Cách Viết Email Đề Nghị Cuối Cùng

Việc soạn thảo một Email Đề Nghị Cuối Cùng hiệu quả là một kỹ năng quan trọng cho bất kỳ ai muốn thành thạo giao tiếp tiếng Anh trong môi trường chuyên nghiệp. Loại email này tạo ra một cảm giác khẩn cấp, khuyến khích người nhận hành động trước khi cơ hội hết hạn. Đối với người học ESL, việc hiểu những sắc thái của các thông điệp như vậy có thể cải thiện đáng kể kỹ năng viết email của họ. Hướng dẫn này sẽ phân tích các thành phần thiết yếu để giúp bạn soạn thảo những email tiếng Anh hấp dẫn và lịch sự mà thúc đẩy hành động.

Mục Lục

• Cấu trúc của một Email Đề Nghị Cuối Cùng
• Từ vựng thiết yếu
• Ví dụ Email
• Kết luận

Cấu trúc của một Email Đề Nghị Cuối Cùng

Một Email Đề Nghị Cuối Cùng được cấu trúc tốt là yếu tố quan trọng cho sự rõ ràng và tác động. Mỗi phần đóng vai trò cụ thể trong việc truyền đạt thông điệp của bạn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

1. Dòng Ch subject

Dòng chủ đề là ấn tượng đầu tiên của email của bạn và quyết định xem nó có được mở hay không. Nó phải rõ ràng, ngắn gọn và ngay lập tức truyền đạt sự khẩn cấp và giá trị. Một dòng chủ đề mạnh mẽ thiết lập tông cho đề nghị cuối cùng của bạn.

Công thức: [Từ khóa khẩn cấp] + [Đề nghị/Lợi ích] + [Thời gian/Gọi hành động]

2. Lời chào

Việc chọn lời chào phù hợp phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Trong các bối cảnh chuyên nghiệp, thường ưu tiên lời chào trang trọng để đảm bảo tông giọng của bạn vẫn phù hợp.

• Trang trọng: "Kính gửi [Ông/Bà/Tiến sĩ Họ]" hoặc "Kính gửi [Chức danh/Đội ngũ]"
• Không trang trọng: "Chào [Tên]" (sử dụng chỉ khi bạn có mối quan hệ bình dân, thân mật)

3. Nội dung

Nội dung của email của bạn là nơi bạn truyền đạt thông điệp chính. Nó nên được cấu trúc hợp lý để hướng dẫn người đọc qua đề nghị và thúc đẩy một phản hồi.

Mở đầu: Cách bắt đầu email và chỉ rõ mục đích.

Bắt đầu bằng cách chỉ rõ mục đích của email. Ngay lập tức thông báo cho người đọc về tính chất cuối cùng của đề nghị của bạn. Cách tiếp cận trực tiếp này đảm bảo họ hiểu tính chất thời gian nhạy cảm từ khi bắt đầu.

Chi tiết chính: Thông tin cụ thể nào cần được bao gồm.

Cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết về đề nghị, bao gồm đó là gì, lợi ích của nó, và thời hạn chính xác. Hãy chính xác để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Nổi bật lý do tại sao cơ hội này có giá trị đối với người nhận.

"Yêu cầu" hoặc Điểm chính: Nêu rõ hành động mong muốn hoặc thông điệp chính.

Đây là lời gọi hành động của bạn. Rõ ràng nói với người nhận điều bạn muốn họ làm. Dù là mua hàng, đăng ký, hoặc phản hồi, hành động mong muốn của bạn nên không mơ hồ.

Kết luận: Cách kết thúc nội dung một cách duyên dáng.

Nhắc lại sự khẩn cấp hoặc giá trị của đề nghị một cách lịch sự và khuyến khích. Cảm ơn người nhận về thời gian và sự xem xét của họ. Bạn cũng có thể mời họ đặt câu hỏi.

4. Kết thúc và Chữ ký

Kết thúc củng cố tông giọng chuyên nghiệp của bạn. Chọn một lời kết phù hợp với tính trang trọng của email và sau đó cung cấp thông tin liên lạc của bạn.

Cụm từ kết thúc phù hợp:

• Trân trọng,
• Chúc tốt đẹp,
• Lời chúc thân ái,
• Thân ái,

Những gì cần bao gồm trong chữ ký:

• Họ và tên đầy đủ của bạn
• Chức danh/Vị trí của bạn
• Công ty/Tổ chức của bạn
• Thông tin liên lạc của bạn (ví dụ: Điện thoại, Email, Trang web)

Xem thêm: Cách Viết Email Tài Liệu Trước Cuộc Họp - Pre-meeting Materials

Từ vựng thiết yếu

Cải thiện tông giọng chuyên nghiệp và độ rõ ràng trong giao tiếp tiếng Anh liên quan đến việc sử dụng từ vựng chính xác. Dưới đây là một số cụm từ có tác động cao hữu ích cho việc soạn thảo một Email Đề Nghị Cuối Cùng.

Xem thêm: Cách Viết Email Yêu Cầu Họp C-Level Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Ví dụ Email

Dưới đây là một ví dụ về Email Đề Nghị Cuối Cùng mà bao gồm các nguyên tắc đã thảo luận, chứng minh cách viết rõ ràng, hiệu quả và thuyết phục.

Bối cảnh: Email này dành cho một công ty phần mềm cung cấp giảm giá cho kế hoạch cao cấp, với đề nghị sẽ kết thúc rất sớm. Nó nhằm tạo ra sự khẩn cấp cho những người dùng hiện tại chưa nâng cấp.

Chủ đề: Cuộc gọi cuối cùng: Giảm 20% trên Kế hoạch Cao cấp của chúng tôi Kết thúc Tối Nay!

Kính gửi Alex,

Hy vọng email này đến với bạn trong trạng thái tốt đẹp. Đây là một lời nhắc nhở thân thiện rằng giảm giá 20% độc quyền trên Kế hoạch Cao cấp của chúng tôi sẽ kết thúc vào tối nay, ngày 15 tháng 12, lúc 11:59 PM PST. Đây là lần cuối bạn có thể nâng cấp và mở khóa tất cả các tính năng nâng cao với giá giảm.

Kế hoạch Cao cấp của chúng tôi cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn, phân tích nâng cao, hỗ trợ khách hàng ưu tiên, và nhiều hơn nữa, được thiết kế để nâng cao năng suất và tăng cường quy trình làm việc của bạn. Nhiều người dùng đã tận dụng ưu đãi tuyệt vời này và thấy những cải tiến đáng kể trong hoạt động hàng ngày của họ.

Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm tuyệt vời này, chỉ cần nhấp vào liên kết dưới đây và áp dụng mã "UPGRADE20" tại checkout. Đây là cơ hội cuối cùng để nâng cao trải nghiệm của bạn với chúng tôi trước khi giá trở lại bình thường.

[Liên kết Nâng cấp Ngay]

Chúng tôi khuyến khích bạn hành động nhanh. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi.

Chúc tốt đẹp,

Đội ngũ [Tên Công Ty Của Bạn]
[Trang web của bạn]

Xem thêm: Cách Viết Email Upsell/Cross-sell Để Tăng Cường Doanh Thu

Kết luận

Thành thạo nghệ thuật viết một Email Đề Nghị Cuối Cùng hấp dẫn là một kỹ năng vô giá cho những người học tiếng Anh muốn cải thiện giao tiếp chuyên nghiệp của họ. Bằng cách tập trung vào cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ khẩn cấp nhưng lịch sự, và một lời gọi hành động mạnh mẽ, bạn có thể thúc đẩy hiệu quả người nhận của mình. Mục tiêu là tạo ra một cảm giác khẩn cấp mà không trở nên quá hung hăng. Thực hành những kỹ thuật này, cá nhân hóa thông điệp của bạn, và quan sát cách người khác soạn thảo các email tương tự. Để biết thêm thông tin chi tiết về phép lịch sự qua email, bạn có thể tham khảo các tài nguyên như Oxford Learner's Dictionaries để có định nghĩa và ví dụ sử dụng. Thực hành thường xuyên sẽ giúp bạn xây dựng sự tự tin và năng lực trong khía cạnh thiết yếu này của việc viết email tiếng Anh.