Làm chủ Báo cáo Nội bộ: Hướng dẫn của bạn để giao tiếp rõ ràng nơi làm việc

Bạn có đôi khi cảm thấy lạc lõng khi được yêu cầu “viết memo”? Trong môi trường làm việc ngày nay, giao tiếp nơi làm việc hiệu quả là điều thiết yếu. Internal Memo Report là một công cụ quan trọng để chia sẻ thông tin nhanh chóng và rõ ràng trong tổ chức của bạn. Hướng dẫn này sẽ giúp người học ESL như bạn làm chủ tài liệu quan trọng này. Bằng cách hiểu cấu trúc và ngôn ngữ của nó, bạn có thể tự tin chia sẻ các cập nhật quan trọng, đề xuất hoặc quyết định với đồng nghiệp.

Làm chủ Báo cáo Nội bộ

Báo cáo Nội bộ là gì?

Internal Memo Report, thường gọi đơn giản là "memo," là một tài liệu ngắn, chính thức dùng để truyền đạt thông tin trong tổ chức. Mục đích chính của nó là chia sẻ thông báo, chính sách, thủ tục hoặc các cập nhật ngắn gọn cho một nhóm đồng nghiệp cụ thể. Memos được sử dụng khi cần ghi chép nhanh bằng văn bản, nhưng không cần một báo cáo đầy đủ.

Bạn sẽ thấy memo phổ biến trong hầu hết các ngành công nghiệp, bao gồm doanh nghiệp, phi lợi nhuận, và môi trường giáo dục. Chúng rất quan trọng cho báo cáo kinh doanh nội bộ và giúp mọi người hiểu rõ cùng một kế hoạch. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể gửi memo về chính sách nghỉ phép mới, hoặc người quản lý dự án có thể dùng để cập nhật tiến độ.

Xem thêm: Business Unit Report Hiểu Rõ Hiệu Suất và Thành Công Bộ Phận

Các thành phần chính của Báo cáo Nội bộ

Dù nội dung có thể thay đổi, cấu trúc của Internal Memo Report vẫn giữ nguyên. Định dạng chuyên nghiệp giúp truyền đạt rõ ràng và giữ phong cách doanh nghiệp.

Dưới đây là các phần tiêu biểu:

Tiêu đề: Đây là phần quan trọng nhất. Gồm:
- TO: (Tên và chức danh của người nhận)
- FROM: (Tên và chức danh của bạn)
- DATE: (Ngày đầy đủ: Tháng Ngày, Năm)
- SUBJECT: (Chủ đề rõ ràng, ngắn gọn. Thường bao gồm từ khóa chính hoặc một thuật ngữ liên quan)
Giới thiệu: Nêu rõ mục đích của memo ngay từ đầu. Giải thích ngắn gọn nội dung.
Nội dung chính: Trình bày chi tiết. Phần này có thể chia thành đoạn văn hoặc điểm bullet để dễ theo dõi. Trình bày rõ các sự kiện, phát hiện hoặc đề xuất.
Hành động tiếp theo / Các bước tiếp theo (tùy chọn): Nếu phù hợp, nêu rõ hành động mà người đọc cần làm hoặc điều gì sắp xảy ra.
Kết luận: Tóm tắt ngắn gọn các điểm chính hoặc nhấn mạnh tầm quan trọng của thông tin.
Tệp đính kèm (tùy chọn): Nêu rõ bất kỳ tài liệu nào kèm theo (ví dụ: "Xem đính kèm để biết chi tiết").

Ngôn ngữ mẫu & các câu khởi đầu

Sử dụng tiếng Anh chính thức phù hợp và những cụm từ rõ ràng sẽ giúp memo của bạn hiệu quả hơn. Dưới đây là một số mẫu câu hữu ích:

1. Mở đầu memo:

"Mục đích của memo này là để thông báo cho bạn..."
"Memo này trình bày chi tiết về..."
"Xin lưu ý rằng..."
"Memo này nhằm cập nhật cho bạn về..."

2. Trình bày thông tin / dữ liệu:

"Các phát hiện chính cho thấy rằng..."
"Dựa trên phân tích, chúng tôi đề xuất..."
"Đã quan sát thấy rằng..."
"Theo cuộc thảo luận của chúng ta ngày [Ngày], chúng tôi đề nghị..."

3. Hành động hoặc đề xuất:

"Chúng tôi kính đề nghị bạn..."
"Vui lòng đảm bảo rằng [hành động] được hoàn thành trước [ngày]."
"Khuyến nghị rằng [hành động] được thực hiện."
"Chân thành cảm ơn sự hợp tác của bạn đối với vấn đề này."

4. Kết luận:

"Cảm ơn sự hợp tác của bạn."
"Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi."
"Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn."
"Thông tin chi tiết sẽ được cung cấp trong tuần tới."

Từ vựng chính cho Báo cáo Nội bộ của bạn

Việc mở rộng vốn từ tiếng Anh chuyên ngành kinh doanh là điều quan trọng để viết memo hiệu quả. Dưới đây là một số thuật ngữ thường gặp trong Internal Memo Report:

Từ khóa	Định nghĩa	Ví dụ câu
Agenda	Danh sách các mục sẽ thảo luận trong cuộc họp.	Memo đã bao gồm agenda cho cuộc họp nhóm tuần tới.
Compliance	Tuân thủ theo các quy tắc, luật lệ hoặc tiêu chuẩn.	Tất cả nhân viên phải đảm bảo compliance với quy định an toàn mới.
Directive	Chỉ thị chính thức hoặc lệnh từ quyền lực.	Giám đốc điều hành đã ban hành directive về chính sách làm việc từ xa mới.
Discrepancy	Sự khác biệt giữa hai hoặc nhiều thứ cần phải giống nhau.	Chúng tôi phát hiện discrepancy giữa doanh số báo cáo và số liệu thực tế.
Endorsement	Sự hỗ trợ hoặc phê duyệt chính thức cho cái gì đó.	Dự án nhận được sự endorsement đầy đủ từ nhóm quản lý.
Implementation	Quá trình thực hiện quyết định hoặc kế hoạch.	Memo đã trình bày timeline cho việc implementation hệ thống mới.
Initiative	Một kế hoạch hoặc quy trình mới nhằm đạt mục tiêu.	Bộ phận đang triển khai một initiative mới để nâng cao dịch vụ khách hàng.
Oversight	Công việc giám sát hoặc quản lý cái gì đó.	Ủy ban đảm trách oversight cho tất cả các giao dịch tài chính.
Proposal	Đề xuất, kế hoạch hoặc ý tưởng chính thức, thường bằng văn bản.	Memo trình bày proposal giảm thiểu rác thải văn phòng.
Provisional	Được sắp xếp hoặc chấp thuận tạm thời, nhưng có thể thay đổi.	Ngân sách provisional cho quý tới cần được phê duyệt cuối cùng.
Resolution	Quyết định chắc chắn để thực hiện hoặc không thực hiện điều gì.	Memo mô tả resolution đã được thông qua tại cuộc họp hội đồng quản trị.
Subsequent	Xảy ra sau một sự kiện trong thời gian; theo sau.	Subsequent sau thông báo này, sẽ có đào tạo bổ sung.

Kết luận

Làm chủ Internal Memo Report là một kỹ năng viết quý giá giúp nâng cao khả năng viết chuyên nghiệp của bạn. Bằng cách hiểu rõ mục đích, cấu trúc và từ vựng chính, bạn có thể giao tiếp hiệu quả hơn trong tổ chức. Một memo viết tốt sẽ giúp truyền đạt rõ ràng và hỗ trợ hoạt động suôn sẻ.

Theo Purdue Online Writing Lab (OWL), memos là "tài liệu dùng cho giao tiếp nội bộ trong tổ chức." Điều này làm nổi bật vai trò then chốt của chúng trong hiệu quả công việc.

Luyện tập là chìa khóa! Hãy thử viết một memo về cập nhật mới nhất tại trường học hoặc nơi làm việc của bạn. Tập trung vào tiêu đề rõ ràng, câu ngắn gọn và giọng chính thức đúng chuẩn. Hãy bắt đầu viết Báo cáo Nội bộ của riêng bạn ngay hôm nay!

List Alternate Posts

Italian Portuguese Spanish Chinese Japanese Indonesian Russian German Thai Korean French Arabic Turkish Dutch