如何撰写 Forgot Attachment Follow-up 邮件
在英文沟通中，不小心在邮件中忘记附加所需文件是常见的小失误，但可以通过一封精心编写的 Forgot Attachment Follow-up 邮件轻松补救。本指南将帮助英语学习者掌握如何发送礼貌且专业的补发邮件，保证你的信息保持专业语气并能迅速解决问题。提升邮件写作技能对于英语学习者来说，是实现高效商务沟通的关键。
目录
Forgot Attachment Follow-up 邮件的结构
清晰简明的结构对于任何专业邮件都至关重要，Forgot Attachment Follow-up 尤为如此。将你的邮件拆分为明确的部分，可以确保信息表达清晰高效，让收件人能够迅速理解你的来信及补发目的，有助于保持良好的邮件礼仪。
1. 邮件主题
邮件主题是收件人看到的第一眼内容，对有效的补发至关重要。主题应立即传达出邮件的目的。清晰的主题可以防止邮件被忽略，并提醒收件人收到已修正的信息。
- **写法公式：**简要说明原始主题，说明附件缺失，并表明此次补发。例如：“Re: [原始邮件主题] - Attachment Resent” 或 “Follow-up: [原始主题] - Attachment Included.”
2. 称呼
称呼决定了邮件的语气。正式还是非正式的选择，取决于你与收件人的关系和具体场合。大多数商务或正式沟通建议选用正式称呼以保持专业。
- 正式：“Dear [Mr./Ms./Dr. 姓]”，或者如果关系较熟但仍需正式，“Dear [全名]”。
- 非正式：“Hi [名字]”，或 “Hello [名字]”，适用于同事或经常以非正式方式沟通的人。
3. 正文
正文部分用于说明情况并提供必要信息。保持简明扼要，尊重收件人时间。
- **开头：**请先提及上一封邮件，并有礼貌地承认疏忽。直接说明目的是补发缺失的附件。
- **关键信息：**简要说明上封邮件中遗漏的具体附件，以便收件人确认收到正确的文件。
- **主要请求/重点：**明确说明本邮件现已附上所需附件。你也可以请对方确认收到。
- **结束语：**对造成的不便简要道歉，并重申如有疑问可随时联系，体现礼貌和专业。
4. 结尾和签名
结束语和签名为邮件画上正式句号。选择与正式程度相符的结束语。
- 常用结束语：
- 正式：“Sincerely,” “Regards,” “Best regards,” “Kind regards,”
- 较不正式：“Thanks,” “Best,”
- **签名内容：**你的全名、职位（如适用）、公司/组织（如适用）以及联系方式（邮箱、电话）。
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核心词汇
掌握核心词汇对于编写清晰、礼貌的 Forgot Attachment Follow-up 邮件非常重要。这些词组将帮助你表达歉意，确保信息易于理解。得体的英语表达离不开精准的遣词造句。
| 词汇 | 含义 | 例句 |
|---|---|---|
| Apologies for | 为疏漏或错误表达歉意 | "Apologies for the oversight, the attachment is now included." |
| Oversight | 无意的疏忽或遗漏 | "Due to an oversight on my part, the file was missing." |
| Inadvertently | 不小心地；无意中 | "I inadvertently forgot to attach the document." |
| Kindly find | 有礼貌地请某人查找某物 | "Kindly find the updated report attached." |
| Attached herewith | 说明本邮件已附上相关文件 | "Attached herewith is the revised proposal." |
| Apologies for any inconvenience | 对造成的不便表示歉意 | "Apologies for any inconvenience this may have caused." |
| Please confirm receipt | 礼貌请求对方确认收到 | "Please confirm receipt when you have a moment." |
| Resent | 重新发送 | "I have resent the presentation with the images included." |
| My sincere apologies | 非常正式的致歉表达 | "My sincere apologies for the missing file in my previous email." |
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邮件范例
以下是一封 Forgot Attachment Follow-up 邮件范文。此模板适用于各种专业场合，展现了高效的邮件写作能力。
**场景：**你向客户或同事发送了重要文件，却忘记附加所需文件。现在需要再次发送并表达歉意。
Subject: Re: Project Proposal - Attachment Resent
Dear Mr. Johnson,
My apologies for the oversight in my previous email regarding the project proposal. I inadvertently forgot to attach the detailed budget breakdown.
Kindly find the complete project proposal, now including the budget breakdown, attached herewith.
I apologize for any inconvenience this may have caused. Please let me know if you have any questions or require further information.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Full Name] [Your Title] [Your Company] [Your Contact Information]
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结论
学会如何礼貌又专业地撰写 Forgot Attachment Follow-up 邮件，是英语学习者的一项宝贵技能。这展现了你对细节的关注和良好的邮件礼仪，是职场沟通不可或缺的能力。保持信息清晰简练，并记得简明致歉，及时补发送附件即可避免更多误会。正如 Cambridge Dictionary 所定义，“apology” 是表达歉意的行为，这在此类场合尤为关键。多加练习这些步骤，你将能自信应对类似情境，提升整体英语沟通水平。坚持练习，打造属于你的写作风格！
