Как написать электронное письмо с запросом по HR Ticket Follow-up
Последующие действия по HR тикету могут вызвать затруднения. Вам нужен ответ, но вы также хотите сохранить профессиональный тон. Это руководство научит вас, как написать понятное и вежливое электронное письмо HR Ticket Follow-up. Владение этим навыком — важная часть эффективной деловой коммуникации на английском языке. Мы рассмотрим базовую структуру, ключевую лексику, а также приведём практический пример для улучшения навыков написания деловых писем для изучающих английский язык и чтобы ваш сотруднический запрос был рассмотрен без задержек.
Оглавление
Структура письма HR Ticket Follow-up
Четко структурированное письмо легко читается и получает более быстрый ответ. Каждая часть имеет свою функцию: от привлечения внимания до предоставления необходимой информации. Давайте разберём основные элементы профессионального запроса в HR.
1. Тема письма
Тема — это первое, что увидит HR-отдел. Четкая тема помогает сделать ваше письмо приоритетным и не потерять его среди других. Для эффективного HR Ticket Follow-up Email тема письма должна быть конкретной и информативной.
Формула:Follow-up: HR Ticket #[Ticket Number] - [Краткая суть]Пример:Follow-up: HR Ticket #74321 - Payroll Inquiry
2. Приветствие
Приветствие задаёт тон письма. Для HR-запроса лучше использовать официальное обращение.
- Официально: Используйте "Уважаемый [Имя контактного лица в HR],", если вы знаете, кто занимается вашим вопросом. Если нет, "Уважаемый HR-отдел," — безопасный и профессиональный вариант.
- Менее формально: "Здравствуйте, [Имя контактного лица в HR]," можно использовать при устоявшихся, неформальных отношениях с получателем.
3. Основная часть
Основная часть письма должна быть краткой и разделенной на несколько небольших абзацев.
- Вступление: Вежливо изложите причину обращения. Укажите номер вашего исходного тикета и дату подачи. Это поможет HR быстро найти ваш случай без поиска по старым письмам.
- Ключевые детали: Кратко напомните о сути вашего запроса. Не стоит переписывать всё — однострочного резюме достаточно. Например, "Тикет касался несоответствия в моей зарплате за май." Это даст необходимый контекст.
- Суть или основная просьба: Здесь четко и вежливо сформулируйте просьбу об обновлении информации. Это основная часть вашего письма HR. Фразы вроде "Я пишу, чтобы узнать о статусе данного тикета" или "Не могли бы вы сообщить о ходе рассмотрения?" подойдут идеально.
- Заключительный комментарий: Закончите основную часть вежливой фразой. "Благодарю за ваше время и помощь" — отличный способ выразить признательность за их усилия.
4. Заключение и подпись
Профессиональное завершение так же важно, как и приветствие. Согласно Purdue University Online Writing Lab, корректное окончание сохраняет вежливый тон.
- Подходящие варианты окончания: Используйте такие фразы, как "С уважением,", "Искренне ваш,", "С наилучшими пожеланиями,".
- Подпись: В подписи укажите ваше полное имя, должность или отдел и идентификационный номер сотрудника. Это упростит вашу идентификацию для HR.
Read more: Как написать WFH Policy Inquiry Email и получить актуальную информацию
Ключевая лексика
Использование правильных выражений демонстрирует вашу профессиональность и улучшает навык написания деловых писем на английском языке. В таблице представлена полезная лексика для вашего письма с запросом-напоминанием.
| Лексика | Значение | Пример использования |
|---|---|---|
| Following up on... | Вежливое начало обсуждения ранее поднятого вопроса. | "I am following up on HR ticket #74321." |
| Just checking in... | Менее формальный, дружелюбный способ поинтересоваться. | "Just checking in regarding the status of my recent request." |
| For your reference | Указывает, что вы предоставляете полезную информацию. | "For your reference, the original ticket was submitted on June 5th." |
| Provide an update | Озвучить просьбу о последней информации по вопросу. | "Could you please provide an update on this matter?" |
| Any progress on... | Спросить, велась ли работа по вашему вопросу. | "I was wondering if there has been any progress on my inquiry." |
| Status of my ticket | Текущее состояние вашего запроса. | "I am writing to inquire about the status of my ticket." |
| Appreciate your help | Вежливое выражение благодарности за помощь. | "I would appreciate your help in looking into this." |
| Thank you for your assistance | Формула вежливого завершения, выражающая благодарность. | "Thank you for your assistance with this issue." |
Пример письма
Вот полный пример вежливого и профессионального письма с просьбой узнать статус HR-запроса.
Примечание: Используйте этот шаблон, если с момента отправки вашего обращения прошло уже достаточно времени, а ответа вы не получили. Письмо написано чётко, лаконично и содержит всю нужную информацию для HR.
Subject: Follow-up: HR Ticket #74321 - Payroll Inquiry
Dear HR Department,
I hope this email finds you well.
I am writing to follow up on HR ticket #74321, which I submitted on June 5th regarding a payroll inquiry. For your reference, the ticket concerned a discrepancy in my paycheck for the month of May.
I am just checking in to see if there has been any progress on this matter. Could you please provide an update on the status of my ticket when you have a moment?
Thank you for your time and assistance.
Best regards,
John Doe Marketing Department Employee ID: 98765
Read more: Как написать электронное письмо Personal Information Update для актуализации данных
Заключение
Написание профессионального письма HR Ticket Follow-up — ценный навык, который улучшает вашу коммуникацию на английском в рабочей среде. Используя чёткую тему, вежливый тон и структурированный формат, вы сможете эффективно узнать о статусе своего HR-запроса, не создавая впечатления, что спешите. Применяйте употребляемую лексику и адаптируйте шаблон под свою ситуацию. Чем больше вы практикуетесь, тем лучше будет результат — не стесняйтесь использовать эти советы для следующего делового письма.