Wie man einen klaren Expense Report schreibt: Ein Leitfaden für Fachkräfte
Haben Sie schon einmal eine Geschäftsreise gemacht oder Materialien für Ihr Team gekauft? Dann müssen Sie wissen, wie man einen Expense Report schreibt. Dieses Dokument ist unerlässlich, um Ihr Geld von Ihrem Unternehmen zurückzubekommen. Die Beherrschung dieses Berichtstyps ist ein wichtiger Bestandteil der professionellen Kommunikation am Arbeitsplatz. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, jedes Mal klare und genaue Berichte zu schreiben.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Expense Report?
- Wichtige Bestandteile eines Expense Report
- Beispielssprache & Satzanfänge
- Wichtiger Wortschatz für Ihren Expense Report
- Fazit
Was ist ein Expense Report?
Ein Expense Report ist ein Formular, das Sie ausfüllen, um Ihren Arbeitgeber darum zu bitten, Ihnen Geld zu erstatten, das Sie für geschäftsbezogene Ausgaben ausgegeben haben. Es ist ein grundlegendes Werkzeug zur finanziellen Nachverfolgung in jedem Unternehmen. Sie verwenden ihn, nachdem Sie beispielsweise für Kundengespräche, Reisetickets oder Büromaterialien mit Ihrem eigenen Geld bezahlt haben.
Der Hauptzweck ist die Erstattung, das bedeutet, dass Sie Ihr Geld zurückbekommen. Diese Berichte helfen Unternehmen außerdem, ihre Ausgaben zu verfolgen, Budgets zu verwalten und steuerliche Vorschriften einzuhalten. Dies ist eine gängige Aufgabe in fast jeder Branche, von der Technologie bis zum Gesundheitswesen, für alle Mitarbeitenden, die Einkäufe für das Unternehmen tätigen.
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Wichtige Bestandteile eines Expense Report
Ein guter Expense Report ist klar, organisiert und einfach zu verstehen. Die Verwendung eines professionellen Formats und Tonfalls ist entscheidend für eine schnelle Genehmigung. Obwohl jedes Unternehmen ein etwas anderes Formular hat, beinhalten die meisten diese Hauptabschnitte.
- Mitarbeiterinformationen: Ihr vollständiger Name, Ihre Mitarbeiter-ID und die Abteilung. Dies dient zur Identifizierung, wer den Bericht einreicht.
- Berichtsdaten: Der Zeitraum, den der Bericht abdeckt (z. B. „1.–15. Oktober 2023“) und das Einreichungsdatum.
- Aufgeschlüsselte Ausgaben: Dies ist der wichtigste Teil des Berichts. Jede Ausgabe sollte eine eigene Zeile mit Datum, Kategorie (z. B. Reise, Verpflegung, Materialien), einer kurzen Beschreibung und dem exakten Betrag haben.
- Gesamtbetrag: Die Summe aller Ausgaben. Überprüfen Sie hier unbedingt noch einmal Ihre Berechnung.
- Beigefügte Belege: Sie müssen Kopien aller Belege als Kaufnachweis beifügen. Dies ist der wichtigste Schritt, damit Ihr Bericht genehmigt wird.
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Beispielssprache & Satzanfänge
Die Verwendung klarer und einfacher Sprache ist im Business English entscheidend. Ihr Vorgesetzter sollte jede Ausgabe verstehen, ohne nachfragen zu müssen. Hier sind einige gebräuchliche Formulierungen.
Für die Ausgabenbeschreibung:
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
Für eine Zusammenfassung oder einen Zweck-Abschnitt (falls vorhanden):
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
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Wichtiger Wortschatz für Ihren Expense Report
Das Erlernen dieser Begriffe verbessert Ihre Schreibkompetenzen und hilft Ihnen, Ihre Berichte korrekt auszufüllen. Viele Ressourcen, wie der Purdue OWL's guide on professional writing, betonen die Bedeutung präzisen Wortschatzes.
| Begriff | Definition | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Reimbursement | Die Handlung, jemandem für ausgegebenes Geld etwas zurückzuzahlen. | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | Ein Beleg, der beweist, dass Sie etwas bezahlt haben. | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | Ein fester Geldbetrag für tägliche Ausgaben, wie Verpflegung. | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | Ein detaillierter Reiseplan oder Ablauf einer Reise. | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | Ein Grund oder eine Erklärung für etwas. | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | Ausgaben, die Sie aus eigener Tasche bezahlen. | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | Dinge nach ihrem Typ gruppieren. | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | Ein Dokument offiziell zur Genehmigung einreichen. | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | Etwas offiziell bestätigen oder akzeptieren. | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | Ein Unterschied zwischen zwei Dingen, die gleich sein sollten. | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | Eine Sammlung von Regeln, die ein Unternehmen oder eine Gruppe befolgt. | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | Die Gesamtsumme, die ein Unternehmen oder eine Person ausgibt. | The finance department tracks all company expenditures. |
Fazit
Das Schreiben eines klaren und genauen Expense Report ist eine grundlegende Fähigkeit in jedem Beruf. Es zeigt, dass Sie verantwortungsbewusst, organisiert und ehrlich sind. Wenn Sie die korrekte Berichtsstruktur und eine klare Sprache verwenden, sorgen Sie für einen reibungslosen Erstattungsprozess und stärken das Vertrauen Ihres Arbeitgebers in Sie.
Zum Üben nehmen Sie einen aktuellen privaten Beleg (z. B. für Kaffee oder Lebensmittel). Schreiben Sie eine Zeile dafür, als würden Sie diesen in einen Expense Report eintragen. Geben Sie das Datum, eine Kategorie, eine Beschreibung und den Betrag an.
Bereit, Ihre professionellen Schreibfähigkeiten zu verbessern? Erstellen Sie heute Ihren eigenen vollständigen Expense Report als Übung!
