Как написать письмо Performance Improvement Plan
Создание Performance Improvement Plan Email (PIP email) — важный навык для всех, кто работает в управлении или HR. Такие письма требуют профессионального тона, четкой коммуникации и внимательной формулировки, чтобы они были эффективными и поддерживающими. Для изучающих английский язык овладение нюансами официального письма на такую деликатную тему может быть сложным заданием. Этот гид поможет вам разобраться в основных элементах хорошо структурированного письма для PIP, чтобы вы могли уверенно и четко коммуницировать в профессиональной среде.
Оглавление
Структура письма Performance Improvement Plan
Чтобы написать четкое и результативное Performance Improvement Plan Email, следует выделить несколько ключевых компонентов, каждый из которых выполняет свою функцию по доведению информации и обозначению ожиданий.
1. Тема письма
Тема письма определяет тон и суть обращения для получателя. Она должна быть четкой, лаконичной и сразу распознаваемой.
- Форма:
[Имя сотрудника] - Performance Improvement PlanилиСрочно: Performance Review and Improvement Plan.
2. Приветствие
Приветствие задаёт первую интонацию письма. Для официального документа, как PIP, важна максимальная деловитость.
- Официальное: Используйте "Уважаемый(ая) [г-н/г-жа/г-ик Фамилия]" или "Уважаемый(ая) [Полное имя]". Всегда используйте профессиональный титул, если он есть. Избегайте неформальных приветствий типа "Hi" или "Hello" для PIP email.
3. Основная часть
В основной части письма подробно описываются вопросы, связанные с рабочими результатами, сам план по улучшению и ожидаемые итоги. Информация должна быть построена логично.
- Вступление: Начните с прямого указания цели письма. Сошлитесь на предыдущие обсуждения или обзоры производительности, которые привели к PIP. Например: "В продолжение нашего обсуждения [дата] относительно вашего последнего обзора производительности..."
- Ключевые детали: Четко обозначьте аспекты, требующие улучшения. Используйте объективный язык и подтверждайте свои наблюдения конкретными примерами или данными. Избегайте расплывчатых формулировок.
- "Требование" или основная мысль: Четко озвучьте, какие действия ожидаются от сотрудника и каких конкретных целей нужно достичь. Определите срок выполнения PIP и опишите предоставляемые ресурсы или поддержку. Будьте ясны в ожиданиях.
- Заключительные замечания: Подтвердите приверженность успеху сотрудника и выразите готовность поддерживать его в процессе улучшения. Подчеркните серьезность плана, сохраняя поддерживающий тон.
4. Завершение и подпись
Завершение письма должно закрепить деловой характер сообщения.
- Подходящие фразы для завершения: "С уважением," "С наилучшими пожеланиями," "Искренне ваш," или "С почтением," — подходят для официальных писем.
- Подпись: Укажите свое полное имя, должность и название компании. Можно также добавить контактные данные для обратной связи.
Read more: Как написать Team Morale Address структура лексика пример для эффективной командной мотивации
Ключевая лексика
Понимание ключевой лексики важно для создания эффективных и профессиональных рабочих писем, особенно затрагивающих вопросы производительности. Вот основные термины, связанные с производительностью сотрудника и планами по её улучшению.
| Лексика | Значение | Пример |
|---|---|---|
| Areas for development | Определенные навыки или компетенции, требующие развития | "We've identified several areas for development, particularly in project management." |
| Specific goals | Четко определённые и измеримые цели, которых нужно достичь | "Your specific goals for the next 60 days include reducing client complaints by 15%." |
| Actionable steps | Конкретные задачи или действия, которые необходимо выполнить | "The actionable steps involve attending the 'Time Management Workshop' and submitting weekly progress reports." |
| Expected outcomes | Желаемые результаты или ожидаемые улучшения | "The expected outcomes of this plan are improved team collaboration and timely project delivery." |
| Follow-up meeting | Назначенная встреча для обсуждения прогресса и последующих шагов | "We will schedule a follow-up meeting on [Date] to review your progress." |
| Constructive feedback | Конструктивная и конкретная обратная связь для улучшения работы | "This feedback is intended to be constructive, guiding you towards better performance." |
| Supportive resources | Инструменты, обучение или поддержка, помогающие улучшить результаты | "We will provide supportive resources, including mentorship and access to online courses." |
| Performance metrics | Измеримые показатели для оценки эффективности работы | "We will evaluate your progress based on agreed-upon performance metrics." |
Read more: Как написать электронное письмо c запросом Project Proposal Request — структура, примеры и лексика
Пример письма
Ниже приведён пример Performance Improvement Plan Email, который объединяет рассмотренные структурные и языковые элементы.
Контекст: Это письмо отправляет менеджер сотруднику для официального запуска Performance Improvement Plan после периода несоблюдения сроков выполнения проектов.
Subject: [Employee Name] - Performance Improvement Plan
Dear [Employee's Full Name],
Following our discussion on [Date of Discussion] regarding your recent performance review and the challenges in consistently meeting project deadlines, this email formally outlines the details of your Performance Improvement Plan (PIP).
This plan is designed to provide you with a structured approach and support to improve your performance to the required standards. The key areas for development are:
1. **Project Deadline Adherence:** Consistent failure to meet project deadlines, specifically [mention 2-3 specific project examples, e.g., 'Project X in May,' 'Task Y in June'].
2. **Task Prioritization:** Difficulty in prioritizing tasks, leading to delays and missed deliverables.
Over the next 60 days, we expect to see significant improvement in these areas. Your specific goals are:
* Deliver all assigned tasks and project components by their agreed-upon deadlines, achieving 95% on-time completion.
* Proactively communicate any potential delays at least 24 hours in advance, along with proposed solutions.
* Demonstrate improved task prioritization skills, ensuring critical path items are addressed first.
To support you in achieving these goals, we will provide the following resources and take the following actionable steps:
* Enrollment in the 'Effective Time Management' online course, to be completed by [Date].
* Weekly check-ins with your direct manager to discuss progress and challenges.
* Access to a senior team member for mentorship on project planning.
We will have a formal follow-up meeting on [Date – e.g., 60 days from now] to review your progress against these goals and discuss the next steps. Failure to meet the outlined expectations during this PIP period may result in further disciplinary action, up to and including termination of employment.
We are committed to your success and believe you have the potential to meet these expectations. Please review this plan carefully, and let me know if you have any questions.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Title]
[Company Name]
Read more: Как написать электронное письмо Year-End Recap и впечатлить коллег по итогам года
Заключение
Умение грамотно составлять Performance Improvement Plan Email необходимо для эффективного управления и способствует прозрачной коммуникации на рабочем месте. Соблюдая структурированный формат, используя точную лексику и поддерживая профессиональный стиль, изучающие английский язык смогут уверенно решать такие чувствительные вопросы. Старайтесь всегда быть конкретными, объективными и конструктивными в обратной связи. Регулярная практика написания писем по разным сценариям поможет улучшить навыки деловой переписки для ESL-обучающихся, обеспечивая чёткость и значимость сообщений. Как и в любом виде коммуникации, ясность и эмпатия — залог положительного результата. Для расширения навыков в области английской деловой корреспонденции вы можете обратиться к надёжным грамматическим справочникам, например, от Oxford Learner’s Dictionaries.
