas habilidades na escrita de emails em inglês e ajudá-lo a se comunicar com confiança.
Índice
Estrutura de um Meeting Action Items Email
Um email bem estruturado garante que sua mensagem seja compreendida rapidamente. Cada componente desempenha um papel vital na criação de um follow-up profissional e eficaz. Seguindo este formato, você pode aprimorar sua comunicação profissional.
1. O Assunto
O assunto é a primeira coisa que seus destinatários veem, então deve ser claro e conciso. Deve informar imediatamente sobre o conteúdo do email.
- Fórmula:
Action Items: [Nome da Reunião]ouFollow-up de [Nome da Reunião] em [Data] - Exemplo:
Action Items: Reunião de Estratégia de Marketing do 3º Trimestre
2. A Saudação
Sua saudação define o tom. Escolha uma que corresponda ao seu relacionamento com os destinatários e à cultura da empresa.
- Formal: Use "Prezada Equipe," ou "Prezados [Nome do Departamento]," para ambientes formais ou quando estiver se dirigindo a um grupo grande e diversificado.
- Informal: "Olá a todos," ou "Oi Time," funciona bem para equipes menores e mais familiarizadas.
3. O Corpo
O corpo do email contém todas as informações críticas. Dividi-lo em parágrafos lógicos ajuda na legibilidade.
Abertura: Comece agradecendo brevemente a todos pelo tempo e declarando o propósito do email. Por exemplo: "Obrigado pela valiosa contribuição na reunião de hoje. Este email resume os action items discutidos."
Detalhes Principais: Mencione brevemente o nome e a data da reunião para contexto. Você também pode adicionar uma frase resumindo o principal objetivo alcançado.
O "Pedido" ou Ponto Principal: Esta é a parte mais importante do seu Meeting Action Items Email. Liste as tarefas claramente. Usar uma lista com marcadores ou uma tabela é altamente eficaz. Para cada item, inclua a tarefa, a pessoa responsável e o prazo.
Encerramento: Termine o corpo com uma declaração educada. Por exemplo: "Por favor, revise suas tarefas atribuídas e confirme seu entendimento. Sinta-se à vontade para entrar em contato com quaisquer dúvidas."
4. O Fechamento e Assinatura
Finalize seu email de forma profissional. Isso reforça o tom profissional.
- Frases adequadas para encerramento: "Atenciosamente,", "Cordialmente,", "Com os melhores cumprimentos,", ou "Tudo de bom,"
- Assinatura: Inclua sempre seu nome completo, seu cargo e sua empresa. Você também pode adicionar informações de contato como seu número de telefone ou um link para seu perfil no LinkedIn.
Leia mais: Como Escrever E-mail de Convite para Reunião Project Kick-off Invitation
Vocabulário Essencial
Usar o vocabulário correto é fundamental para escrever um email claro e profissional. Aqui estão algumas frases essenciais para seus follow-ups de reunião. Integrar esses termos vai melhorar suas habilidades de escrita de emails para aprendizes de inglês.
| Vocabulário | Significado | Exemplo |
|---|---|---|
| Action Item | Uma tarefa específica que precisa ser concluída por uma pessoa ou equipe. | "O primeiro action item é elaborar a proposta do projeto." |
| To assign | Dar a alguém uma tarefa ou responsabilidade específica. | "Vou assignar esta tarefa de pesquisa para Maria." |
| Deadline | A data ou hora específica até a qual uma tarefa deve ser concluída. | "O deadline para o primeiro rascunho é esta sexta-feira, 27 de outubro." |
| Follow-up | Uma ação tomada para continuar ou expandir uma discussão ou tarefa anterior. | "Vou enviar um follow-up email na próxima semana para verificar nosso progresso." |
| To summarize | Fornecer uma visão geral breve dos pontos principais. | "To summarize, concordamos em três canais-chave de marketing." |
| Key Takeaway | A ideia ou informação mais importante da reunião. | "O key takeaway foi que precisamos focar mais na nossa presença nas redes sociais." |
| Moving forward | Uma expressão usada para falar sobre planos ou ações futuras. | "Moving forward, teremos reuniões semanais de acompanhamento." |
| Responsible for | Ter o dever de fazer algo. | "John é responsible for atualizar o banco de dados de clientes." |
Leia mais: Como Escrever um E-mail de Solicitação de Revisão de Plano de Projeto Project Plan Review Request
Exemplo de Email
Abaixo está um modelo de email que você pode adaptar. Este exemplo demonstra como aplicar a estrutura e o vocabulário discutidos.
Nota: Este modelo é ideal para enviar um resumo de reunião após uma reunião de início de projeto para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com suas tarefas e prazos.
Assunto: Action Items: Reunião de Início do Projeto Alpha (26 de outubro)
Prezada Equipe,
Obrigado pela participação ativa na nossa reunião de início do Projeto Alpha realizada hoje. Foi uma discussão produtiva, e estou animado com a direção que estamos tomando.
Este email resume os principais action items acordados. Por favor, revise as tarefas atribuídas a você abaixo.
Completar Pesquisa de Mercado:
- Responsável: Sarah
- Deadline: 3 de novembro
Elaborar Wireframes Iniciais:
- Responsável: Tom
- Deadline: 6 de novembro
Desenvolver Esboço de Conteúdo:
- Responsável: Maria
- Deadline: 6 de novembro
Segundo o Cambridge Dictionary, um "follow-up" é algo feito para continuar ou adicionar a algo feito anteriormente. Nossa primeira reunião oficial de follow-up está agendada para o dia 8 de novembro para revisar o progresso.
Por favor, me avise se tiverem dúvidas ou precisarem de mais esclarecimentos sobre suas tarefas. Moving forward, vamos manter esse ótimo ritmo.
Atenciosamente,
Alex Chen
Gerente de Projetos
Innovatech Solutions
Leia mais: Como Redigir um Email de Solicitação de Esclarecimento de Tarefa
Conclusão
Escrever um Meeting Action Items Email eficaz é uma habilidade vital para uma comunicação clara e profissional em inglês. Usando uma estrutura clara, vocabulário preciso e um tom educado, você garante que sua equipe permaneça alinhada e produtiva. Não hesite em usar modelos como ponto de partida, mas personalize-os sempre para o contexto específico da sua reunião. Quanto mais você praticar a escrita desses emails, mais confiante se tornará. Continue praticando, e verá uma melhoria significativa em suas habilidades de escrita profissional.