Comment rédiger un e-mail de suivi de ticket RH
Faire le suivi d’un ticket RH peut sembler délicat. Vous avez besoin d’une mise à jour, mais vous souhaitez aussi conserver un ton professionnel. Ce guide vous apprendra à rédiger un e-mail de suivi de ticket RH clair et poli. Maîtriser cette compétence est un atout clé pour une communication efficace en anglais au travail. Nous allons couvrir la structure essentielle, le vocabulaire, et fournir un exemple pratique pour améliorer vos compétences en rédaction d’e-mails, en particulier pour les apprenants en anglais langue seconde, et pour garantir que votre demande d’employé(e) soit traitée rapidement.
Table des matières
Structure d’un e-mail de suivi de ticket RH
Un e-mail bien structuré est facile à lire et obtient une réponse plus rapide. Chaque partie a un objectif spécifique, de l’accroche à la fourniture des détails nécessaires. Décortiquons les composants d’un suivi RH professionnel.
1. L’objet
L’objet est la première chose que voit le service RH. Un objet clair garantit que votre e-mail est priorisé et ne se perd pas. Pour un e-mail de suivi de ticket RH efficace, l’objet doit être direct et informatif.
Formule :Suivi : HR Ticket #[Numéro du ticket] - [Sujet bref]Exemple :Suivi : HR Ticket #74321 - Demande sur la paie
2. La salutation
Votre formule d’appel donne le ton de l’e-mail. Pour une demande RH, il vaut mieux rester formel.
- Formel : Utilisez « Bonjour [Nom du contact RH], » si vous savez qui s’occupe de votre dossier. Sinon, « Bonjour service RH, » est une option sûre et professionnelle.
- Un peu moins formel : « Bonjour [Nom du contact RH], » peut être utilisé si vous avez une relation informelle établie avec la personne.
3. Le corps du message
Le corps de votre e-mail doit être concis et organisé en quelques paragraphes courts.
- Introduction : Commencez par expliquer poliment la raison de votre message. Faites référence directement à votre numéro de ticket original et à la date de sa soumission. Cela aide RH à retrouver rapidement votre dossier sans fouiller dans les anciens e-mails.
- Détails clés : Rappelez-leur brièvement le sujet de votre demande. Inutile de tout répéter ; un résumé en une phrase suffit. Par exemple, « Le ticket concernait une anomalie sur mon dernier bulletin de paie du mois de mai. » Cela fournit le contexte essentiel.
- La « demande » ou point principal : C’est ici que vous demandez clairement et poliment une mise à jour. C’est le cœur de votre e-mail professionnel à RH. Des formulations comme « Je vous écris pour connaître l’avancement de ce ticket » ou « Pourriez-vous me donner une mise à jour sur l’état d’avancement ? » fonctionnent bien.
- Remarques de clôture : Terminez le corps du message par une formule de politesse. « Merci pour votre temps et votre aide » est une excellente manière de montrer votre reconnaissance pour leurs efforts.
4. La formule de clôture et signature
Une formule de clôture professionnelle est tout aussi importante que la salutation. Selon le Purdue University Online Writing Lab, une formule correcte permet de garder un ton courtois.
- Formules appropriées : Utilisez des expressions comme « Cordialement », « Sincères salutations », ou « Bien à vous, ».
- Signature : Votre signature doit inclure votre nom complet, votre poste ou service, et votre matricule d’employé. Cela facilite l’identification par le service RH.
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Vocabulaire essentiel
Employer les bons termes montre votre professionnalisme et améliore votre expression écrite en anglais. Voici un tableau du vocabulaire utile à employer dans votre e-mail de suivi.
| Vocabulaire | Signification | Exemple d’utilisation |
|---|---|---|
| Following up on... | Façon polie d’introduire le sujet d’un problème passé. | "I am following up on HR ticket #74321." |
| Just checking in... | Manière un peu plus informelle et amicale de demander. | "Just checking in regarding the status of my recent request." |
| For your reference | Sert à indiquer que vous donnez une information utile. | "For your reference, the original ticket was submitted on June 5th." |
| Provide an update | Donner les dernières informations sur un sujet. | "Could you please provide an update on this matter?" |
| Any progress on... | Demande des avancées sur le problème. | "I was wondering if there has been any progress on my inquiry." |
| Status of my ticket | L’état ou situation actuelle d’une demande. | "I am writing to inquire about the status of my ticket." |
| Appreciate your help | Façon polie de remercier pour l’aide. | "I would appreciate your help in looking into this." |
| Thank you for your assistance | Formule de clôture formelle pour montrer sa gratitude. | "Thank you for your assistance with this issue." |
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Exemple d’e-mail
Voici un exemple complet d’e-mail poli et professionnel pour prendre des nouvelles d’une demande auprès des RH.
Note : Utilisez ce modèle lorsque le délai est raisonnable depuis votre première demande et que vous n’avez pas eu de réponse. Il est clair, concis, et fournit toutes les informations nécessaires pour que RH puisse vous aider.
Objet : Suivi : HR Ticket #74321 - Demande sur la paie
Bonjour service RH,
J’espère que ce message vous trouve en bonne santé.
I am writing to follow up on HR ticket #74321, which I submitted on June 5th regarding a payroll inquiry. For your reference, the ticket concerned a discrepancy in my paycheck for the month of May.
I am just checking in to see if there has been any progress on this matter. Could you please provide an update on the status of my ticket when you have a moment?
Thank you for your time and assistance.
Cordialement,
John Doe
Service Marketing
Matricule employé : 98765
Conclusion
Rédiger un e-mail professionnel de suivi d’un ticket RH est une compétence précieuse qui améliore votre communication en anglais au travail. En utilisant un objet clair, un ton poli et une structure organisée, vous pouvez vérifier l’état de votre demande RH efficacement, sans paraître impatient. Utilisez le vocabulaire clé que nous avons vu et adaptez le modèle selon votre situation. La pratique est la clé de la réussite, alors n’hésitez pas à appliquer ces conseils lors de votre prochain e-mail professionnel.