Wie man eine „Forgot Attachment Follow-up“-E-Mail schreibt
Das versehentliche Versenden einer E-Mail ohne den vorgesehenen Anhang ist ein häufiger Fehler in der englischen Kommunikation, lässt sich jedoch leicht mit einer gut formulierten Forgot Attachment Follow-up-E-Mail korrigieren. Dieser Leitfaden hilft Englischlernenden, die Kunst eines höflichen und professionellen Nachfassens zu beherrschen, damit Ihre Nachricht einen professionellen Ton bewahrt und das Problem schnell gelöst wird. Die Verbesserung Ihrer E-Mail-Schreibfähigkeiten ist für das effektive Geschäftskommunizieren im Englischen entscheidend.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Forgot Attachment Follow-up-E-Mail
Ein klarer und prägnanter Aufbau ist für jede professionelle E-Mail unerlässlich, besonders für eine Forgot Attachment Follow-up. Die Gliederung der E-Mail in einzelne Abschnitte gewährleistet Übersichtlichkeit und Effizienz, wodurch der Empfänger Ihre Nachricht und den Zweck des Nachfassens schnell erfasst. Das trägt zu einer guten E-Mail-Etikette bei.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, und entscheidend für ein effektives Nachfassen. Sie sollte den Zweck der E-Mail sofort signalisieren. Eine klare Betreffzeile verhindert, dass Ihre E-Mail übersehen wird, und macht auf die korrigierte Nachricht aufmerksam.
- Formel: Geben Sie das ursprüngliche Thema kurz an, benennen Sie den fehlenden Anhang und vermerken Sie das erneute Senden. Beispiel: "Re: [Ursprünglicher E-Mail-Betreff] – Anhang erneut gesendet" oder "Nachfassen: [Ursprünglicher Betreff] – Anhang beigefügt."
2. Die Anrede
Die Anrede bestimmt den Ton Ihrer E-Mail. Die Auswahl zwischen formell und informell hängt von Ihrem Verhältnis zum Empfänger und dem jeweiligen Kontext ab. Für die meisten beruflichen oder offiziellen Nachrichten wird eine formelle Anrede bevorzugt, um einen professionellen Ton zu wahren.
- Formell: "Sehr geehrter Herr/Frau/Dr. Nachname," oder "Sehr geehrte/r [Vollständiger Name]," (wenn Sie die Person gut kennen, aber noch formell bleiben möchten).
- Informell: "Hallo [Vorname]," oder "Hi [Vorname]," (für Kollegen oder Personen, mit denen Sie regelmäßig auf informeller Basis kommunizieren).
3. Der Hauptteil
Im Hauptteil der E-Mail erklären Sie die Situation und liefern die notwendigen Informationen. Halten Sie ihn kurz und prägnant, um die Zeit des Empfängers zu respektieren.
- Eröffnung: Beziehen Sie sich auf Ihre vorherige E-Mail und benennen Sie höflich Ihr Versehen. Sagen Sie direkt, dass Sie den fehlenden Anhang nachreichen.
- Wesentliche Details: Nennen Sie kurz den konkreten Anhang, den Sie zuvor vergessen haben. Das hilft dem Empfänger, das richtige Dokument zuzuordnen.
- Das „Anliegen“ oder der Hauptpunkt: Sagen Sie klar, dass der Anhang nun mit der aktuellen E-Mail enthalten ist. Sie können den Empfänger auch bitten, den Empfang zu bestätigen.
- Schlussbemerkung: Entschuldigen Sie sich kurz für etwaige Unannehmlichkeiten und betonen Sie Ihre Erreichbarkeit für Rückfragen. Das zeigt Höflichkeit und Professionalität.
4. Der Abschluss und die Signatur
Die Abschlussformel und Ihre Signatur beenden die E-Mail förmlich. Wählen Sie einen Abschluss, der zur gewählten Förmlichkeit passt.
- Geeignete Abschlussformeln:
- Formell: "Mit freundlichen Grüßen," "Viele Grüße," "Beste Grüße," "Herzliche Grüße,"
- Weniger formell: "Danke," "Gruß,"
- Was in der Signatur enthalten sein sollte: Ihr vollständiger Name, Titel (sofern zutreffend), Unternehmen/Organisation (sofern zutreffend) sowie Ihre Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer).
Mehr lesen: Wie man eine Farewell-E-Mail schreibt – so gelingt der stilvolle Abschied
Wichtiger Wortschatz
Das Beherrschen wichtiger Ausdrücke ist unerlässlich, um eine klare und höfliche Forgot Attachment Follow-up-E-Mail zu verfassen. Diese Redewendungen helfen beim Formulieren von Entschuldigungen und stellen sicher, dass Ihre Nachricht verstanden wird. Präzise Wortwahl ist die Basis für gelungene Kommunikation auf Englisch.
| Vokabular | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Apologies for | Ausdruck von Bedauern für ein Versehen oder einen Fehler | "Apologies for the oversight, the attachment is now included." |
| Oversight | Ein unbeabsichtigter Fehler oder eine Unterlassung | "Due to an oversight on my part, the file was missing." |
| Inadvertently | Unbeabsichtigt, versehentlich | "I inadvertently forgot to attach the document." |
| Kindly find | Höfliche Bitte, etwas zu beachten oder zu finden | "Kindly find the updated report attached." |
| Attached herewith | Hinweis, dass der Anhang in der aktuellen E-Mail enthalten ist | "Attached herewith is the revised proposal." |
| Apologies for any inconvenience | Ausdruck von Bedauern über entstandene Unannehmlichkeiten | "Apologies for any inconvenience this may have caused." |
| Please confirm receipt | Höfliche Bitte um Bestätigung des Erhalts | "Please confirm receipt when you have a moment." |
| Resent | Erneut gesendet | "I have resent the presentation with the images included." |
| My sincere apologies | Sehr starker Ausdruck von Bedauern | "My sincere apologies for the missing file in my previous email." |
Mehr lesen: Wie man eine Out of Office Auto-Reply-E-Mail schreibt: Professionelle Vorlagen und Tipps
E-Mail-Beispiel
Hier folgt eine Muster-Forgot Attachment Follow-up-E-Mail. Diese Vorlage eignet sich für unterschiedliche berufliche Situationen und zeigt gute Fähigkeiten beim Schreiben von E-Mails.
Kontext: Sie haben einem Kunden oder Kollegen ein wichtiges Dokument geschickt, jedoch den notwendigen Anhang vergessen. Nun müssen Sie es erneut mit einer Entschuldigung senden.
Betreff: Re: Projektvorschlag – Anhang erneut gesendet
Sehr geehrter Herr Johnson,
My apologies for the oversight in my previous email regarding the project proposal. I inadvertently forgot to attach the detailed budget breakdown.
Kindly find the complete project proposal, now including the budget breakdown, attached herewith.
I apologize for any inconvenience this may have caused. Please let me know if you have any questions or require further information.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Full Name] [Your Title] [Your Company] [Your Contact Information]
Mehr lesen: Wie man eine Mentorship Offer-E-Mail schreibt Mentorship Offer Tipps
Fazit
Das Beherrschen einer höflichen und professionellen Forgot Attachment Follow-up-E-Mail ist eine wertvolle Fähigkeit für Englischlernende. Es zeigt Aufmerksamkeit fürs Detail und ein gutes E-Mail-Verhalten, was für professionelle Kommunikation unverzichtbar ist. Achten Sie auf Klarheit und Prägnanz und fügen Sie immer eine kurze Entschuldigung ein. Entscheidend ist, das Missverständnis schnell aufzuklären und den Anhang ohne weitere Verwirrung nachzureichen. Wie das Cambridge Dictionary definiert, ist eine "apology" eine Entschuldigung – das ist in solchen Situationen besonders angebracht. Üben Sie die Schritte regelmäßig und Sie meistern ähnliche Situationen souverän und verbessern Ihre englischen Kommunikationsfähigkeiten nachhaltig. Bleiben Sie dran und entwickeln Sie Ihren eigenen Stil!
