Как составить понятный Expense Report: Руководство для профессионалов

Вы когда-нибудь ездили в командировку или покупали материалы для своей команды? В таком случае вам нужно знать, как составлять Expense Report. Этот документ необходим, чтобы вернуть потраченные средства от вашей компании. Владение умением составлять такой отчет — важная часть профессиональной деловой коммуникации. Это руководство поможет вам каждый раз создавать четкие и точные отчеты.

A person filling out an Expense Report form with receipts nearby

Что такое Expense Report?

Expense Report — это форма, которую вы заполняете, чтобы работодатель возместил вам средства, потраченные на деловые нужды. Это основной инструмент для финансового учета в любой компании. Вы используете его после того, как оплатили самостоятельно, например, обед с клиентом, билеты на поездку или канцелярские товары для офиса.

Главная цель — получить возмещение, то есть вернуть свои средства. Эти отчеты также помогают компаниям отслеживать расходы, управлять бюджетом и соблюдать налоговые требования. Это привычная задача почти в каждой отрасли — от IT до здравоохранения, для любого сотрудника, делающего покупки для компании.

Ключевые компоненты Expense Report

Хороший Expense Report должен быть четким, структурированным и легко читаемым. Использование профессионального формата и стиля очень важно для быстрой проверки и одобрения. Хотя в каждой компании форма может немного отличаться, чаще всего она включает такие основные разделы:

Информация о сотруднике: Ваше полное имя, табельный номер и отдел. Это позволяет определить, кто подает отчет.
Детали отчета: За какой период составлен отчет (например, "с 1 по 15 октября 2023 года") и дату подачи.
Подробный список расходов: Это основная часть отчета. Каждый расход указывается отдельной строкой с датой, категорией (например, командировка, питание, канцелярия), кратким описанием и точной суммой.
Общая сумма: Сумма всех ваших расходов. Обязательно проверьте правильность расчетов.
Прикрепленные чеки: К отчету необходимо приложить копии всех чеков в качестве подтверждения расходов. Это самый важный шаг для утверждения вашего отчета.

Примеры формулировок и начала предложений

Использование четкого и простого языка — ключевой навык в деловом английском. Ваш руководитель должен без лишних вопросов понять, на что потрачены средства. Вот несколько распространенных фраз:

Для описания расходов:

Taxi fare from airport to hotel
Lunch with client [Client Name] to discuss project
Purchase of printer paper for office use
Round-trip flight to [City] for [Conference Name]
Hotel accommodation for business trip (3 nights)

Для раздела с краткой информацией о цели (если он имеется):

This report details expenses for the Q4 sales conference in London.
Expenses submitted for the client visit on [Date].
Reimbursement request for office supplies purchased in October.

Ключевая лексика для вашего Expense Report

Знание этих терминов поможет вам улучшить навыки письма и правильно оформить отчет. Многие ресурсы, такие как Purdue OWL's guide on professional writing, подчеркивают важность точной лексики.

Термин	Определение	Пример предложения
Reimbursement	Выплата компенсации потраченных средств.	I submitted my report for reimbursement of travel costs.
Receipt	Бумага, доказывающая оплату чего-либо.	You must attach every original receipt to your report.
Per Diem	Фиксированная сумма на ежедневные расходы, например, на питание.	The company offers a $50 per diem for meals during business travel.
Itinerary	Подробный план или маршрут поездки.	My travel itinerary includes flights and hotel bookings.
Justification	Причина или объяснение чего-либо.	Please provide a justification for any expense over $100.
Out-of-pocket	Расходы, оплаченные из личных средств.	I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back.
Categorize	Группировать по виду расходов.	Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'.
Submit	Официально подать документ на утверждение.	You must submit your expense report by the end of the month.
Approve	Официально согласовать или принять что-либо.	My manager needs to approve the report before I get paid.
Discrepancy	Несовпадение между двумя вещами, которые должны совпадать.	There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed.
Policy	Набор правил, которых придерживается компания или группа.	Please read the company's travel expense policy before your trip.
Expenditure	Общая сумма, потраченная человеком или компанией.	The finance department tracks all company expenditures.

Заключение

Умение составлять понятный и точный Expense Report — это важный навык для любой профессиональной деятельности. Это показывает вашу ответственность, организованность и честность. Следуя правильной структуре отчета и используя четкие формулировки, вы облегчаете процесс возмещения средств и укрепляете доверие работодателя.

Для практики возьмите любой недавний чек (например, за кофе или продукты). Напишите для него одну строку, как если бы вы вносили ее в Expense Report: укажите дату, категорию, описание и сумму.

Хотите улучшить навык деловой переписки? Попробуйте составить свой собственный пример Expense Report прямо сейчас!

List Alternate Posts

English Vietnamese Italian Portuguese Spanish Chinese Japanese Indonesian German Thai Korean French Arabic Turkish Dutch