Cara Menulis Email Permintaan Referensi
Menyusun email permintaan referensi yang efektif adalah keterampilan penting bagi pembelajar bahasa Inggris yang ingin memperluas jaringan profesional mereka atau mendapatkan peluang baru. Panduan ini akan memandu Anda melalui proses tersebut, membantu Anda menguasai seni menulis email bahasa Inggris yang sopan dan menghasilkan hasil. Memahami nuansa nada dan struktur profesional adalah kunci untuk komunikasi yang sukses.
Daftar Isi
Struktur Email Permintaan Referensi
Mengirim email permintaan referensi memerlukan struktur yang jelas dan terorganisir dengan baik untuk memastikan pesan Anda dipahami dan ditindaklanjuti. Memecah email menjadi komponen inti akan membantu Anda membangun permintaan yang menarik.
1. Baris Subjek
Baris subjek adalah kesan pertama email Anda dan menentukan apakah email Anda dibuka. Baris subjek harus jelas, ringkas, dan menunjukkan tujuan email segera. Baris subjek yang baik sering kali mencakup nama Anda dan alasan untuk mengontak.
2. Salam
Salam menetapkan nada untuk email Anda. Pilihan antara sapaan formal dan informal tergantung pada hubungan Anda dengan penerima. Untuk konteks profesional atau ketika tidak yakin, selalu pilih sapaan formal seperti "Dear [Nama]" atau "Hello [Nama]" jika Anda memiliki koneksi yang lebih tidak formal sebelumnya.
3. Isi
Isi email Anda adalah di mana Anda menyampaikan permintaan Anda. Ini harus terstruktur secara logis untuk memandu pembaca melalui permintaan Anda.
- Pembukaan: Mulailah dengan mengingatkan penerima secara sopan tentang koneksi Anda atau bagaimana Anda mengenal mereka. Segera nyatakan tujuan email Anda – bahwa Anda sedang mencari referensi.
- Detail Utama: Berikan konteks yang diperlukan tanpa membebani pembaca. Jelaskan secara singkat apa yang Anda cari (misalnya, pekerjaan, kontak, pengantar) dan mengapa Anda percaya jaringan atau keahlian orang ini berharga.
- Permintaan atau Poin Utama: Jelaskan dengan jelas apa yang Anda minta. Jadilah spesifik. Apakah Anda meminta untuk diperkenalkan, rekomendasi, atau hanya saran? Buatlah mudah bagi mereka untuk memahami tindakan yang Anda ingin mereka lakukan.
- Pernyataan Penutup: Ucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan mereka. Tawarkan untuk memberikan informasi tambahan, seperti resume atau portofolio Anda, dan ungkapkan kesediaan Anda untuk mengakomodasi jadwal mereka.
4. Penutup dan Tanda Tangan
Penutup menyimpulkan email Anda dengan anggun. Gunakan frasa penutup profesional yang tepat yang menyampaikan rasa hormat dan apresiasi. Selalu sertakan nama lengkap dan informasi kontak Anda.
- Frasa Penutup yang Sesuai: "Hormat saya," "Salam hangat," "Salam sejahtera," atau "Dengan hormat."
- Tanda Tangan: Sertakan nama lengkap Anda, jabatan profesional (jika ada), nomor telepon, dan tautan profil LinkedIn Anda.
Baca lebih lanjut: Panduan Menulis Unresponsive Lead 'Break-up' yang Efektif
Kosakata Penting
Menggunakan kosakata yang tepat dapat secara signifikan meningkatkan kejelasan dan profesionalisme email Anda. Berikut adalah tabel frasa berguna untuk komunikasi profesional, terutama saat meminta bantuan atau referensi.
| Kosakata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| Menghubungi | Menghubungi seseorang | Saya ingin menghubungi Anda mengenai peluang yang mungkin. |
| Memanfaatkan jaringan Anda | Menggunakan koneksi Anda untuk tujuan tertentu | Saya berharap dapat memanfaatkan jaringan Anda untuk perkenalan. |
| Koneksi bersama | Seseorang yang Anda berdua kenal | Kita memiliki koneksi bersama, [Nama Koneksi]. |
| Pertimbangkan dengan baik | Meminta seseorang untuk memikirkan sesuatu dengan sopan | Apakah Anda bersedia mempertimbangkan untuk merujuk saya untuk peran ini? |
| Bersyukur atas dukungan Anda | Menyampaikan terima kasih yang mendalam atas bantuan yang diberikan | Saya akan sangat bersyukur atas dukungan Anda dalam hal ini. |
| Menyalurkan resume saya | Membagikan resume kepada orang lain | Apakah Anda bersedia menyalurkan resume saya di tim Anda? |
| Wawasan berharga | Pengetahuan atau pemahaman yang berguna | Wawasan berharga Anda akan sangat diapresiasi. |
| Menghargai waktu Anda | Mengucapkan terima kasih kepada seseorang atas waktu dan usaha mereka | Saya sangat menghargai Anda meluangkan waktu untuk mempertimbangkan permintaan saya. |
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Kontrak Final untuk Tanda Tangan yang Efektif
Contoh Email
Berikut adalah contoh email permintaan referensi. Template ini cocok saat Anda mencari referensi pekerjaan dari kontak profesional yang mengenal Anda dan bekerja di perusahaan yang Anda minati.
Konteks: Anda sedang melamar posisi Spesialis Pemasaran di sebuah perusahaan tempat rekan lama atau kenalan Anda bekerja. Anda ingin mereka merekomendasikan Anda.
Subjek: Permintaan Referensi: [Nama Anda] - Peluang Spesialis Pemasaran
Dear [Nama Kontak],
Saya berharap email ini menemukan Anda dalam keadaan baik. Saya menulis kepada Anda hari ini karena saya melihat peluang menarik untuk posisi Spesialis Pemasaran di [Nama Perusahaan], tempat Anda bekerja saat ini.
Setelah mengikuti karier Anda di [Nama Perusahaan], saya sangat terkesan dengan pendekatan inovatif perusahaan terhadap [sebutkan sesuatu yang spesifik tentang perusahaan]. Mengingat pengalaman saya selama [X tahun] di [Bidang Anda] dan kesuksesan saya dalam [sebutkan pencapaian relevan, misalnya, mengembangkan kampanye media sosial], saya percaya keterampilan dan pengalaman saya sangat sesuai dengan persyaratan untuk posisi ini.
Saya berharap Anda bersedia merekomendasikan saya untuk posisi ini. Saya telah melampirkan resume saya untuk Anda tinjau dan siap untuk memberikan informasi tambahan yang mungkin Anda butuhkan. Menurut Oxford Learner’s Dictionaries, "referensi" adalah tindakan mengirim seseorang ke orang lain atau tempat untuk bantuan, informasi, atau saran, yang persis adalah apa yang saya harapkan Anda dapat berikan.
Terima kasih telah mempertimbangkan permintaan saya. Saya sangat menghargai waktu Anda dan setiap bantuan yang mungkin Anda tawarkan.
Salam hangat,
[Nama Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Tautan Profil LinkedIn Anda]
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Negosiasi Kontrak yang Efektif
Kesimpulan
Menguasai email permintaan referensi adalah langkah yang sangat berharga dalam perjalanan komunikasi bahasa Inggris Anda. Jelas, hormat, dan ringkas merupakan hal yang utama. Dengan mempraktikkan struktur ini dan menggabungkan kosakata yang telah dipelajari, Anda akan merasa lebih percaya diri dalam mengirim email profesional yang membuka pintu. Jangan takut untuk mempersonalisasi pesan Anda untuk mencerminkan hubungan Anda dengan penerima, dan selalu ikuti dengan baik. Latihan yang konsisten dalam menulis email seperti ini akan secara signifikan meningkatkan keterampilan komunikasi profesional Anda.
