วิธีเขียนอีเมล Bereavement Leave Inquiry
การเขียนอีเมล Bereavement Leave Inquiry เป็นเรื่องที่ยากแต่มีความจำเป็น ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก การสื่อสารความต้องการของคุณอย่างชัดเจนและเป็นทางการมีความสำคัญ คู่มือนี้จะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างอีเมลด้วยน้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ เพื่อให้ข้อความของคุณได้รับความเข้าใจ เราจะครอบคลุมโครงสร้างที่สำคัญ คำศัพท์หลัก และตัวอย่างแม่แบบเพื่อช่วยคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทักษะนี้ถือเป็นส่วนสำคัญของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจ
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมล Bereavement Leave Inquiry
อีเมลที่มีโครงสร้างดีจะช่วยให้คำขอของคุณชัดเจนและได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ อีเมลประเภทนี้ต้องใช้แนวทางที่ระมัดระวังและอ่อนไหว มาดูส่วนประกอบของ Bereavement Leave Inquiry Email แบบมืออาชีพกัน
1. หัวเรื่อง
หัวเรื่องคือสิ่งแรกที่ผู้จัดการของคุณจะเห็น มันควรตรงประเด็นและให้ข้อมูลอย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้รับเข้าใจถึงความเร่งด่วนและเนื้อหาโดยทันที
- รูปแบบ:
Bereavement Leave Inquiry - [Your Name]หรือAbsence Notification - [Your Name]
2. คำขึ้นต้น
คำทักทายของคุณกำหนดน้ำเสียงของอีเมล สำหรับประเด็นที่อ่อนไหวเช่นนี้ การใช้คำขึ้นต้นแบบทางการมักจะเหมาะสมเสมอ แม้ว่าคุณจะมีความสัมพันธ์ที่เป็นกันเองกับผู้จัดการก็ตาม
- ทางการ: "Dear [Manager's Name]," เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยและเป็นมืออาชีพที่สุด
- กึ่งทางการ: "Hi [Manager's Name]," อาจใช้ได้ในที่ทำงานที่ไม่เป็นทางการมาก แต่ขอแนะนำให้ใช้ "Dear"
3. เนื้อหาอีเมล
เนื้อหาอีเมลควรกระชับและชัดเจน
- เปิดเรื่อง: เริ่มโดยแจ้งเหตุผลที่คุณเขียนอีเมลด้วยถ้อยคำที่ตรงไปตรงมาแต่สุภาพ คุณไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดมาก ตัวอย่าง: "I am writing to inform you of the recent passing of my [relationship, e.g., grandmother]."
- รายละเอียดสำคัญ: แจ้งว่าคุณจำเป็นต้องลางาน หากคุณทราบวันที่แน่นอนให้ระบุ หากยังไม่แน่ใจ แจ้งว่าจะอัปเดตภายหลัง จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณสอบถามถึงนโยบายของบริษัท ตาม Cambridge Dictionary “bereavement” หมายถึง การสูญเสียสมาชิกครอบครัวหรือเพื่อนจากการเสียชีวิต การเข้าใจสิ่งนี้จะช่วยให้คุณกรอบการขอลาได้เหมาะสม
- จุดสำคัญของการถาม: ระบุคำถามของคุณอย่างชัดเจน ตัวอย่าง: "Could you please let me know the company policy on bereavement leave and what steps I need to take?"
- คำกล่าวปิดท้าย: แสดงความเต็มใจที่จะจัดส่งงานต่อให้เรียบร้อย แสดงถึงความรับผิดชอบ ตัวอย่าง: "I will do my best to coordinate with the team to ensure my responsibilities are covered during my absence."
4. การปิดท้ายและลายเซ็น
จบอีเมลของคุณด้วยคำลงท้ายอย่างมืออาชีพ
- คำลงท้ายที่เหมาะสม: "Best regards," "Sincerely," หรือ "Kind regards,"
- ลายเซ็น: ใส่ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่งงาน และข้อมูลติดต่อของคุณ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลขอบคุณสำหรับโบนัส Bonus Thank You สร้างความประทับใจผู้บริหาร
คำศัพท์สำคัญ
ตารางนี้แสดงวลีที่จำเป็นสำหรับการเขียนอีเมลอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพในหัวข้อที่อ่อนไหว การพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษจะต้องรู้จักคำศัพท์ที่เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์
| Vocabulary | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| To pass away | กริยาทางการและสุภาพ หมายถึง "เสียชีวิต" | "My grandfather passed away yesterday." |
| Bereavement leave | การลาหยุดงานเนื่องจากญาติใกล้ชิดเสียชีวิต | "I would like to inquire about our company's bereavement leave policy." |
| Inquire | ขอข้อมูลอย่างเป็นทางการ | "I am writing to inquire about the necessary procedures." |
| Unfortunately | คำกริยาวิเศษณ์ที่ใช้แสดงความเสียใจเมื่อต้องแจ้งข่าวร้าย | "Unfortunately, I have some sad family news to share." |
| Company policy | กฎระเบียบและแนวทางอย่างเป็นทางการของที่ทำงาน | "Could you please provide details on the company policy?" |
| Next steps | ขั้นตอนถัดไปที่ต้องดำเนินการ | "Please let me know the next steps for formally requesting leave." |
| Work handover | การส่งต่อหน้าที่รับผิดชอบให้กับเพื่อนร่วมงาน | "I will prepare a document for the work handover." |
| Appreciate your understanding | สำนวนที่ใช้ขอบคุณสำหรับความเข้าอกเข้าใจ | "I appreciate your understanding during this difficult time." |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Payroll Direct Deposit Change เข้าใจง่าย พร้อมตัวอย่างใช้งานจริง
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือแม่แบบอีเมลทางการที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ การใช้แม่แบบสามารถช่วยลดความเครียดและทำให้การสื่อสารของคุณชัดเจน
หมายเหตุ: ใช้แม่แบบนี้เพื่อแจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับการสูญเสียในครอบครัวของคุณและสอบถามอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับขั้นตอนการลาบริษัท แม่แบบนี้ยังรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพขณะที่สื่อสารข้อมูลที่อ่อนไหว
Subject: Bereavement Leave Inquiry - [Your Name]
Dear [Manager's Name],
I am writing to inform you that my [relationship, e.g., father], unfortunately, passed away this morning.
I will need to take time off from work to be with my family and make necessary arrangements. I anticipate I will be out of the office from [Start Date] to [End Date], but I will confirm the exact dates as soon as possible.
Could you please provide me with information regarding the company's bereavement leave policy and let me know the next steps I need to follow?
I will ensure that all my urgent tasks are handed over to [Colleague's Name] before I leave. I appreciate your understanding and support during this difficult time.
Best regards,
[Your Full Name] [Your Job Title]
อ่านเพิ่มเติม: Unsafe Condition Report วิธีเขียนอีเมล โครงสร้าง คำศัพท์ ตัวอย่าง
สรุป
การเขียนอีเมล bereavement leave inquiry ต้องมีความสมดุลระหว่างความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และความเห็นอกเห็นใจ โดยการใช้โครงสร้างที่ชัดเจนและคำศัพท์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถสื่อสารความต้องการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ในช่วงเวลาที่ตึงเครียด ปรับแต่งแม่แบบให้เข้ากับสถานการณ์และความสัมพันธ์กับผู้จัดการของคุณ ฝึกฝนการเขียนอีเมลทางการอย่างนี้เป็นอีกก้าวสำคัญสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษที่ตั้งเป้าสื่อสารอย่างมืออาชีพ ความสามารถในการรับมือกับสถานการณ์เช่นนี้อย่างสุภาพเป็นทักษะที่มีค่า
