Cách Viết Email Hậu Giới Thiệu
Thành thạo nghệ thuật viết email chuyên nghiệp là điều rất quan trọng đối với người học tiếng Anh, đặc biệt là khi giao tiếp trong kinh doanh. Một Email Hậu Giới Thiệu được xây dựng tốt có thể ảnh hưởng đáng kể đến các mối quan hệ và kết quả chuyên môn của bạn. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tạo ra những email theo dõi hiệu quả với tông chuyên nghiệp rõ ràng, đảm bảo tin nhắn của bạn được truyền đạt và thúc đẩy các hành động mong muốn. Cải thiện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh của bạn với những mẹo thực tế cho những email thiết yếu này.
Mục Lục
Cấu Trúc Của Một Email Hậu Giới Thiệu
Một Email Hậu Giới Thiệu thành công không chỉ là một lời "cảm ơn"; nó là một công cụ giao tiếp chiến lược. Hiểu rõ các thành phần cốt lõi của nó đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp. Dưới đây là cách cấu trúc tin nhắn của bạn một cách hiệu quả.
1. Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề là ấn tượng đầu tiên của email bạn. Nó nên ngắn gọn, thông tin và đủ hấp dẫn để khuyến khích người nhận mở ra. Đối với một email theo dõi, hãy rõ ràng về ngữ cảnh và mục đích.
- Công thức:
[Công Ty/Sản Phẩm Của Bạn] - Theo Dõi Cuộc Giới Thiệu Của Chúng Ta - [Ngày]hoặc[Mục Hành Động] Liên Quan Đến Cuộc Giới Thiệu Của Chúng Ta
2. Lời Chào
Chọn lời chào của bạn dựa trên mối quan hệ với người nhận. Trong các tình huống chuyên nghiệp, một cách tiếp cận trang trọng hoặc bán trang trọng thường là tốt nhất.
- Trang trọng: "Kính gửi Ông/Bà [Họ]," hoặc "Kính gửi [Tên Đầy Đủ]," (nếu bạn biết họ tốt nhưng vẫn giữ tính trang trọng).
- Bán Trang Trọng: "Xin chào [Tên]," (nếu bạn có mối quan hệ thoải mái hơn từ cuộc giới thiệu).
3. Nội Dung
Nội dung của email bạn truyền đạt thông điệp chính và cung cấp các chi tiết cần thiết. Chia nó thành các đoạn hợp lý để dễ đọc hơn.
- Mở đầu: Bắt đầu bằng cách cảm ơn họ vì thời gian của họ và đề cập đến cuộc giới thiệu. Nhắc lại ngày hoặc chủ đề thảo luận để kích thích trí nhớ của họ.
- Chi Tiết Chính: Tóm tắt ngắn gọn các điểm chính đã thảo luận hoặc giá trị mà bạn đã trình bày. Nhấn mạnh cách giải pháp của bạn đáp ứng các nhu cầu hoặc thách thức cụ thể của họ.
- Yêu Cầu Hoặc Điểm Chính: Nêu rõ bước tiếp theo mong muốn. Điều này có thể là sắp xếp một cuộc họp khác, cung cấp thông tin bổ sung hoặc yêu cầu một quyết định. Hãy trực tiếp nhưng lịch sự.
- Lời Kết: Nhấn mạnh khả năng sẵn có của bạn cho các câu hỏi thêm và thể hiện sự hào hứng cho sự hợp tác trong tương lai.
4. Lời Kết và Chữ Ký
Kết thúc email của bạn một cách chuyên nghiệp, củng cố kỹ năng viết email bằng tiếng Anh lịch sự của bạn. Câu kết và chữ ký của bạn hoàn thiện thông điệp.
- Câu Kết Thích Hợp: "Trân trọng," "Chúc tốt đẹp," "Thân ái," "Chúc mừng," "Trân trọng."
- Chữ Ký: Bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, công ty và thông tin liên lạc (điện thoại, email, website).
Xem thêm: Cách Viết Email Cold Outreach: Cấu Trúc, Từ Vựng, Ví Dụ và Kết Luận
Từ Vựng Cần Thiết
Xây dựng một vốn từ vựng mạnh mẽ là chìa khóa để cải thiện giao tiếp chuyên nghiệp và kỹ năng viết email cho người học ESL. Dưới đây là một số cụm từ hữu ích cho thư từ kinh doanh của bạn.
| Từ Vựng | Ý Nghĩa | Ví Dụ |
|---|---|---|
| Liên quan đến | Có liên quan đến; liên quan | "Tôi đã đính kèm tài liệu liên quan đến cuộc thảo luận của chúng ta." |
| Theo như cuộc thảo luận của chúng ta | Theo đúng những gì chúng ta đã nói | "Theo như cuộc thảo luận của chúng ta, tôi đã phác thảo các bước tiếp theo." |
| Theo dõi | Thực hiện hành động tiếp theo liên quan đến điều gì đó đã được thảo luận trước đó | "Tôi đang theo dõi cuộc họp của chúng ta về đề xuất dự án." |
| Nhắc lại | Nói lại để nhấn mạnh hoặc làm rõ | "Cho phép tôi nhắc lại các lợi ích chính mà chúng ta đã thảo luận." |
| Tận dụng | Sử dụng cái gì đó để tối đa hóa lợi ích | "Giải pháp của chúng tôi sẽ giúp bạn tận dụng các nguồn lực hiện có một cách hiệu quả hơn." |
| Thông tin có thể hành động | Thông tin thực tế có thể được sử dụng để đưa ra quyết định | "Chúng tôi hướng tới việc cung cấp thông tin có thể hành động cho chiến lược marketing của bạn." |
| Mong đợi | Dự đoán với niềm vui | "Tôi mong đợi được nghe tin từ bạn sớm." |
| Nếu bạn cần | Nếu bạn cần; một cách lịch sự để đề nghị giúp đỡ | "Nếu bạn cần thêm thông tin, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi." |
| Thời gian quí báu | Thời gian quan trọng và xứng đáng được trân trọng | "Cảm ơn bạn vì thời gian quí báu của bạn trong cuộc giới thiệu." |
Xem thêm: Cách Viết Email Networking Event Follow-up Hướng Dẫn Sâu Sắc Dành Cho Người Học Tiếng Anh
Ví Dụ Email
Dưới đây là một ví dụ về Email Hậu Giới Thiệu mà bạn có thể điều chỉnh. Mẫu này được thiết kế cho một tình huống mà bạn đã giới thiệu một giải pháp phần mềm và muốn đề xuất một cuộc họp tiếp theo để thảo luận về việc triển khai.
Ngữ Cảnh: Gửi email theo dõi sau một cuộc giới thiệu sản phẩm cho một khách hàng tiềm năng, đề xuất bước tiếp theo.
Chủ Đề: Theo Dõi: Giải Pháp Cho [Tên Công Ty Của Khách Hàng] - Demo [Sản Phẩm/Dịch Vụ Của Bạn]
Kính gửi [Tên Khách Hàng],
Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian hôm qua, [Ngày Của Cuộc Giới Thiệu], để tìm hiểu thêm về [Sản Phẩm/Dịch Vụ Của Bạn]. Thật vui khi được giới thiệu cách mà [Sản Phẩm/Dịch Vụ Của Bạn] có thể giải quyết những thách thức cụ thể của bạn trong [Đề cập 1-2 nỗi đau cụ thể đã thảo luận, ví dụ: "tối ưu hóa quy trình làm việc" hoặc "nâng cao phân tích dữ liệu"].
Trong cuộc thảo luận của chúng ta, chúng ta đã bàn về tiềm năng của [Tính Năng/Lợi Ích Cụ Thể] để nâng cao đáng kể hoạt động của bạn. Tôi tin rằng giải pháp của chúng tôi phù hợp hoàn hảo với mục tiêu của bạn về [Đề cập mục tiêu của khách hàng, ví dụ: "đạt được hiệu quả cao hơn"].
Để hỗ trợ bạn đánh giá thêm về [Sản Phẩm/Dịch Vụ Của Bạn], tôi đã đính kèm một tóm tắt ngắn gọn về các tính năng chính mà chúng ta đã xem xét, kèm theo một liên kết tới một nghiên cứu điển hình liên quan. Theo The Balance Careers, giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn là rất quan trọng trong thư từ kinh doanh, và tôi muốn cung cấp tất cả thông tin bạn cần.
Tôi rất trân trọng cơ hội được sắp xếp một cuộc gọi ngắn vào tuần tới để thảo luận về bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có và phác thảo một lộ trình triển khai tiềm năng được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của [Tên Công Ty Của Khách Hàng]. Xin hãy cho tôi biết thời gian nào phù hợp nhất với bạn.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì thời gian quí báu của bạn.
Chúc tốt đẹp,
[Tên Của Bạn]
[Chức Vụ Của Bạn]
[Công Ty Của Bạn]
[Thông Tin Liên Lạc Của Bạn]
Kết Luận
Viết một Email Hậu Giới Thiệu hiệu quả là một kỹ năng quý giá đối với bất kỳ người học tiếng Anh nào mong muốn cải thiện giao tiếp chuyên nghiệp của mình. Bằng cách hiểu cấu trúc, sử dụng từ vựng chính xác và tập trung vào lời kêu gọi hành động rõ ràng, bạn có thể cải thiện đáng kể kỹ năng viết email của mình. Luôn luôn điều chỉnh tin nhắn của bạn cho phù hợp với người nhận và nội dung cụ thể của cuộc giới thiệu. Việc rèn luyện liên tục và cam kết với sự rõ ràng sẽ dẫn đến những thư từ kinh doanh có ảnh hưởng và thành công hơn. Hãy tiếp tục hoàn thiện cách tiếp cận của bạn, và bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt hơn và đạt được kết quả tốt hơn trong cuộc sống chuyên nghiệp của mình.
