วิธีการเขียนอีเมลติดตามหลังการสาธิต
การเรียนรู้ศิลปะการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะเมื่อเดินหน้าในสื่อสารทางธุรกิจ อีเมล ติดตามหลังการสาธิต ที่ทำขึ้นอย่างดีสามารถมีผลกระทบอย่างมากต่อความสัมพันธ์และผลลัพธ์ในอาชีพของคุณ คู่มือนี้จะพาคุณไปสร้างอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ ทำให้ข้อความของคุณมีเสียงที่ตรงใจและกระตุ้นการกระทำที่ต้องการ พัฒนาทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษของคุณด้วยเคล็ดลับที่มีประโยชน์สำหรับอีเมลสำคัญเหล่านี้
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมลติดตามหลังการสาธิต
อีเมล ติดตามหลังการสาธิต ที่ประสบความสำเร็จมากกว่าการกล่าว "ขอบคุณ"; เป็นเครื่องมือการสื่อสารเชิงกลยุทธ์ การเข้าใจส่วนประกอบหลักช่วยให้เกิดความชัดเจนและเป็นมืออาชีพ นี่คือวิธีการจัดโครงสร้างข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
1. บรรทัดหัวเรื่อง
บรรทัดหัวเรื่องเป็นความประทับใจแรกของอีเมลของคุณ ควรกะทัดรัด มีข้อมูล และน่าสนใจพอที่จะกระตุ้นให้เปิด สำหรับการติดตาม ควรระบุบริบทและจุดประสงค์อย่างชัดเจน
- สูตร:
[บริษัท/ผลิตภัณฑ์ของคุณ] - ติดตามผลการสาธิตของเรา - [วันที่]หรือ[รายการที่ต้องลงมือ] เกี่ยวกับการสาธิตของเรา
2. การทักทาย
เลือกการทักทายตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ สำหรับสถานการณ์มืออาชีพ หากจะเป็นวิธีการอย่างเป็นทางการหรือกึ่งทางการมักจะดีที่สุด
- ทางการ: "เรียน คุณ/นางสาว [นามสกุล]," หรือ "เรียน [ชื่อเต็ม]," (หากคุณรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดีแต่ยังคงความเป็นทางการ)
- กึ่งทางการ: "สวัสดี [ชื่อแรก]," (หากคุณมีความสัมพันธ์ที่ผ่อนคลายมากขึ้นจากการสาธิต)
3. เนื้อหา
เนื้อหาของอีเมลของคุณถ่ายทอดข้อความหลักและให้รายละเอียดที่จำเป็น แยกออกเป็นย่อหน้าเชิงตรรกะเพื่อให้อ่านง่าย
- การเปิด: เริ่มต้นด้วยการขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาของพวกเขาและอ้างอิงถึงการสาธิต ย้ำวันที่หรือหัวข้อที่พูดคุยเพื่อจดจำความจำของพวกเขา
- รายละเอียดสำคัญ: สรุปข้อดีที่สำคัญที่พูดคุยหรือข้อเสนอที่คุณนำเสนอโดยย่อ เน้นว่าการแก้ปัญหาของคุณตอบสนองความต้องการหรือความท้าทายเฉพาะของพวกเขาอย่างไร
- "การขอ" หรือจุดหลัก: ระบุขั้นตอนถัดไปที่ต้องการอย่างชัดเจน อาจจะเป็นการจัดตารางนัดหมายอีกครั้ง การให้ข้อมูลเพิ่มเติม หรือการขอการตัดสินใจ เป็นตรงไปตรงมาแต่นุ่มนวล
- คำพูดปิด: ย้ำความพร้อมของคุณสำหรับคำถามเพิ่มเติมและแสดงความกระตือรือร้นในการร่วมงานในอนาคต
4. การปิดและลายเซ็น
สรุปอีเมลของคุณอย่างมืออาชีพ โดยย้ำทักษะการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างสุภาพของคุณ ประโยคปิดและลายเซ็นของคุณเสร็จสิ้นข้อความ
- ประโยคปิดที่เหมาะสม: "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความนับถือ," "ด้วยความจริงใจ," "ด้วยความเคารพ," "สุดท้าย,".
- ลายเซ็น: รวมชื่อเต็ม ตำแหน่ง บริษัท และข้อมูลติดต่อ (โทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์)
อ่านเพิ่มเติม: Sales Proposal วิธีเขียนอีเมล โครงสร้าง คำศัพท์ พร้อมตัวอย่างและสรุป
คำศัพท์ที่จำเป็น
การสร้างคำศัพท์ที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสำคัญในการพัฒนาทักษะการสื่อสารและการเขียนอีเมลในระดับมืออาชีพสำหรับผู้เรียน ESL นี่คือวลีที่เป็นประโยชน์บางประการสำหรับการติดต่อทางธุรกิจของคุณ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| เกี่ยวข้องกับ | เกี่ยวกับ; เกี่ยวข้อง | "ฉันได้แนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายของเรา" |
| ตามที่เราพูดคุย | ตามที่เราพูดถึง | "ตามที่เราพูดคุย ฉันได้สรุปขั้นตอนถัดไป" |
| ติดตาม | ทำการกระทำเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยกันก่อนหน้านี้ | "ฉันกำลังติดตามผลการประชุมเกี่ยวกับข้อเสนอของโครงการ" |
| ย้ำ | แจ้งอีกครั้งเพื่อเน้นหรือความชัดเจน | "ขอให้ฉันย้ำประโยชน์หลักที่เราพูดถึง" |
| ใช้ประโยชน์ | ใช้ให้ได้ประโยชน์สูงสุด | "การแก้ปัญหาของเราจะช่วยให้คุณใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น" |
| ข้อมูลที่สามารถลงมือได้ | ข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจ | "เรามุ่งหวังที่จะนำเสนอข้อมูลที่สามารถลงมือได้สำหรับกลยุทธ์การตลาดของคุณ" |
| ตั้งตารอ | รอคอยด้วยความยินดี | "ฉันตั้งตารอที่จะได้ยินจากคุณในเร็วๆ นี้" |
| หากคุณต้องการ | หากคุณต้องการ; วิธีการที่เป็นทางการในการเสนอความช่วยเหลือ | "หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน" |
| เวลาที่มีค่าของคุณ | เวลาที่มีความสำคัญและใช้ไปอย่างคุ้มค่า | "ขอบคุณสำหรับเวลาที่มีค่าของคุณในระหว่างการสาธิต" |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Networking Event Follow-up โครงสร้าง คำศัพท์ ตัวอย่างและสรุป
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างอีเมลติดตามหลังการสาธิตที่คุณสามารถปรับใช้ได้ เทมเพลตนี้ถูกออกแบบมาสำหรับสถานการณ์ที่คุณได้สาธิตโซลูชันซอฟต์แวร์และต้องการเสนอการประชุมติดตามเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการนำไปใช้
บริบท: ส่งอีเมลติดตามหลังการสาธิตผลิตภัณฑ์ไปยังลูกค้าเป้าหมาย เสนอขั้นตอนถัดไป
หัวเรื่อง: ติดตามผล: โซลูชั่นสำหรับ [ชื่อบริษัทของลูกค้า] - สาธิต [ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ]
เรียน [ชื่อของลูกค้า],
ขอขอบคุณอีกครั้งที่สละเวลาเมื่อวานนี้ [วันที่ของการสาธิต] เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ] ยินดีมากที่ได้สาธิตวิธีที่ [ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ] สามารถแก้ไขความท้าทายเฉพาะของคุณใน [ระบุ 1-2 ข้อเจาะจงที่พูดคุย เช่น "การจัดการกระบวนการทำงาน" หรือ "การปรับปรุงการวิเคราะห์ข้อมูล"].
ในระหว่างการสนทนา เราได้พูดคุยถึงศักยภาพของ [ฟีเจอร์/ประโยชน์เฉพาะ] ที่สามารถช่วยยกระดับการดำเนินงานของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญ ฉันเชื่อว่าการแก้ปัญหาของเราสอดคล้องอย่างลงตัวกับเป้าหมายของคุณในการ [ระบุเป้าหมายของลูกค้า เช่น "ประสบความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพที่จะเกิดขึ้น"].
เพื่อช่วยให้คุณประเมิน [ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ] ต่อไป ฉันได้แนบสรุปสั้น ๆ ของฟีเจอร์หลักที่เราได้พูดคุยพร้อมลิงก์ไปยังกรณีศึกษาที่เกี่ยวข้อง ตามที่ The Balance Careers ระบุว่า การสื่อสารที่ชัดเจนและกะทัดรัดถือเป็นสิ่งสำคัญในเอกสารทางธุรกิจ และฉันมุ่งมั่นที่จะให้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ.
ฉันจะขอบคุณมากหากได้รับโอกาสในการนัดหมายโทรศัพท์สั้น ๆ ในสัปดาห์หน้าเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมีและระบุแผนการนำไปใช้ที่เหมาะสมกับความต้องการของ [ชื่อบริษัทของลูกค้า] โปรดแจ้งให้ฉันทราบว่าเวลาใดสะดวกที่สุดสำหรับคุณ.
ขอบคุณอีกครั้งสำหรับเวลาที่มีค่าของคุณ.
ด้วยความนับถือ,
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[บริษัทของคุณ]
[ข้อมูลติดต่อของคุณ]
บทสรุป
การสร้างอีเมลติดตามหลังการสาธิตที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่มีค่าสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษที่ต้องการยกระดับการสื่อสารในเชิงธุรกิจของตน โดยการเข้าใจโครงสร้าง การใช้คำศัพท์ที่ถูกต้อง และการมุ่งเน้นการเรียกร้องให้ลงมือทำที่ชัดเจน คุณสามารถพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญ จำไว้ว่าควรปรับแต่งข้อความของคุณให้ตรงกับผู้รับและเนื้อหาการสาธิตเฉพาะ ฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอและตั้งใจที่จะทำให้ชัดเจนจะนำไปสู่การติดต่อทางธุรกิจที่มีผลกระทบและประสบความสำเร็จมากขึ้น รักษาความแม่นยำในการสื่อสารและคุณจะสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งขึ้นและบรรลุผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นในชีวิตอาชีพของคุณ
