วิธีเขียนอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอ
การสร้างอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอที่มีความเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญในการสื่อสารธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะให้ข้อเสนอแนะแก่เพื่อนร่วมงานหรือคลายลูกค้า การฝึกฝนการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่สุภาพและการให้ข้อเสนอแนะแบบสร้างสรรค์สามารถปรับปรุงผลลัพธ์ของโปรเจกต์ได้อย่างมาก คู่มือนี้จะช่วยให้ผู้เรียนภาษาอังกฤษเขียนอีเมลที่ชัดเจนและมีผลกระทบ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอถูกปรับปรุงอย่างมีประสิทธิภาพ โดยรักษาโทนที่เป็นมืออาชีพตลอดกระบวนการ
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอ
การเขียนอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอที่ชัดเจนต้องการการจัดเรียงที่มีลำดับความชัดเจน การแบ่งเนื้อความของคุณออกเป็นส่วนสำคัญจะทำให้ข้อเสนอแนะแจ้งชัดและเข้าใจได้ง่าย ซึ่งช่วยพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลสำหรับผู้เรียน ESL
1. หัวข้อเรื่อง
หัวข้อเรื่องเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยถ่ายทอดจุดประสงค์ของอีเมลในทันที ควรมีความชัดเจน กระชับ และเป็นมืออาชีพ ทำให้ผู้รับเข้าใจเนื้อหาของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว สูตรที่ดีคือ: ข้อเสนอผลตอบรับเกี่ยวกับ [ชื่อข้อเสนอ] / การแก้ไขสำหรับข้อเสนอ [ชื่อโปรเจกต์]
2. คำทักทาย
การทักทายของคุณตั้งค่าโทนการสื่อสาร สำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ใช้ "เรียน คุณ [นามสกุล]" หรือ "เรียน [ชื่อทีม]" เมื่อพูดถึงกลุ่ม หากคุณมีความสัมพันธ์ที่สร้างไว้อย่างดี "สวัสดี [ชื่อแรก]" อาจเป็นที่ยอมรับได้ แต่โปรดให้ความสำคัญกับความเป็นทางการเมื่อมีการแก้ไขเอกสารระดับมืออาชีพ
3. เนื้อหา
เนื้อความของอีเมลของคุณคือที่ที่คุณให้ข้อเสนอแนะแบบละเอียด จัดระเบียบให้อยู่ในย่อหน้าที่มีเหตุผลเพื่อความชัดเจนและความอ่านง่าย
การเปิด: เริ่มต้นด้วยการขอบคุณผู้ส่งสำหรับการทำงานของเขาและระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณโดยตรง ตัวอย่างเช่น: "ขอบคุณที่ส่งข้อเสนอสำหรับแคมเปญการตลาดใหม่มาให้ ฉันได้ตรวจสอบมันแล้วและมีข้อเสนอแนะแบบเพิ่มเติมและข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง"
รายละเอียดสำคัญ: ระบุพื้นที่เฉพาะที่จำเป็นต้องแก้ไขหรือปรับปรุงอย่างชัดเจน อ้างอิงหมายเลขหน้า ส่วน หรือจุดเฉพาะในข้อเสนอเพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อน การใช้รายการแบบมีจุดสามารถทำให้ข้อเสนอแนะแบบซับซ้อนอ่านง่ายขึ้น
การ "ขอ" หรือจุดหลัก: ระบุอย่างชัดเจนว่าต้องการดำเนินการใด ตัวอย่างเช่น: "คุณช่วยแก้ไขการแจกแจงงบประมาณในส่วนที่ 3 เพื่อรวมค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ได้ไหม?" หรือ "กรุณาชี้แจงวิธีการที่อธิบายไว้ในหน้า 7"
คำกล่าวปิด: ปิดท้ายด้วยการเสนอความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือการอภิปรายหากมีความจำเป็น ย้ำเป้าหมายของคุณในการปรับปรุงข้อเสนอและรักษาจิตวิญญาณแห่งการทำงานร่วมกัน
4. การปิดและลายเซ็น
จบอีเมลของคุณด้วยการปิดที่มีความมืออาชีพ วลีที่เหมาะสม ได้แก่ "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความนับถือ," หรือ "ด้วยความปรารถนาดี" ใต้การปิดของคุณ ใส่ชื่อเต็ม ตำแหน่ง และบริษัท (ถ้ามี)
อ่านเพิ่มเติม: Not Interested Reply Handling วิธีเขียนอย่างมืออาชีพ
คำศัพท์ที่จำเป็น
เพื่อถ่ายทอดข้อเสนอแนะแบบมีประสิทธิภาพในอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอ ชุดคำศัพท์เฉพาะสามารถมีความช่วยเหลืออย่างมาก ตาม พจนานุกรมเคมบริดจ์ "constructive" หมายถึง "เป็นประโยชน์และช่วยได้ หรือมีแนวโน้มที่จะผลิตผลลัพธ์ที่ดี" การใช้คำเหล่านี้ช่วยให้ข้อความของคุณชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ปรับปรุง | เปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข โดยเฉพาะหลังจากการตรวจสอบ. | "กรุณาปรับปรุงบทสรุปผู้บริหารเพื่อความชัดเจน." |
| ชี้แจง | ทำให้บางสิ่งชัดเจนหรือเข้าใจง่ายขึ้น. | "คุณช่วยชี้แจงเส้นตายที่เสนอได้ไหม?" |
| แก้ไข | ทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในข้อความเพื่อทำให้ยุติธรรมหรือแม่นยำยิ่งขึ้น. | "เราต้องแก้ไขขอบเขตของโครงการ." |
| กระชับ | ให้ข้อมูลมากมายอย่างชัดเจนในคำไม่กี่คำ. | "บทนำควรกระชับมากขึ้น." |
| เติมเต็ม | เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับบางสิ่ง. | "คุณช่วยเติมเต็มเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่กล่าวถึงได้ไหม?" |
| ข้อเสนอแนะ | ข้อมูลเกี่ยวกับปฏิกิริยาต่อผลิตภัณฑ์, ผลการดำเนินงานของบุคคล ฯลฯ, ใช้เป็นพื้นฐานในการปรับปรุง. | "ฉันมีบางอย่างเกี่ยวกับข้อความเบื้องต้นของคุณ." |
| ข้อเสนอ | แนวคิดหรือแผนเสนอเพื่อการพิจารณา. | "ข้อเสนอของฉันคือการประเมินกลุ่มเป้าหมายใหม่." |
| สร้างสรรค์ | มีประโยชน์และตั้งใจที่จะปรับปรุงบางสิ่ง. | "ขอบคุณสำหรับคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ของคุณ." |
| ปรับปรุง | ปรับปรุงบางสิ่งโดยการทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ซึ่งทำให้มันซับซ้อน แม่นยำ หรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น. | "เรามาปรับปรุงการแจกแจงงบประมาณกัน." |
อ่านเพิ่มเติม: การเขียนอีเมลตอบกลับ RFP Response ให้โดดเด่น
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างของอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอสำหรับแคมเปญการตลาด แบบฟอร์มนี้แสดงให้เห็นถึงวิธีการรวมโครงสร้างและคำศัพท์ที่พูดถึง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะแจ้งชัดและสามารถปฏิบัติได้
บริบท: ส่งข้อเสนอแนะเกี่ยวกับข้อเสนอแคมเปญการตลาดที่ส่งโดยสมาชิกทีม
หัวข้อ: ข้อเสนอผลตอบรับเกี่ยวกับข้อเสนอแคมเปญการตลาด - "เปิดตัวฤดูใบไม้ผลิ"
เรียน อเล็กซ์,
ขอบคุณที่ส่งข้อเสนอแคมเปญการตลาดสำหรับ "เปิดตัวฤดูใบไม้ผลิ" มาที่ฉัน ฉันชื่นชมความพยายามของคุณในการจัดทำสิ่งนี้
ฉันได้ตรวจสอบเอกสารและมีข้อเสนอแนะเล็กน้อยที่หวังว่าจะช่วยปรับปรุงได้มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:
* ในหน้า 4 ภายใต้ "กลุ่มเป้าหมาย" คุณช่วยชี้แจงการจำแนกประชากรได้ไหม? รายละเอียดที่ชัดเจนกว่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อการกำหนดเป้าหมายโฆษณาของเรา
* ในส่วนที่ 3 "การแจกแจงงบประมาณ" รบกวนแก้ไขตัวเลขสำหรับการโฆษณาดิจิทัลให้สะท้อนถึงค่าใช้จ่ายของแพลตฟอร์มที่เราอภิปรายเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
* คุณช่วยเติมเต็มกลยุทธ์โซเชียลมีเดียที่เสนอในส่วนที่ 5 ได้ไหม? ฉันต้องการเข้าใจความถี่ในการโพสต์และประเภทเนื้อหามากขึ้น
ข้อเสนอแนะแบบรวมของฉันนั้นสร้างสรรค์ โดยมีเป้าหมายเพื่อทำให้ข้อเสนอนี้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น หากคุณมีคำถามหรือต้องการพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้ต่อไป โปรดแจ้งให้ฉันทราบ
ด้วยความนับถือ,
ซาร่าห์ เจิ้น
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
อ่านเพิ่มเติม: การเขียนอีเมล Pilot Program Proposal อย่างมีประสิทธิภาพ
บทสรุป
การสร้างอีเมลขอแก้ไขข้อเสนอเป็นทักษะที่มีค่า ซึ่งช่วยเสริมสร้างการสื่อสารภาษาอังกฤษในเชิงอาชีพของคุณ เมื่อมุ่งเน้นที่โครงสร้างที่ชัดเจน การใช้คำศัพท์ที่แม่นยำ และการรักษาโทนที่สุภาพแต่ชัดเจน คุณสามารถให้ข้อเสนอแนะแบบสร้างสรรค์อย่างมีประสิทธิภาพ เป้าหมายคือการปรับปรุงเอกสารในขณะที่ส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ทำงานร่วมกันในเชิงบวก ฝึกฝนเทคนิคเหล่านี้ ปรับแต่งแนวทางของคุณ และคุณจะพบความมั่นใจในการให้ข้อเสนอแนะแบบมีผลกระทบที่นำไปสู่ผลลัพธ์โปรเจกต์ที่ดีกว่า
