Как написать электронное письмо с последним предложением
Создание эффективного электронного письма с последним предложением — это важный навык для тех, кто хочет овладеть профессиональным английским общением. Этот тип письма создает ощущение срочности, побуждая получателей действовать, прежде чем возможность истечет. Для изучающих английский как второй язык понимание нюансов таких сообщений может значительно улучшить их навыки написания электронных писем. Этот справочник разобьет основные компоненты, которые помогут вам составить убедительные и вежливые электронные письма на английском, побуждающие к действию.
Содержание
Структура письма с последним предложением
Хорошо структурированное письмо с последним предложением имеет решающее значение для ясности и воздействия. Каждая часть играет свою роль в эффективной и профессиональной передаче вашего сообщения.
1. Тема письма
Тема письма — это первое впечатление от вашего email и определяет, будет ли он открыт. Она должна быть ясной, краткой и сразу же передавать срочность и ценность. Сильная тема задает тон вашему последнему предложению.
Формула: [Ключевое слово срочности] + [Предложение/Польза] + [Срок/Призыв к действию]
2. Приветствие
Выбор подходящего приветствия зависит от ваших отношений с получателем. Для профессиональных контекстов обычно предпочтительно формальное приветствие, чтобы ваш тон оставался подходящим.
- Формально: "Уважаемый(ая) [г-н/г-жа/д-р Фамилия]" или "Уважаемый(ая) [Должность/Название команды]"
- Неформально: "Привет [Имя]" (используйте только если у вас установлены неформальные отношения)
3. Основная часть
Основная часть вашего письма — это место, где вы передаете основное сообщение. Она должна быть структурирована логично, чтобы направить читателя через предложение и побудить к ответу.
Открытие: Как начать письмо и прямо заявить о его цели.
Начните с четкого указания цели письма. Немедленно проинформируйте читателя о последнем шансе, связанном с вашим предложением. Этот прямой подход обеспечивает понимание временного характера с самого начала.
Основные детали: Какую конкретную информацию необходимо включить.
Предоставьте все необходимые детали о предложении, включая, что это такое, его преимущества и точный крайний срок. Будьте точны, чтобы избежать путаницы. Подчеркните, почему эта возможность ценна для получателя.
«Запрос» или основной пункт: Ясно сформулируйте желаемое действие или основное сообщение.
Это ваш призыв к действию. Ясно скажите получателю, что вы хотите, чтобы он сделал. Будь то покупка, регистрация или ответ, ваше желаемое действие должно быть однозначным.
Заключительные замечания: Как элегантно завершить основную часть.
Повторите срочность или ценность предложения в вежливой и ободряющей форме. Поблагодарите получателя за его время и внимание. Вы также можете пригласить его задать вопросы.
4. Закрытие и подпись
Закрытие подчеркивает ваш профессиональный тон. Выберите заключение, которое подходит к формальности вашего письма, а затем предоставьте свою контактную информацию.
Подходящие фразы для закрытия:
- Искренне,
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями,
- С уважением,
Что включить в подпись:
- Ваше полное имя
- Ваша должность
- Ваша компания/организация
- Ваша контактная информация (например, телефон, электронная почта, веб-сайт)
Read more: Как написать письмо с материалами до собрания Pre-meeting Materials
Необходимый словарный запас
Улучшение вашего профессионального тона и ясности в английском общении связано с использованием точного словаря. Вот несколько высокоэффективных фраз, которые пригодятся при составлении письма с последним предложением.
| Словарный запас | Значение | Пример |
|---|---|---|
| Действуйте быстро | Действовать быстро из-за срочности. | "Пожалуйста, действуйте быстро, так как это предложение истекает скоро." |
| Предложение с ограниченным сроком | Предложение, доступное только на короткий срок. | "Не упустите наше предложение с ограниченным сроком на премиум-услуги." |
| Истекает | Дата или время, когда что-то больше не действительно. | "Эта специальная скидка истекает 31 декабря." |
| Последняя возможность | Последний шанс сделать или получить что-либо. | "Это ваша последняя возможность получить ваш бонус." |
| Не упустите | Идиома, призывающая не упускать возможность. | "Не упустите эти невероятные скидки!" |
| Воспользуйтесь моментом | Воспользоваться возможностью немедленно. | "Воспользуйтесь моментом и обновите ваше членство сегодня." |
| Из-за большого спроса | Потому что многие люди этого хотят. | "Из-за большого спроса мы продлили акцию на 24 часа." |
Read more: Как написать электронное письмо с запросом на C-Level Meeting Request
Пример письма
Вот пример письма с последним предложением, которое включает обсуждаемые принципы и демонстрирует ясное, эффективное и убедительное письмо.
Контекст: Это письмо от компании-разработчика программного обеспечения, предлагающей скидку на свой премиум-план, с предложением, заканчивающимся очень скоро. Оно направлено на создание срочности для существующих пользователей, которые еще не обновились.
Тема: Последний звонок: 20% скидка на наш премиум-план заканчивается сегодня вечером!
Уважаемый Алекс,
Надеюсь, это письмо находит вас в хорошем настроении. Это дружеское напоминание о том, что наша эксклюзивная скидка 20% на премиум-план заканчивается сегодня вечером, 15 декабря, в 23:59 по Тихоокеанскому времени. Это ваш последний шанс обновиться и разблокировать все расширенные функции по сниженной цене.
Наш премиум-план предлагает неограниченное хранилище, расширенный анализ, приоритетную поддержку клиентов и многое другое, что предназначено для повышения вашей продуктивности и оптимизации вашего рабочего процесса. Многие пользователи уже воспользовались этой фантастической акцией, увидев значительные улучшения в своих повседневных делах.
Чтобы гарантировать, что вы не упустите эту невероятную экономию, просто нажмите на ссылку ниже и введите код "UPGRADE20" при оформлении заказа. Это последняя возможность улучшить ваш опыт с нами, прежде чем цена вернется к норме.
[Ссылка для обновления]
Мы призываем вас действовать быстро. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться в нашу службу поддержки.
С уважением,
Команда [Название вашей компании]
[Ваш веб-сайт]
Заключение
Овладение искусством написания убедительного письма с последним предложением — это неоценимый навык для изучающих английский язык, стремящихся улучшить свое профессиональное общение. Сосредоточив внимание на четкой структуре, срочном, но вежливом языке и сильном призыве к действию, вы можете эффективно мотивировать ваших получателей. Практикуйте эти техники, персонализируйте свои сообщения и наблюдайте, как другие составляют подобные письма. Для получения дополнительных сведений о деловой переписке вы можете обратиться к таким ресурсам, как Словари Оксфорда для определения и примеров использования. Постоянная практика повысит вашу уверенность и владение этим важным аспектом написания электронных писем на английском языке.
