Comment écrire un e-mail de relance Forgot Attachment
Envoyer accidentellement un e-mail sans la pièce jointe prévue est une erreur courante dans la communication en anglais, mais elle peut être facilement corrigée avec un e-mail de relance Forgot Attachment Follow-up bien rédigé. Ce guide aidera les apprenants en anglais à maîtriser l’art d’envoyer une relance polie et professionnelle, garantissant ainsi que votre message conserve un ton professionnel et résout rapidement le problème. Améliorer vos compétences en rédaction d’e-mails en tant qu’apprenant de l’anglais est essentiel pour une communication efficace en entreprise.
Table des matières
Structure d’un e-mail de relance Forgot Attachment
Une structure claire et concise est essentielle pour tout e-mail professionnel, surtout un Forgot Attachment Follow-up. Découper votre e-mail en parties distinctes garantit clarté et efficacité, permettant au destinataire de comprendre rapidement votre message et l’objectif de votre relance. Cela aide à maintenir une bonne étiquette dans les e-mails.
1. L’objet de l’e-mail
La ligne d’objet est la première chose que voit votre destinataire et est déterminante pour une relance efficace. Elle doit indiquer immédiatement le but de l’e-mail. Un objet clair permet à votre message de ne pas passer inaperçu et alerte le destinataire sur la correction apportée.
- Formule : Mentionnez brièvement le sujet original, signalez la pièce jointe manquante, et indiquez le nouvel envoi. Exemple : « Re : [Sujet de l’e-mail original] - Pièce jointe renvoyée » ou « Relance : [Sujet original] - Pièce jointe incluse. »
2. La salutation
La formule de salutation fixe le ton de votre e-mail. Le choix entre une formule formelle ou informelle dépend de votre relation avec le destinataire et du contexte. Pour la plupart des communications professionnelles ou officielles, une salutation formelle est privilégiée pour préserver un ton professionnel.
- Formel : « Monsieur/Madame [Nom de famille], » ou « Monsieur/Madame [Nom complet], » (si vous connaissez bien la personne mais souhaitez rester formel).
- Informel : « Bonjour [Prénom], » ou « Salut [Prénom], » (pour les collègues ou les personnes avec qui vous échangez régulièrement de façon informelle).
3. Le corps de l’e-mail
Le corps du message est l’endroit où vous expliquez la situation et fournissez les informations nécessaires. Restez bref et allez à l’essentiel, en respectant le temps du destinataire.
- Début : Commencez par faire référence à votre e-mail précédent et reconnaissez poliment votre oubli. Indiquez clairement le but : renvoyer la pièce jointe manquante.
- Détails importants : Mentionnez brièvement la pièce jointe spécifique que vous avez oublié d’inclure dans le précédent e-mail. Cela aide le destinataire à vérifier qu’il s’agit du bon document.
- La demande principale : Indiquez clairement que la pièce jointe est désormais incluse avec l’e-mail actuel. Vous pouvez aussi inviter le destinataire à confirmer la réception.
- Remarques de clôture : Présentez brièvement vos excuses pour tout désagrément occasionné et rappelez votre disponibilité en cas de questions. Cela démontre courtoisie et professionnalisme.
4. La formule de politesse et la signature
La formule de clôture et la signature concluent officiellement votre e-mail. Choisissez une formule adaptée au niveau de formalité requis.
- Formules de clôture appropriées :
- Formel : « Cordialement, » « Salutations, » « Bien cordialement, »
- Moins formel : « Merci, » « Bien à vous, »
- Spécifiez ce qu’il convient d’indiquer dans la signature : Votre nom complet, fonction (si applicable), entreprise/organisation (si applicable), et coordonnées (e-mail, numéro de téléphone).
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Vocabulaire essentiel
Maîtriser le vocabulaire clé est fondamental pour rédiger un e-mail de relance Forgot Attachment Follow-up clair et poli. Ces expressions vous aideront à formuler des excuses et à vous assurer que votre message est compris. Une communication anglaise efficace repose sur le choix précis des mots.
| Vocabulaire | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| Apologies for | Exprimer des regrets pour un oubli ou une erreur | "Apologies for the oversight, the attachment is now included." |
| Oversight | Une erreur ou un oubli involontaire | "Due to an oversight on my part, the file was missing." |
| Inadvertently | Par accident ; involontairement | "I inadvertently forgot to attach the document." |
| Kindly find | Façon polie de demander à quelqu’un de trouver quelque chose | "Kindly find the updated report attached." |
| Attached herewith | Indique que le document est joint à l’e-mail en cours | "Attached herewith is the revised proposal." |
| Apologies for any inconvenience | Exprimer des regrets pour la gêne occasionnée | "Apologies for any inconvenience this may have caused." |
| Please confirm receipt | Demande polie d’accuser réception | "Please confirm receipt when you have a moment." |
| Resent | Réenvoyé | "I have resent the presentation with the images included." |
| My sincere apologies | Expression forte de regrets | "My sincere apologies for the missing file in my previous email." |
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Exemple d’e-mail
Voici un exemple d’e-mail de relance Forgot Attachment Follow-up. Ce modèle peut être adapté à divers contextes professionnels et illustre de bonnes compétences de rédaction.
Contexte : Vous avez envoyé un document important à un client ou un collègue mais avez oublié de joindre le fichier nécessaire. Vous devez le renvoyer avec des excuses.
Objet : Re : Projet de proposition – Pièce jointe renvoyée
Dear Mr. Johnson,
My apologies for the oversight in my previous email regarding the project proposal. I inadvertently forgot to attach the detailed budget breakdown.
Kindly find the complete project proposal, now including the budget breakdown, attached herewith.
I apologize for any inconvenience this may have caused. Please let me know if you have any questions or require further information.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Full Name] [Your Title] [Your Company] [Your Contact Information]
Conclusion
Maîtriser l’art de rédiger un e-mail de relance poli et professionnel Forgot Attachment Follow-up est une compétence précieuse pour les apprenants en anglais. Cela témoigne de votre attention aux détails et d’une bonne étiquette dans les e-mails, indispensable pour une communication professionnelle. Veillez à garder votre message clair, concis, et incluez toujours une brève excuse. L’essentiel est de corriger rapidement l’erreur et de renvoyer la pièce jointe sans créer de confusion supplémentaire. Comme le Cambridge Dictionary le définit, une « apology » est l’acte de présenter des excuses, ce qui s’avère crucial dans ce type de situation. Entraînez-vous à suivre ces étapes, et vous saurez gérer ce genre de situation avec confiance, tout en développant vos compétences en anglais écrit. Pratiquez régulièrement pour personnaliser votre style !
