วิธีการเขียนอีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ
การเชี่ยวชาญในการเขียน อีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารในระดับมืออาชีพ อีเมลประเภทนี้กำหนดโทนเสียงสำหรับโครงการใหม่หรือความร่วมมือ โดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจในสิ่งเดียวกันตั้งแต่ต้น สำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษ การเขียนอีเมลที่มีโครงสร้างที่ดีด้วยโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพสามารถเพิ่มความมั่นใจในการสื่อสารภาษาอังกฤษได้อย่างมาก คู่มือนี้จะช่วยให้คุณกำหนดนัดหมายการโทรที่สำคัญของคุณด้วยความชัดเจนและแม่นยำ
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ
การเขียน อีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ ที่มีประสิทธิภาพต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและมีเหตุผลในการสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดโดยไม่ทำให้ผู้รับรู้สึกท่วมท้น การแบ่งออกเป็นส่วนหลักจะทำให้ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
1. หัวข้อ
หัวข้อนั้นสำคัญสำหรับการสื่อสารวัตถุประสงค์ของอีเมลโดยทันที ควรสั้นและให้ข้อมูล กระตุ้นให้ผู้รับเปิดอ่าน องค์ประกอบที่ชัดเจนมักจะรวมถึงชื่อโครงการและวัตถุประสงค์ของอีเมล
2. การทักทาย
การทักทายตั้งโทนเสียง สำหรับสถานการณ์ที่เป็นทางการหรือเมื่อต้องพูดคุยกับบุคคลใหม่ ใช้ "เรียน คุณ/คุณหญิง/ท่าน [นามสกุล]" สำหรับการเข้าหาที่ไม่เป็นทางการแต่ยังคงรักษาความเป็นมืออาชีพ "สวัสดี [ชื่อจริง]" หรือ "ไฮ [ชื่อจริง]" สามารถเหมาะสมได้ถ้าคุณมีความสัมพันธ์ที่ตั้งอยู่แล้ว การรักษาโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการสื่อสารธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ ตามที่ Oxford Learner's Dictionaries ชี้ให้เห็น
3. เนื้อหา
เนื้อหาของอีเมลควรมีการจัดระเบียบที่ดีเป็นย่อหน้าที่ชัดเจน นำทางผู้อ่านไปยังข้อมูลต่างๆ
- การเปิด: เริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลสำหรับอีเมลของคุณอย่างสุภาพ ซึ่งคือการส่ง อีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ ระบุชื่อโครงการหรือหัวข้อเพื่อให้บริบททันที
- ข้อมูลที่สำคัญ: ให้ข้อมูลที่จำเป็น เช่น ชื่อโครงการ วัตถุประสงค์ของการโทร และใครที่ควรเข้าร่วม สรุปสิ่งที่จะครอบคลุมในการโทรนี้
- "คำขอ" หรือจุดหลัก: ระบุคำขอของคุณอย่างชัดเจนสำหรับเวลาที่ผู้รับสะดวก เสนอวันที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจงหรือขอให้พวกเขาเสนอทางเลือกอื่น ๆ ระบุระยะเวลาของการโทร
- ข้อสังเกตสุดท้าย: แสดงความคาดหวังสำหรับการตอบกลับและการสนทนาที่จะเกิดขึ้นอย่างสุภาพ คุณอาจเสนอที่จะตอบคำถามเบื้องต้นใด ๆ
4. การปิดและลายเซ็น
การปิดควรเสริมสร้างโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพ วลีการปิดที่เหมาะสม ได้แก่ "ด้วยความเคารพ," "ขอแสดงความนับถือ," หรือ "ขอแสดงความนับถือ." ลายเซ็นของคุณควรรวมชื่อเต็ม ตำแหน่ง และบริษัทของคุณ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลต้อนรับลูกค้าใหม่ New Client Welcome
คำศัพท์ที่จำเป็น
นี่คือตารางของวลีและคำศัพท์ที่มีประโยชน์สำหรับการเขียนอีเมลการกำหนดนัดหมายที่มีประสิทธิภาพและพัฒนาการสื่อสารภาษาอังกฤษของคุณ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| การโทรคิกออฟ | การประชุมเริ่มต้นเพื่อเริ่มโครงการ | มาทำการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟเพื่พูดคุยรายละเอียดโครงการกันเถอะ. |
| เวลาที่เสนอ | วันที่/เวลาที่เสนอสำหรับการประชุม | กรุณาตรวจสอบเวลาที่เสนอสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของเรา. |
| ยืนยันความ disponibilité | เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใดผู้หนึ่งว่างในเวลาเฉพาะ | คุณสามารถยืนยันความสะดวกในช่วงเวลาสำหรับการโทรในวันอังคารหน้าได้ไหม? |
| วาระการประชุม | รายการหัวข้อที่จะถูกอภิปราย | เราจะส่งวาระการประชุมก่อนการประชุม. |
| สะดวก | เหมาะสมหรือง่ายสำหรับใครบางคน | เวลาไหนที่ทำให้คุณเชื่อมต่อได้มากที่สุด? |
| คาดหวัง | รอคอยด้วยความกระตือรือร้น | ฉันกำลังรอคอยการสนทนาของเราสัปดาห์หน้า. |
| การสนทนาเบื้องต้น | การสนทนาเริ่มต้นก่อนเหตุการณ์หลัก | การโทรนี้จะทำหน้าที่เป็นการสนทนาเบื้องต้น. |
| เปลี่ยนเวลา | เพื่อเปลี่ยนเวลา หรือวันที่ของเหตุการณ์ | หากเวลานี้ไม่เหมาะ เราสามารถเปลี่ยนเวลานัดหมายได้. |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนอีเมลข้อเสนอสุดท้าย Last-Chance Offer
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างสำหรับ อีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ ที่เหมาะสมสำหรับเชิญผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการประชุมโครงการเริ่มต้น ตัวอย่างนี้แสดงถึงวิธีการที่ชัดเจนและสุภาพในการตั้งค่านัดหมายการโทร
หัวข้อ: โครงการ Alpha - การกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ
เรียน [ชื่อผู้รับ],
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะทำให้คุณสบายดี
เราตื่นเต้นที่จะเริ่มโครงการ Alpha และเพื่อให้เริ่มต้นได้อย่างราบรื่น เราต้องการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ การโทรนี้จะใช้เพื่อแนะนำทีม ตารางขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ และตกลงเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป
เรามีเวลาที่เป็นไปได้ต่อไปนี้สำหรับการโทรคิกออฟที่ใช้เวลานาน 45 นาที:
- วันอังคาร, [วันที่], เวลา [เวลา] [เขตเวลา]
- วันพุธ, [วันที่], เวลา [เวลา] [เขตเวลา]
- วันพฤหัสบดี, [วันที่], เวลา [เวลา] [เขตเวลา]
โปรดแจ้งให้เราทราบว่าเวลานี้ที่เสนอมากที่สุดเหมาะกับคุณ หากเวลานี้ไม่สะดวก กรุณาเสนอเวลาทางเลือกอื่น ๆ ที่เหมาะสมกับตารางของคุณ
เราหวังว่าจะร่วมงานกับคุณในโครงการ Alpha
ขอแสดงความนับถือ,
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[บริษัทของคุณ]
[ข้อมูลติดต่อของคุณ]
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลวัสดุเตรียมการประชุม Pre-meeting Materials
บทสรุป
การเชี่ยวชาญในการเขียน อีเมลการกำหนดนัดหมายการโทรคิกออฟ เป็นทักษะที่มีค่ายิ่งในการเสริมสร้างการสื่อสารระดับมืออาชีพของคุณ โดยการทำตามแนวทางที่มีโครงสร้าง ใช้คำศัพท์ที่เฉพาะเจาะจง และรักษาโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพ คุณสามารถทำให้คำเชิญของคุณชัดเจนและมีประสิทธิภาพ จำไว้ว่าควรฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอและปรับข้อความของคุณให้เหมาะสมกับบริบทและผู้รับเฉพาะ ด้วยความพยายามอย่างสม่ำเสมอในการสร้างอีเมลภาษาอังกฤษที่สุภาพจะช่วยปรับปรุงทักษะการเขียนอีเมลของคุณสำหรับผู้เรียน ESL ทำให้คุณเป็นผู้สื่อสารที่มั่นใจมากขึ้น
