Como Escrever um E-mail de Performance Improvement Plan

Elaborar um E-mail de Performance Improvement Plan (e-mail de PIP) é uma habilidade fundamental para quem atua na gestão ou RH. Esses e-mails exigem um tom profissional, comunicação clara e consideração cuidadosa para garantir que sejam eficazes e de apoio. Para aprendizes de inglês, dominar as sutilezas de um e-mail formal para temas tão sensíveis pode ser um desafio. Este guia apresenta os componentes essenciais de um e-mail de PIP bem estruturado, ajudando você a se comunicar de forma eficiente em um ambiente profissional.

Índice

• Estrutura de um E-mail de Performance Improvement Plan
• Vocabulário Essencial
• Exemplo de E-mail
• Conclusão

Estrutura de um E-mail de Performance Improvement Plan

Escrever um E-mail de Performance Improvement Plan claro e eficaz envolve dividi-lo em vários componentes principais, cada um com um papel específico na transmissão da mensagem e definição das expectativas.

1. O Assunto

O assunto é fundamental para definir o tom e informar o destinatário sobre o objetivo do e-mail. Deve ser claro, conciso e imediatamente reconhecível.

• Fórmula:[Nome do Funcionário] - Performance Improvement Plan ou Urgente: Revisão de Performance e Improvement Plan.

2. A Saudação

A saudação estabelece o tom inicial do e-mail. Para um documento formal como um PIP, a formalidade é primordial.

• Formal: Use "Prezado(a) [Sr./Sra./Mx. Sobrenome]" ou "Prezado(a) [Nome Completo]". Sempre use o título profissional da pessoa se aplicável. Evite saudações informais como "Oi" ou "Olá" em um e-mail de PIP.

3. O Corpo

O corpo do e-mail é onde você detalha as preocupações relativas à performance, o plano de melhoria e os resultados esperados. Ele deve ser estruturado logicamente.

• Abertura: Comece declarando diretamente o objetivo do e-mail. Refaça referência a discussões ou avaliações de desempenho anteriores que levaram ao PIP. Por exemplo, "Após nossa conversa em [Data] sobre sua recente avaliação de desempenho..."
• Detalhes Principais: Delineie claramente as áreas específicas em que a performance precisa melhorar. Use linguagem objetiva e forneça exemplos concretos ou dados para apoiar suas observações. Evite afirmações vagas.
• O Pedido ou Ponto Principal: Declare claramente as ações esperadas do funcionário e as metas específicas a serem atingidas. Descreva a duração do PIP e qualquer recurso ou apoio que será fornecido. Seja explícito nas expectativas.
• Observações Finais: Reitere o compromisso com o sucesso do funcionário e mostre disposição em apoiar sua melhoria. Reforce a seriedade do plano mantendo um tom de apoio.

4. O Fecho e Assinatura

O fecho deve reforçar o caráter profissional do e-mail.

• Expressões de Fecho Apropriadas: "Atenciosamente", "Saudações", "Cordialmente" ou "Respeitosamente" são fechamentos formais adequados.
• Assinatura: Inclua seu nome completo, seu cargo profissional e o nome da empresa. Você também pode incluir informações de contato para possíveis dúvidas.

Leia mais: Como Escrever um Team Morale Address para E-mail Corporativo com Impacto

Vocabulário Essencial

Entender o vocabulário chave é fundamental para criar uma comunicação eficaz e profissional no ambiente de trabalho, especialmente em questões delicadas como desempenho. Abaixo estão alguns termos essenciais relacionados à performance do colaborador e planos de melhoria.

Leia mais: Como Escrever um Email de Solicitação de Project Proposal Request

Exemplo de E-mail

Aqui está um exemplo de E-mail de Performance Improvement Plan, oferecendo um modelo que incorpora os elementos estruturais e linguísticos discutidos.

Contexto: Este e-mail é enviado por um gerente a um funcionário para iniciar formalmente um Performance Improvement Plan após um período de baixa performance no cumprimento de prazos de projetos.

Assunto: [Nome do Funcionário] - Performance Improvement Plan

Prezado(a) [Nome Completo do Funcionário],

Após nossa conversa em [Data da Discussão] sobre sua recente avaliação de desempenho e os desafios encontrados para cumprir constantemente os prazos de projetos, este e-mail apresenta formalmente os detalhes do seu Performance Improvement Plan (PIP).

Este plano visa oferecer uma abordagem estruturada e apoio para que você melhore seu desempenho aos padrões exigidos. As principais áreas de desenvolvimento são:

1.  **Cumprimento de prazos de projetos:** Falha recorrente em cumprir prazos de projetos, especialmente [mencionar 2-3 exemplos concretos de projetos, ex: 'Projeto X em maio', 'Tarefa Y em junho'].
2.  **Priorização de tarefas:** Dificuldades em priorizar tarefas, resultando em atrasos e entregas não realizadas.

Nos próximos 60 dias, esperamos melhorias significativas nessas áreas. Suas metas específicas são:

*   Entregar todas as tarefas e componentes dos projetos dentro dos prazos acordados, alcançando 95% de conclusão no prazo.
*   Comunicar proativamente qualquer possibilidade de atraso com pelo menos 24 horas de antecedência, apresentando soluções propostas.
*   Demonstrar melhoria nas habilidades de priorização de tarefas, garantindo que itens críticos sejam tratados em primeiro lugar.

Para apoiá-lo no cumprimento dessas metas, forneceremos os seguintes recursos e tomaremos as seguintes etapas acionáveis:

*   Inscrição no curso online 'Gestão Eficaz do Tempo', a ser concluído até [Data].
*   Reuniões semanais com seu gerente direto para discutir o progresso e os desafios.
*   Acesso a um membro sênior da equipe para mentoria em planejamento de projetos.

Faremos uma reunião de acompanhamento formal em [Data – ex: 60 dias a partir de agora] para revisar seu progresso em relação às metas estabelecidas e discutir os próximos passos. O não cumprimento das expectativas durante o período deste PIP pode resultar em ações disciplinares adicionais, incluindo possível desligamento.

Estamos comprometidos com o seu sucesso e acreditamos que você tem potencial para atender a essas expectativas. Por favor, revise este plano com atenção e me avise caso tenha dúvidas.

Atenciosamente,

[Seu Nome Completo]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]

Leia mais: Como Escrever um Email de Year-End Recap e Aprimorar Habilidades de Escrita em Inglês

Conclusão

Dominar a arte de escrever um E-mail de Performance Improvement Plan é essencial para uma gestão eficaz e contribui para a comunicação clara no ambiente de trabalho. Seguindo um formato estruturado, utilizando um vocabulário preciso e mantendo um tom profissional, aprendizes de inglês podem lidar com confiança nesses comunicados delicados. Seja sempre específico, objetivo e construtivo em seu feedback. Pratique escrever diferentes cenários para aprimorar suas habilidades de redação de e-mails como aprendiz de inglês, garantindo clareza e impacto em suas mensagens. Como em toda comunicação, clareza e empatia são fundamentais para alcançar resultados positivos. Para mais recursos sobre como aprimorar suas habilidades gerais de comunicação em inglês, considere consultar guias gramaticais renomados como os oferecidos pela Oxford Learner’s Dictionaries.

Sponsor Aprenda a dirigir com Le Permis Libre FR, sua auto-escola online credenciada! Simplifique sua inscrição, estude online com flexibilidade total e tenha acompanhamento personalizado para o código e a direção. Garanta também seu veículo com nossa ajuda após obter a carteira e junte-se aos milhares de usuários satisfeitos.