Nasıl Açık Bir Expense Report Yazılır: Profesyoneller İçin Bir Rehber

İş için hiç seyahat ettiniz veya ekibiniz için malzeme aldınız mı? Eğer öyleyse, bir Expense Report yazmayı bilmeniz gerekir. Bu belge, şirketinizden harcadığınız parayı geri almak için gereklidir. Bu tür bir raporu ustaca hazırlamak, profesyonel işyeri iletişiminin önemli bir parçasıdır. Bu rehber, her seferinde açık ve doğru raporlar yazmanıza yardımcı olacak.

Bir kişinin makbuzlarla birlikte bir Expense Report formu doldurması

İçindekiler

Expense Report Nedir?
Bir Expense Report'un Temel Bileşenleri
Örnek Diller ve Cümle Başlangıçları
Expense Report'unuz İçin Temel Kelime Bilgisi
Sonuç

Expense Report Nedir?

Bir Expense Report, iş ile ilgili harcamalar için ödemiş olduğunuz paranın şirketiniz tarafından size geri ödenmesini talep etmek için doldurduğunuz bir formdur. Her şirkette finansal takibin temel bir aracıdır. Müşteri yemekleri, seyahat biletleri veya ofis malzemeleri gibi giderleri kendi paranızla karşıladıysanız bu formu kullanırsınız.

Ana amaç, harcadığınız parayı geri almaktır, yani geri ödeme (reimbursement) yapılmasını sağlamaktır. Bu raporlar ayrıca şirketlerin harcamalarını takip etmesine, bütçeleri yönetmesine ve vergi kurallarına uymasına yardımcı olur. Teknolojiden sağlığa, neredeyse her sektörde, şirket adına alışveriş yapan çalışanlar için yaygın bir görevdir.

Daha fazla oku: Güçlü Bir Department Report Yazma Rehberi Profesyoneller için Kılavuz

Bir Expense Report'un Temel Bileşenleri

İyi bir Expense Report; açık, düzenli ve anlaşılır olmalıdır. Profesyonel bir format ve ton kullanmak, hızlı onay için çok yararlıdır. Her ne kadar her şirketin formu biraz farklı olsa da, çoğunda şu ana bölümler bulunur.

Çalışan Bilgileri: Tam adınız, çalışan kimlik numaranız ve departmanınız. Raporu kimin sunduğunu gösterir.
Rapor Detayları: Raporun kapsadığı zaman aralığı (örneğin, "1-15 Ekim 2023") ve raporu sunduğunuz tarih.
Kalem Kalem Giderler: Raporun ana bölümüdür. Her gider için ayrı bir satırda tarih, kategori (ör. seyahat, yemek, malzeme), kısa açıklama ve tam tutar bulunmalıdır.
Toplam Tutar: Tüm giderlerinizin toplamı. Hesaplamanızı burada mutlaka tekrar kontrol edin.
Ekli Makbuzlar: Satın alma işlemini kanıtlayan tüm makbuzların kopyalarını eklemeniz gerekir. Raporunuzun onaylanması için en kritik adımdır.

Daha fazla oku: Client Report Yazımı: Profesyonel Bir Rapor Hazırlama Rehberi

Örnek Diller ve Cümle Başlangıçları

İş İngilizcesinde açık ve sade bir dil kullanmak esastır. Yöneticiniz, her harcamayı açıklama istemeden anlayabilmelidir. İşte sık kullanılan bazı ifadeler.

Expense Açıklaması İçin:

Taxi fare from airport to hotel
Lunch with client [Client Name] to discuss project
Purchase of printer paper for office use
Round-trip flight to [City] for [Conference Name]
Hotel accommodation for business trip (3 nights)

Eğer bir Özet veya Amaç Bölümü varsa:

This report details expenses for the Q4 sales conference in London.
Expenses submitted for the client visit on [Date].
Reimbursement request for office supplies purchased in October.

Daha fazla oku: Financial Overview Report’i Ustalaşın Profesyoneller İçin Bir Rehber

Expense Report'unuz İçin Temel Kelime Bilgisi

Bu terimleri öğrenmek, yazma becerilerinizi geliştirir ve raporlarınızı doğru bir şekilde tamamlamanızı sağlar. Pek çok kaynak, örneğin Purdue OWL'un profesyonel yazım rehberi hassas kelime kullanmanın önemini vurgular.

Terim	Tanım	Örnek Cümle
Reimbursement	Birinin harcadığı paranın tekrar ödenmesi işi.	I submitted my report for reimbursement of travel costs.
Receipt	Bir şeyin ödendiğine dair belge (makbuz).	You must attach every original receipt to your report.
Per Diem	Günlük harcamalar için verilen sabit miktarda para.	The company offers a $50 per diem for meals during business travel.
Itinerary	Bir yolculuğun ayrıntılı planı ya da güzergahı.	My travel itinerary includes flights and hotel bookings.
Justification	Bir şey için gerekçe veya açıklama.	Please provide a justification for any expense over $100.
Out-of-pocket	Kendi paranızla ödediğiniz giderler.	I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back.
Categorize	Şeyleri türüne göre gruplamak.	Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'.
Submit	Bir belgeyi onay için resmî olarak sunmak.	You must submit your expense report by the end of the month.
Approve	Bir şeyi resmî olarak kabul etmek veya onaylamak.	My manager needs to approve the report before I get paid.
Discrepancy	Aynı olması gereken iki şey arasında fark bulunması.	There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed.
Policy	Bir şirket veya grubun takip ettiği kural veya kurallar bütünü.	Please read the company's travel expense policy before your trip.
Expenditure	Bir kişi veya şirketin harcadığı toplam para miktarı.	The finance department tracks all company expenditures.

Sonuç

Açık ve doğru bir Expense Report yazmak, her profesyonel işte önemli bir beceridir. Ayrıca sorumluluk sahibi, düzenli ve dürüst olduğunuzu gösterir. Doğru rapor yapısı ile açık dil kullanarak, sorunsuz bir geri ödeme süreci sağlarsınız ve işvereninizle güven inşa edersiniz.

Alıştırma için, yakın tarihteki bir kişisel makbuzunuzu (örneğin kahve ya da market alışverişi) alın. Bunu bir Expense Report’a ekleyecekmiş gibi, tarihi, kategoriyi, açıklamayı ve tutarı içeren tek satırlık bir örnek yazın.

Profesyonel yazımınızı geliştirmeye hazır mısınız? Bugün kendi tam örnek Expense Reportunuzu oluşturmayı deneyin!

List Alternate Posts

English Vietnamese Italian Portuguese Spanish Chinese Japanese Indonesian Russian German Thai Korean French Arabic Dutch